Vad är besökarhantering: Allt du behöver veta

Framgångsrika företag bygger på relationer. Från nyckelkonton till din vanliga FedEx-kurir, de människor som interagerar med dig på plats är grunden för allt gott som händer för din organisation.

Med alla dessa människor som kommer och går, det skulle vara lätt för något att gå fel. Det är därför besökarhanteringssystem anses vara uppdragskritiska av många. Att hålla reda på alla som kommer och går är en utmaning som den gamla skolans penna-och-pappersstrategi inte längre kan möta.

Implementering av ett digitalt besökarhanteringssystem kräver dock noggrann eftertanke och planering. Ett dåligt digitalt system är inte bättre för dig än en hundörad loggbok.

Så låt oss titta på detaljerna i besökarhantering: definitioner, betydelse, nyckelkomponenter, olika tillvägagångssätt och hur Acre Visitor Management passar in i bilden.

Vad är besökshantering?

Besökarhantering är din process för att registrera, övervaka och hantera alla som kommer in i dina lokaler och inte är anställd.

Oftast är detta leverantörer eller leverantörer som deltar i möten, kurirer och leveranser, eller kunder som deltar i möten.

Besökarhantering börjar med den första inloggningen och slutar med utloggning och avgång. Processen finns för att skydda säkerheten för dina lokaler och personal. Det skapar också en smidig och positiv upplevelse för dina besökare.

Varför besökarhantering är så viktigt för företag

Du vill att varje besökare ska lämna med ett positivt intryck av ditt företag, men det handlar inte bara om varma handskakningar och koppar kaffe. Besökarhantering är en viktig del av ditt företags säkerhet.

Säkerhet och trygghet på arbetsplatsen

Om någon från gatan kan gå in i ditt företag och börja göra som de vill är det inte säkert för dig, din personal eller någon annan på plats.

Ett robust besökarhanteringssystem hjälper dig att kontrollera vem som är i dina lokaler, vilket minskar obehörig åtkomst, säkerhetshot och risker för dina anställda och tillgångar.

Auktoriserad tillgång till anläggningar

Även om du är glad för att vissa människor besöker dina lokaler, finns det fortfarande områden som ska hållas privata eller utgör faror för dem.

Genom att verifiera deras identitet, ge åtkomst från fall till fall och spåra deras rörelser minskar din besökarhanteringsprocess risken för att någon hamnar på fel plats.

Regelefterlevnad

Beroende på din bransch har organisationer en skyldighet att följa regler som GDPR (för hantering av besökares personuppgifter i EU) eller HIPAA (för vårdcentraler som hanterar patientbesökarinformation).

Ett bra besökarhanteringssystem hjälper dig att hålla dig kompatibel med datainsamling, lagring och åtkomst. Vissa system inkluderar till och med möjligheten att underteckna NDA eller säkerhetsundantag.

En trevlig och professionell upplevelse

Ett modernt besökarhanteringssystem är det första steget för att göra ett bra första intryck. Digitala incheckningsprocesser är snabbare och mer professionella än manuella loggböcker, vilket gör processen sömlös och varumärkesanpassad.

Det finns många andra finmarginalförbättringar de erbjuder, inklusive anslutning av kartor och åtkomstguider till en besökares telefon.

Revisioner och nödsituationer

Om något händer som kräver evakuering eller låsning kommer en digital besökslogg att ge dig en tillgänglig och korrekt registrering av vem som är på plats.

Denna information kan vara avgörande för utredningar och beredskap. Det är den typ av funktion som är lätt att förbise tills du behöver den.

Kärnfunktioner i ett bra besökarhanteringssystem

Ett effektivt besökarhanteringssystem bör ha flera viktiga funktioner:

• Digital in- och utcheckningsprocess

Byt ut pappersloggböcker eller digitala kalkylblad med digitala gränssnitt på surfplattor eller kiosker. Kontaktlösa incheckningsalternativ är nu allmänt föredragna för både hygien och bekvämlighet, vilket erbjuder en säkrare och mer sömlös upplevelse för besökare.

