ما هي إدارة الزوار: كل ما تحتاج إلى معرفته

الأعمال الناجحة مبنية على العلاقات. من الحسابات الرئيسية إلى شركة FedEx العادية الخاصة بك، فإن الأشخاص الذين يتفاعلون معك في الموقع هم أساس كل شيء جيد يحدث لمؤسستك.

مع كل هؤلاء الأشخاص الذين يأتون ويذهبون، سيكون من السهل أن يحدث خطأ ما. هذا هو السبب في أن أنظمة إدارة الزوار تعتبر مهمة للغاية من قبل الكثيرين. يعد تتبع كل من يأتي ويذهب تحديًا لم يعد بإمكان نهج القلم والورق القديم مواجهته.

ومع ذلك، فإن تنفيذ نظام إدارة الزوار الرقمي يتطلب التفكير الدقيق والتخطيط. النظام الرقمي السيئ ليس أفضل بالنسبة لك من دفتر ذو أذنين كلب.

لذلك، دعونا نلقي نظرة على تفاصيل إدارة الزوار: التعريفات والأهمية والمكونات الرئيسية والنهج المختلفة وكيف تتناسب إدارة زوار Acre مع الصورة.

ما هي إدارة الزوار؟

إدارة الزوار هي عمليتك لتسجيل ومراقبة وإدارة أي شخص يدخل مقر عملك وليس موظفًا.

الأكثر شيوعًا هو الموردون أو البائعون الذين يحضرون الاجتماعات أو السعاة والتسليم أو العملاء الذين يحضرون المواعيد.

تبدأ إدارة الزوار بتسجيل الدخول الأولي وتنتهي بتسجيل الخروج والمغادرة. توجد العملية لحماية سلامة وأمن المباني والموظفين. كما أنه يخلق تجربة سلسة وإيجابية للزائرين.

لماذا تعتبر إدارة الزوار ضرورية جدًا للشركات

تريد أن يغادر كل زائر بانطباع إيجابي عن نشاطك التجاري، ولكن الأمر لا يتعلق فقط بالمصافحة الدافئة وأكواب القهوة. تعد إدارة الزوار جزءًا أساسيًا من أمان عملك.

السلامة والأمن في مكان العمل

إذا كان بإمكان أي شخص من الشارع الدخول إلى نشاطك التجاري والبدء في القيام بما يحلو له، فلن يكون ذلك آمنًا لك أو لموظفيك أو أي شخص آخر في الموقع.

يساعدك نظام إدارة الزوار القوي على التحكم في الأشخاص الموجودين في مقر عملك، مما يقلل من الوصول غير المصرح به والتهديدات الأمنية والمخاطر التي يتعرض لها موظفوك وأصولك.

الوصول المصرح به إلى المرافق

حتى إذا كنت سعيدًا بزيارة بعض الأشخاص لمقر عملك، فلا تزال هناك مناطق يجب الحفاظ على خصوصيتها أو تشكل مخاطر عليهم.

من خلال التحقق من هويتهم، ومنح حق الوصول لكل حالة على حدة، وتتبع تحركاتهم، ستقلل عملية إدارة الزوار من خطر وصول شخص ما إلى المكان الخطأ.

الامتثال التنظيمي

اعتمادًا على مجال عملك، يقع على عاتق المؤسسات واجب الامتثال للوائح مثل GDPR (للتعامل مع البيانات الشخصية للزائر في الاتحاد الأوروبي) أو HIPAA (لمرافق الرعاية الصحية التي تدير معلومات المرضى والزوار).

يساعدك نظام إدارة الزوار الجيد على البقاء متوافقًا مع جمع البيانات وتخزينها والوصول إليها. حتى أن بعض الأنظمة تتضمن القدرة على توقيع اتفاقيات عدم الإفشاء أو الإعفاءات الأمنية.

تجربة ممتعة ومهنية

نظام إدارة الزوار الحديث هو الخطوة الأولى في تكوين انطباع أول جيد. تُعد عمليات تسجيل الوصول الرقمي أسرع وأكثر احترافًا من السجلات اليدوية، مما يجعل العملية سلسة وملائمة للعلامة التجارية.

