Qu'est-ce que la gestion des visiteurs : tout ce que vous devez savoir

Les entreprises prospères reposent sur des relations. Qu'il s'agisse de grands comptes ou de votre coursier FedEx habituel, les personnes qui interagissent avec vous sur place sont à la base de tout ce qui se passe bien pour votre organisation.

Avec toutes ces personnes qui vont et viennent, il serait facile que quelque chose ne tourne pas rond. C'est pourquoi les systèmes de gestion des visiteurs sont considérés comme essentiels par de nombreuses personnes. Garder une trace de tous ceux qui entrent et sortent est un défi que l'approche traditionnelle du stylo et du papier ne peut plus relever.

Cependant, la mise en œuvre d'un système de gestion numérique des visiteurs nécessite une réflexion et une planification minutieuses. Un mauvais système numérique n'est pas meilleur pour vous qu'un journal de bord à oreilles de chien.

Examinons donc les détails de la gestion des visiteurs : définitions, importance, éléments clés, différentes approches et comment la gestion des visiteurs d'Acre s'intègre dans le tableau.

Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs est votre processus d'enregistrement, de surveillance et de gestion de toute personne qui entre dans vos locaux et qui n'est pas un employé.

Le plus souvent, il s'agit de fournisseurs ou de vendeurs assistant à des réunions, de coursiers et de livraisons, ou de clients assistant à des rendez-vous.

La gestion des visiteurs commence par la connexion initiale et se termine par la déconnexion et le départ. Le processus existe pour protéger la sûreté et la sécurité de vos locaux et de votre personnel. Cela crée également une expérience fluide et positive pour vos visiteurs.

Pourquoi la gestion des visiteurs est si essentielle pour les entreprises

Vous voulez que chaque visiteur repart avec une impression positive de votre entreprise, mais il ne s'agit pas uniquement de poignées de main chaudes et de tasses de café. La gestion des visiteurs est un élément essentiel de la sécurité de votre entreprise.

Sûreté et sécurité au travail

Si quelqu'un de la rue peut entrer dans votre commerce et commencer à faire ce qu'il veut, ce n'est pas sûr pour vous, votre personnel ou toute autre personne sur place.

Un système de gestion des visiteurs robuste vous aide à contrôler qui se trouve dans vos locaux, réduisant ainsi les accès non autorisés, les menaces de sécurité et les risques pour vos employés et vos actifs.

Accès autorisé aux installations

Même si vous êtes content que certaines personnes visitent vos locaux, certaines zones doivent rester privées ou présenter des dangers pour elles.

En vérifiant leur identité, en leur accordant un accès au cas par cas et en suivant leurs déplacements, votre processus de gestion des visiteurs réduira le risque que quelqu'un se retrouve au mauvais endroit.

Conformité réglementaire

Selon leur secteur d'activité, les organisations ont le devoir de se conformer à des réglementations telles que le RGPD (pour le traitement des données personnelles des visiteurs dans l'UE) ou la HIPAA (pour les établissements de santé gérant les informations des patients visiteurs).

Un bon système de gestion des visiteurs vous aide à rester en conformité avec la collecte, le stockage et l'accès aux données. Certains systèmes incluent même la possibilité de signer des accords de confidentialité ou des dérogations de sécurité.

Une expérience agréable et professionnelle

Un système moderne de gestion des visiteurs est la première étape pour faire une bonne première impression. Les processus d'enregistrement numériques sont plus rapides et plus professionnels que les journaux de bord manuels, ce qui rend le processus fluide et conforme à la marque.

Ils proposent de nombreuses autres améliorations à faible marge, notamment la connexion de cartes et de guides d'accès au téléphone du visiteur.

Audits et urgences

Si un événement nécessite une évacuation ou un verrouillage, un journal numérique des visiteurs vous donnera un enregistrement accessible et précis des personnes présentes sur place.

Ces informations peuvent être cruciales pour les enquêtes et les interventions d'urgence. C'est le genre de fonctionnalité qu'il est facile de négliger jusqu'à ce que vous en ayez besoin.

