什么是访客管理：你需要知道的一切

成功的企业建立在关系的基础上。从关键客户到普通的联邦快递快递，现场与您互动的人是组织一切美好事物的基础。

随着所有这些人来来去去，很容易出错。这就是为什么许多人认为访客管理系统是关键任务的原因。跟踪所有来去的人是老派的纸笔方法再也无法应对的挑战。

但是，实施数字访客管理系统需要仔细的思考和规划。一个糟糕的数字系统对你来说并不比一本戴着狗耳的日志好。

因此，让我们来看看访客管理的细节：定义、重要性、关键组成部分、不同的方法，以及英亩访客管理如何融入其中。

什么是访客管理？

访客管理是您记录、监控和管理任何进入您的场所但不是员工的人的流程。

最常见的是供应商或供应商参加会议、快递和送货，或者客户参加预约。

访客管理从初始登录开始，以签出和离开结束。该流程旨在保护您的场所和人员的安全和保障。它还可以为您的访客创造流畅而积极的体验。

为什么访客管理对企业如此重要

您希望每位访客都对您的业务留下积极的印象，但这并不只是温暖的握手和一杯咖啡。访客管理是企业安全的重要组成部分。

工作场所安全与保障

如果街上有人可以走进你的公司并开始随心所欲地做事，那么对你、你的员工或现场的任何其他人来说都不安全。

强大的访客管理系统可帮助您控制谁在您的办公场所，从而减少未经授权的访问、安全威胁以及员工和资产面临的风险。

授权访问设施

即使你对某些人访问你的住所感到高兴，但仍有一些区域需要保密，或者对他们构成危险。

通过验证他们的身份，逐一授予访问权限并跟踪他们的行动，您的访客管理流程将降低有人进入错误地点的风险。

监管合规

视您的行业而定，组织有责任遵守诸如GDPR（在欧盟处理访客个人数据）或HIPAA（用于管理患者访客信息的医疗机构）等法规。

良好的访客管理系统可以帮助您在数据收集、存储和访问方面保持合规性。有些系统甚至包括签署保密协议或安全豁免的功能。

愉快而专业的体验

现代访客管理系统是给人留下良好第一印象的第一步。数字签到流程比手动日志更快、更专业，使流程顺畅且符合品牌形象。

他们还提供了许多其他细微的边距改进，包括将地图和访问指南连接到访客的手机。

审计和紧急情况

如果发生需要疏散或封锁的情况，数字访客日志将为您提供可访问且准确的现场记录。

这些信息对于调查和应急响应可能至关重要。这种功能在你需要之前很容易被忽视。

出色的访客管理系统的核心功能

有效的访客管理系统应具有以下几个关键特征：

• 数字化入住和退房流程

将纸质日志或数字电子表格替换为平板电脑或自助终端上的数字接口。现在，非接触式办理登机手续选项因卫生和便利性而广受青睐，为访客提供更安全、更无缝的体验。

• 访客身份验证和徽章打印

验证访客的身份证并为他们打印访客徽章，从而增强安全性并便于识别在场所内四处走动的客人。识别回头客，并相应地处理他们的到来。

• 预注册

允许员工对预期访客进行预登记，从而节省抵达时间并更顺利地办理登机手续。出于健康或安全原因，您甚至可以包括筛查问卷或其他数据收集。

• 主机通知和实时警报

访客到达时自动收到通知。如果出现意外或未经批准的访客，实时警报可缩短通信和安全响应时间。

• 记录保存、报告和分析

自动维护访客日志，为审计和合规收集有价值的数据。分析访客流量模式，以减少排队，优化人员配置，并管理会议室或食堂等资源的可用性。

• 安全增强

通过量身定制的工作流程和结果，根据类型（承包商、交付人员、受访者）管理不同的访客。数字系统将访客身份证与内部监视清单或外部数据库进行交叉核对，以确保每个人都获得批准并且可以安全进入场所。

访客管理系统的类型

您可以从一系列访客管理系统中进行选择，因此，为了缩小范围，从现在起我们将根据以下几个假设进行操作：

1. 你要数字化，而不是手动。数字系统更可靠、更安全、更高效。它们并不完美，但比笔和纸更好。
2. 你必须决定你的系统是基于云的（使用第三方服务器）还是内部部署（全部在你拥有的服务器上处理）。
   云系统一开始就更便宜，需要的管理也更少。本地系统可以更加灵活和安全。