هناك الكثير من تحسينات الهامش الدقيقة الأخرى التي يقدمونها، بما في ذلك ربط الخرائط وأدلة الوصول بهاتف الزائر.

عمليات التدقيق والطوارئ

إذا حدث شيء يتطلب الإخلاء أو الإغلاق، فسوف يمنحك سجل الزوار الرقمي سجلًا دقيقًا يسهل الوصول إليه للأشخاص الموجودين في الموقع.

يمكن أن تكون هذه المعلومات ضرورية للتحقيقات والاستجابة للطوارئ. إنه نوع الميزة التي يسهل التغاضي عنها حتى تحتاج إليها.

الميزات الأساسية لنظام إدارة الزوار الرائع

يجب أن يحتوي نظام إدارة الزوار الفعال على العديد من الميزات الرئيسية:

• عملية تسجيل الوصول والمغادرة الرقمية

استبدل السجلات الورقية أو جداول البيانات الرقمية بواجهات رقمية على الأجهزة اللوحية أو الأكشاك. أصبحت خيارات تسجيل الوصول بدون تلامس مفضلة الآن على نطاق واسع للنظافة والراحة، مما يوفر تجربة أكثر أمانًا وسلاسة للزوار.

• التحقق من هوية الزائر وطباعة الشارة

تحقق من هوية الزائر واطبع شارة الزائر له، مما يعزز الأمان ويسهل التعرف على الضيوف الذين يتنقلون في المبنى. حدد الزوار المتكررين وقم بمعالجة وصولهم وفقًا لذلك.

• التسجيل المسبق

اسمح للموظفين بالتسجيل المسبق للزوار المتوقعين، مما يوفر الوقت عند الوصول ويتيح تسجيل الوصول بشكل أكثر سلاسة. يمكنك أيضًا تضمين استبيانات الفحص أو جمع البيانات الأخرى لأسباب تتعلق بالصحة أو السلامة.

• إشعارات المضيف والتنبيهات في الوقت الفعلي

احصل على إشعار تلقائي عند وصول الزائر. في حالة الزوار غير المتوقعين أو غير المعتمدين، تعمل التنبيهات في الوقت الفعلي على تحسين أوقات الاتصال والاستجابة الأمنية.

• حفظ السجلات وإعداد التقارير والتحليلات

الاحتفاظ تلقائيًا بسجلات الزوار وجمع البيانات القيمة لعمليات التدقيق والامتثال. قم بتحليل أنماط حركة الزوار لتقليل قوائم الانتظار وتحسين التوظيف وإدارة توفر الموارد مثل غرف الاجتماعات أو المقصف.

• تحسينات الأمان

قم بإدارة الزوار المختلفين وفقًا للنوع (المقاولون، عمليات التسليم، الأشخاص الذين تمت مقابلتهم) مع سير العمل والنتائج المصممة خصيصًا. تقوم الأنظمة الرقمية بمراجعة معرفات الزوار مقابل قوائم المراقبة الداخلية أو قواعد البيانات الخارجية للتأكد من أن كل شخص معتمد وآمن للتواجد في المبنى.

أنواع أنظمة إدارة الزوار

يمكنك الاختيار من بين مجموعة من أنظمة إدارة الزوار، لذا لتضييق نطاقها قليلاً، سنعمل مع بعض الافتراضات من هذه النقطة فصاعدًا:

1. أنت تستخدم التكنولوجيا الرقمية وليس اليدوية. الأنظمة الرقمية أكثر موثوقية وأمانًا وكفاءة. إنها ليست مثالية، لكنها أفضل من القلم والورق.
2. سيتعين عليك تحديد ما إذا كان نظامك سيعتمد على السحابة (باستخدام خوادم طرف ثالث) أو محليًا (يتم التعامل مع كل ذلك على الخوادم التي تمتلكها).
   تعتبر الأنظمة السحابية أرخص في البداية وتتطلب إدارة أقل. يمكن أن تكون الأنظمة المحلية أكثر مرونة وأمانًا.