• Verifiering av besökar-ID och märkesutskrift

Verifiera en besökares ID och skriv ut ett besökarmärke för dem, vilket ökar säkerheten och gör det enkelt att identifiera gäster som rör sig i lokalerna. Identifiera återkommande besökare och bearbeta deras ankomst därefter.

• Föranmälan

Låt anställda förregistrera sina förväntade besökare, vilket sparar tid vid ankomst och möjliggör smidigare incheckning. Du kan till och med inkludera screeningfrågeformulär eller annan datainsamling av hälso- eller säkerhetsskäl.

• Värdaviseringar och realtidsvarningar

Få ett automatiskt meddelande när din besökare anländer. Vid oväntade eller icke godkända besökare förbättrar realtidsvarningar kommunikation och säkerhetssvarningar.

• Registrering, rapportering och analys

Underhålla besökarloggar automatiskt och samla in värdefull data för revisioner och efterlevnad. Analysera besökarnas trafikmönster för att minska köerna, optimera bemanningen och hantera tillgängligheten av resurser som mötesrum eller matsalen.

• Säkerhetsförbättringar

Hantera olika besökare enligt typ (entreprenörer, leveranser, intervjuade) med skräddarsydda arbetsflöden och resultat. Digitala system korskontrollerar besökar-ID mot interna bevakningslistor eller externa databaser för att säkerställa att varje person är godkänd och säker att ha i lokalerna.

Typer av besökarhanteringssystem

Du kan välja mellan en rad olika besökarhanteringssystem, så för att begränsa det lite kommer vi att arbeta med några antaganden från denna punkt:

1. Du blir digital, inte manuell. Digitala system är mer tillförlitliga, säkra och effektiva. De är inte perfekta, men de är bättre än penna och papper.
2. Du måste bestämma om ditt system ska vara molnbaserat (med tredjepartsservrar) eller lokalt (allt hanteras på servrar som du äger).
   Molnsystem är billigare att börja med och kräver mindre hantering. Lokala system kan vara mer flexibla och säkra.

Kiosk- eller surfplattabaserade incheckningar jämfört med mobilappar

Kiosker eller surfplattor i receptionen är en vanlig syn. För enkla registreringar och självincheckningar kan dessa vara ett utmärkt val.

Mobilappar erbjuder en mer komplett process, inklusive förregistrering, kontaktlös incheckning, och kontaktmetoder. Detta kan minska tiden som används för att behandla besökare under hektiska perioder och förbättra besökarnas upplevelse.

I vårdinrättningar minskar antalet kontaktpunkter risken för spridning av infektioner.

Integrerade system kontra fristående verktyg

Fristående besökarhanteringssystem fokuserar enbart på besöksspårning - de finns på egen hand och gör sitt enda jobb bra.

Integrerade system ansluter till andra säkerhets- och byggnadshanteringssystem (som åtkomstkontroll, personalkalendrar och CCTV) för en effektiv och användarvänlig upplevelse.

Branschspecifika inställningar för besökarhantering

Vissa branscher (t.ex. sjukvård eller myndigheter) har specifika krav på besökare. Dessa inställningar kräver att besökare fyller i undantag, screeningfrågeformulär, och NDA.

Det finns besökarhanteringssystem och tekniker som är utformade specifikt för dessa miljöer, men många leverantörer kan lägga till anpassade funktioner som dessa.

Hur du väljer rätt besökarhanteringssystem för ditt företag

Det finns inte ett enda ”rätt” eller ”bästa” system för att hantera besökare, eftersom behoven varierar mycket från företag till företag.

Om du har dussintals externa möten varje vecka kan ett smidigt och välmärkt system vara din prioritet.

Om du hanterar regelbundna dagliga leveranser och har säkra utrymmen i dina lokaler kan en mer teknisk och integrerad lösning vara viktigare.

Använd följande principer för att vägleda ditt beslut, men vet att det i slutändan beror på vad du och ditt företag behöver.