基于自助终端或平板电脑的签到与移动应用程序的对比

接待区的售货亭或平板电脑很常见。对于简单的注册和自助办理登机手续，这些可能是一个不错的选择。

移动应用程序提供了更完整的流程，包括预注册、非接触式办理登机手续和联系方式。这可以减少繁忙时段处理访客所花费的时间，并增强访客体验。

在医疗保健环境中，减少接触点可以降低传播感染的风险。

集成系统与独立工具

独立的访客管理系统仅专注于访客跟踪——它们独立存在，并且能很好地完成自己的工作。

集成系统可与其他安全和建筑物管理系统（如访问控制、员工日历和闭路电视）连接，以提供高效且用户友好的体验。

特定行业的访客管理设置

一些行业（例如医疗保健或政府）对访客有特殊要求。这些设置需要访客完成豁免、筛选问卷和保密协议。

有些访客管理系统和技术是专门为这些环境设计的，但是许多提供商可以添加这样的自定义功能。

如何为您的企业选择合适的访客管理系统

没有一个 “正确” 或 “最佳” 的访客管理系统，因为不同企业的需求差异很大。

如果你每周有数十次外部会议，那么一个漂亮且品牌良好的系统可能是你的首要任务。

如果您每天都要定期送货，并且场所内有安全的区域，那么更具技术性和综合性的解决方案可能更为重要。

使用以下原则来指导您的决策，但要知道这最终取决于您和您的业务需求。

优先事项

首先，您需要研究访客如何与您的企业互动。最重要的是：您的监管要求、风险状况、访客数量、访客体验或其他方面？

知道这一点后，你自然会缩小搜索范围。

与现有系统集成

考虑一下访客管理系统如何与您当前的访问控制、安全摄像头、人力资源系统、日历应用程序、建筑物管理系统甚至CRM集成。

流畅的集成可提高效率，并为您提供统一的安全概述。

数据隐私和安全

确保您选择的系统符合适用于您的企业、地区或行业的所有隐私法规（例如 CCPA）。

如果它不能合规地收集、处理和存储访客数据，那么它就无法启动。

定价、支持和可扩展性

评估成本，考虑软件费用、硬件和支持。正如我们之前提到的，基于云的系统可以降低前期成本，但本地管理也有其优点。

对未来也值得规划。如果你的组织规模翻了一番，你选择的系统能否应对类似的访客增长？同样，如果你将访客数量减半，你能否在不产生破损费的情况下缩减系统的规模？

对员工和访客都非常友好

该系统应该对使用它的员工来说是直观的，对访客来说应该很简单。您的访客管理系统是您的访客对您的业务的第一印象之一——不要让它成为负面印象。

从传统系统向数字系统的过渡

过去，访客管理发生在用笔的日志中。全部手动录入和自我报告。

纸质日志不安全、效率低下，而且往往难以辨认。管理审计或紧急情况的数据非常耗时。电子表格虽然是数字化的，但缺乏专用访客管理软件的特定功能和安全性。他们容易出现人为错误，而且往往缺乏合规性。

数字系统提高了效率，增强了安全性，提高了数据准确性和报告能力，并全面改善了访客体验。

英亩访客管理如何提供帮助

我们可以提供全方位的安全解决方案，包括直观的 访客 管理系统使您的组织可以轻松处理访客。我们深受 DHL、可口可乐和万事达卡等组织的信任，正在帮助世界上一些最大的企业保护其资产、人员和场所的安全。

Acre 访客管理系统可与您现有的安全基础设施集成，最大限度地减少干扰并最大限度地提高效率。您可以享受数字入住和退房、徽章打印、预注册和房东通知等功能。我们还致力于与您共同成长，向上或向下扩展以满足您现在和未来的需求。

详细了解我们的访客管理解决方案。

简易必备单品

有效的访客管理是现代组织安全和效率的关键组成部分。

我们正在超越过时的手动流程，采用数字化解决方案，以增强安全性、安保性、合规性，重要的是增强访客体验。

一旦你掌握了访客管理的核心原则、需要寻找的基本功能以及如何区分系统，你就有能力为你的组织选择一种成功的方法。

如果 Acre 访客管理系统听起来像您正在寻找的答案，我们很乐意为您提供帮助。这一切都始于一次简单的对话——没有压力，不急于出售。我们想了解您的业务和您的需求，所以 联系我们并告诉我们所有相关信息。