عمليات تسجيل الوصول عبر الأكشاك أو الأجهزة اللوحية مقابل تطبيقات الأجهزة المحمولة

الأكشاك أو الأجهزة اللوحية في مناطق الاستقبال هي مشهد مألوف. بالنسبة للتسجيلات البسيطة وتسجيل الوصول الذاتي، يمكن أن تكون هذه خيارًا رائعًا.

تقدم تطبيقات الأجهزة المحمولة عملية أكثر اكتمالًا، بما في ذلك التسجيل المسبق وتسجيل الوصول بدون تلامس وطرق الاتصال. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت المستغرق في معالجة الزوار خلال الفترات المزدحمة وتعزيز تجربة الزائر.

في أماكن الرعاية الصحية، يقلل تقليل نقاط الاتصال من خطر انتشار العدوى.

الأنظمة المتكاملة مقابل الأدوات المستقلة

تركز أنظمة إدارة الزوار المستقلة فقط على تتبع الزوار - فهي موجودة بمفردها وتؤدي وظيفتها الوحيدة بشكل جيد.

تتصل الأنظمة المتكاملة بأنظمة الأمن وإدارة المباني الأخرى (مثل التحكم في الوصول وتقويمات الموظفين وكاميرات المراقبة)، للحصول على تجربة فعالة وسهلة الاستخدام.

إعدادات إدارة الزوار الخاصة بالصناعة

بعض الصناعات (مثل الرعاية الصحية أو الحكومة) لديها متطلبات محددة للزوار. تحتاج هذه الإعدادات إلى الزائرين لإكمال الإعفاءات واستبيانات الفحص واقرارات عدم الإفشاء.

هناك أنظمة وتقنيات لإدارة الزوار مصممة خصيصًا لهذه البيئات، ولكن يمكن للعديد من مقدمي الخدمة إضافة ميزات مخصصة مثل هذه.

كيفية اختيار نظام إدارة الزوار المناسب لعملك

لا يوجد نظام واحد «صحيح» أو «أفضل» لإدارة الزوار، لأن الاحتياجات تختلف بشكل كبير من شركة إلى أخرى.

إذا كان لديك العشرات من الاجتماعات الخارجية كل أسبوع، فقد يكون النظام الأنيق وذو العلامة التجارية الجيدة من أولوياتك.

إذا كنت تتعامل مع عمليات التسليم اليومية المنتظمة ولديك مناطق آمنة في مكان عملك، فقد يكون الحل الأكثر تقنيًا وتكاملاً أكثر أهمية.

استخدم المبادئ التالية لتوجيه قرارك، ولكن اعلم أن الأمر يعود في النهاية إلى ما تحتاجه أنت وعملك.

الأولويات

يجب أن تبدأ بالنظر في كيفية تفاعل الزوار مع نشاطك التجاري بالفعل. ما الأكثر أهمية: متطلباتك التنظيمية، أو ملف تعريف المخاطر الخاص بك، أو عدد الزوار، أو تجربة الزائر، أو أي شيء آخر؟

بمجرد معرفة ذلك، ستقوم بتضييق نطاق البحث بشكل طبيعي.

التكامل مع الأنظمة الحالية

ضع في اعتبارك كيفية تكامل نظام إدارة الزوار مع التحكم الحالي في الوصول والكاميرات الأمنية وأنظمة الموارد البشرية وتطبيقات التقويم وأنظمة إدارة المباني وحتى CRM.

تعمل عمليات الدمج السلسة على تحسين الكفاءة وتعطيك نظرة عامة موحدة حول الأمان.

خصوصية البيانات وأمانها

تأكد من أن النظام الذي اخترته يفي بأي لوائح خصوصية تنطبق على عملك أو منطقتك أو صناعتك (مثل CCPA).

إذا لم تتمكن من جمع بيانات الزائرين ومعالجتها وتخزينها بشكل متوافق، فهي ليست بداية.