Prioriteringar

Du måste börja med att titta på hur besökare interagerar med ditt företag redan. Vad är viktigast: dina lagkrav, din riskprofil, antalet besökare, besökarupplevelse eller något annat?

När du väl vet detta kommer du naturligtvis att begränsa din sökning.

Integration med befintliga system

Tänk på hur besökarhanteringssystemet integreras med din nuvarande åtkomstkontroll, säkerhetskameror, HR-system, kalenderappar, byggnadshanteringssystem och till och med CRM.

Smidiga integrationer ökar effektiviteten och ger dig en enhetlig säkerhetsöverblick.

Datasekretess och säkerhet

Se till att ditt valda system uppfyller alla sekretessregler som gäller för ditt företag, din region eller din bransch (t.ex. CCPA).

Om den inte kan samla in, bearbeta och lagra besöksdata på ett korrekt sätt är det en icke-start.

Prissättning, support och skalbarhet

Utvärdera kostnaden, med tanke på programvaruavgifter, hårdvara och support. Som vi nämnde tidigare kan molnbaserade system ha lägre förskottskostnader, men det finns fördelar med lokal hantering.

Det är värt att planera för framtiden också. Om din organisation fördubblas i storlek, kommer systemet du valt att kunna hantera en liknande ökning av besökare? På samma sätt, om du halverar ditt besöksantal, kan du skala tillbaka systemet utan att ådra sig brottavgifter?

Användarvänlighet för både personal och besökare

Systemet ska vara intuitivt för de anställda som använder det och enkelt för besökare. Ditt besökarhanteringssystem är ett av de första intryck som dina besökare kommer att ha av ditt företag - låt det inte vara negativt.

Övergången från traditionella till digitala system

Förr i tiden hände besökarhantering i en loggbok med en penna. All manuell inmatning och självrapportering.

Pappersloggböcker är osäkra, ineffektiva och ofta oläsliga. Att hantera data för revisioner eller nödsituationer är tidskrävande. Kalkylblad, även om de är digitala, saknar de specifika funktionerna och säkerheten för dedikerad programvara för besökarhantering. De är utsatta för mänskliga fel och saknar ofta efterlevnad.

Digitala system erbjuder effektivitet, förbättrad säkerhet, förbättrad datanøyaktighet och rapporteringsfunktioner, och en allsidig förbättrad besökarupplevelse.

Hur Acre Visitor Management kan hjälpa till

Vi kan erbjuda ett komplett utbud av säkerhetslösningar, inklusive intuitiva besökare hanteringssystem som gör det enkelt för din organisation att hantera gäster. Vi är betrodda av organisationer som DHL, Coca-Cola och Mastercard och hjälper några av de största företagen i världen att hålla sina tillgångar, människor och lokaler säkra.

Ett Acre Visitor Management-system integreras med din befintliga säkerhetsinfrastruktur, minimerar störningar och maximerar effektiviteten. Du kan njuta av funktioner som digital incheckning och utcheckning, märkesutskrift, förregistrering, och värdmeddelanden. Vi är också byggda för att växa med dig, skala upp eller ner för att möta dina behov nu och i framtiden.

Läs mer om våra lösningar för besökarhantering.

Ett måste-ha gjort enkelt

Effektiv besökarhantering är en avgörande komponent i modern organisatorisk säkerhet och effektivitet.

Vi går bortom föråldrade manuella processer och anammar digitala lösningar som förbättrar säkerhet, säkerhet, efterlevnad och - viktigare - besökarupplevelse.

När du väl har ett grepp om kärnprinciperna för besökarhantering, viktiga funktioner att leta efter och hur man skiljer mellan system, kommer du att vara väl positionerad för att välja ett vinnande tillvägagångssätt för din organisation.

Om ett Acre Visitor Management-system låter som svaret du söker efter, skulle vi gärna hjälpa dig. Allt börjar med en enkel konversation - inget tryck, ingen brådska att sälja. Vi vill förstå ditt företag och vad du behöver, så Hör av dig och berätta allt om det.