التسعير والدعم وقابلية التوسع

قم بتقييم التكلفة مع مراعاة رسوم البرامج والأجهزة والدعم. كما ذكرنا سابقًا، يمكن أن تكون للأنظمة المستندة إلى السحابة تكاليف أولية أقل، ولكن هناك مزايا للإدارة المحلية.

الأمر يستحق التخطيط للمستقبل أيضًا. إذا تضاعف حجم مؤسستك، فهل سيكون النظام الذي اخترته قادرًا على التعامل مع زيادة مماثلة في عدد الزوار؟ وبالمثل، إذا قمت بتخفيض عدد زوارك إلى النصف، فهل يمكنك تقليص حجم النظام دون تكبد رسوم الكسر؟

سهولة الاستخدام لكل من الموظفين والزوار

يجب أن يكون النظام بديهيًا للموظفين الذين يستخدمونه وبسيطًا للزوار. يعد نظام إدارة الزوار الخاص بك أحد الانطباعات الأولى للزائرين عن نشاطك التجاري - لا تجعله سلبيًا.

الانتقال من الأنظمة التقليدية إلى الأنظمة الرقمية

في الماضي، كانت إدارة الزوار تتم في دفتر يحتوي على قلم. جميع عمليات الإدخال اليدوي وإعداد التقارير الذاتية.

السجلات الورقية غير آمنة وغير فعالة وغالبًا ما تكون غير مقروءة. تستغرق إدارة البيانات لعمليات التدقيق أو حالات الطوارئ وقتًا طويلاً. تفتقر جداول البيانات، على الرغم من كونها رقمية، إلى الميزات المحددة والأمان لبرامج إدارة الزوار المخصصة. إنهم عرضة للخطأ البشري وغالبًا ما يفتقرون إلى الامتثال.

توفر الأنظمة الرقمية الكفاءة والأمان المعزز ودقة البيانات المحسنة وقدرات إعداد التقارير وتجربة الزائر المحسنة الشاملة.

كيف يمكن لإدارة زوار Acre المساعدة

يمكننا تقديم مجموعة كاملة من حلول الأمان، بما في ذلك الحلول البديهية زائر أنظمة الإدارة التي تجعل من السهل على مؤسستك التعامل مع الضيوف. تحظى شركات مثل DHL وCoca-Cola وMastercard بثقة مؤسسات مثل DHL وCoca-Cola وMastercard، حيث نساعد بعضًا من أكبر الشركات في العالم في الحفاظ على أمان أصولها وموظفيها ومبانيها.

يتكامل نظام Acre Visitor Management مع البنية التحتية الأمنية الحالية لديك، مما يقلل من التعطيل ويزيد من الكفاءة. يمكنك الاستمتاع بميزات مثل تسجيل الوصول وتسجيل المغادرة الرقمي وطباعة الشارات والتسجيل المسبق وإشعارات المضيف. لقد صممنا أيضًا لننمو معك، ونتوسع أو نخفض لتلبية احتياجاتك الآن وفي المستقبل.

تعرف على المزيد حول حلول إدارة الزوار.

منتج بسيط يجب اقتناؤه

تعد الإدارة الفعالة للزوار مكونًا أساسيًا للأمن التنظيمي الحديث والكفاءة.

نحن نتجاوز العمليات اليدوية القديمة ونتبنى الحلول الرقمية التي تعزز السلامة والأمان والامتثال - والأهم من ذلك - تجربة الزائر.

بمجرد أن تتمكن من التعامل مع المبادئ الأساسية لإدارة الزوار، والميزات الأساسية التي يجب البحث عنها، وكيفية التمييز بين الأنظمة، ستكون في وضع جيد لاختيار نهج ناجح لمؤسستك.

إذا كان نظام Acre Visitor Management يبدو وكأنه الإجابة التي تبحث عنها، فنحن نحب مساعدتك. كل شيء يبدأ بمحادثة بسيطة - بدون ضغط ولا تسرع في البيع. نريد أن نفهم عملك وما تحتاجه، لذلك تواصل معنا وأخبرنا بكل شيء عنها.