Principales caractéristiques d'un excellent système de gestion des visiteurs

Un système de gestion des visiteurs efficace doit comporter plusieurs caractéristiques clés :

• Processus d'enregistrement et de départ numériques

Remplacez les carnets de bord papier ou les feuilles de calcul numériques par des interfaces numériques sur tablettes ou kiosques. Les options d'enregistrement sans contact sont désormais largement préférées pour des raisons d'hygiène et de commodité, offrant une expérience plus sûre et plus fluide aux visiteurs.

• Vérification de l'identité des visiteurs et impression de badges

Vérifiez l'identité d'un visiteur et imprimez-lui un badge de visiteur, afin de renforcer la sécurité et d'identifier facilement les clients qui se déplacent dans les locaux. Identifiez les visiteurs récurrents et traitez leur arrivée en conséquence.

• Pré-enregistrement

Permettez aux employés de pré-enregistrer les visiteurs qu'ils attendent, ce qui leur permet de gagner du temps à l'arrivée et de faciliter l'enregistrement. Vous pouvez même inclure des questionnaires de dépistage ou d'autres collectes de données pour des raisons de santé ou de sécurité.

• Notifications de l'hôte et alertes en temps réel

Recevez une notification automatique à l'arrivée de votre visiteur. En cas de visiteurs inattendus ou non approuvés, des alertes en temps réel améliorent la communication et les temps de réponse en matière de sécurité.

• Tenue de registres, rapports et analyses

Maintenez automatiquement les journaux des visiteurs et collectez des données précieuses pour les audits et la conformité. Analysez les habitudes de fréquentation des visiteurs pour réduire les files d'attente, optimiser le personnel et gérer la disponibilité des ressources telles que les salles de réunion ou la cantine.

• Améliorations de sécurité

Gérez les différents visiteurs en fonction de leur type (sous-traitants, livraisons, personnes interrogées) avec des flux de travail et des résultats personnalisés. Les systèmes numériques recoupent les identifiants des visiteurs avec les listes de surveillance internes ou les bases de données externes pour s'assurer que chaque personne est approuvée et peut être utilisée en toute sécurité sur les lieux.

Types de systèmes de gestion des visiteurs

Vous pouvez choisir parmi une gamme de systèmes de gestion des visiteurs. Pour vous donner une idée plus précise, nous allons partir de quelques hypothèses à partir de maintenant :

1. Vous passez au numérique, pas au manuel. Les systèmes numériques sont plus fiables, sécurisés et efficaces. Ils ne sont pas parfaits, mais ils sont meilleurs qu'un stylo et du papier.
2. Vous devrez décider si votre système sera basé sur le cloud (utilisant des serveurs tiers) ou sur site (tous gérés sur des serveurs dont vous êtes propriétaire).
   Les systèmes cloud sont moins coûteux au départ et nécessitent moins de gestion. Les systèmes sur site peuvent être plus flexibles et sécurisés.

Enregistrements sur borne ou tablette par rapport aux applications mobiles

Les kiosques ou les tablettes dans les zones de réception sont monnaie courante. Pour les inscriptions simples et les auto-enregistrements, ils peuvent constituer un excellent choix.

Les applications mobiles proposent un processus plus complet, y compris la pré-inscription, l'enregistrement sans contact et les méthodes de contact. Cela peut réduire le temps passé à traiter les visiteurs pendant les périodes de pointe et améliorer l'expérience des visiteurs.

Dans les établissements de santé, la réduction des points de contact réduit le risque de propagation des infections.

Systèmes intégrés ou outils autonomes

Les systèmes de gestion des visiteurs autonomes se concentrent uniquement sur le suivi des visiteurs : ils existent par eux-mêmes et font bien leur travail.

Les systèmes intégrés se connectent à d'autres systèmes de sécurité et de gestion des bâtiments (tels que le contrôle d'accès, les calendriers des employés et la vidéosurveillance), pour une expérience efficace et conviviale.

Configurations de gestion des visiteurs spécifiques au secteur

Certains secteurs (par exemple, les soins de santé ou le gouvernement) ont des exigences spécifiques pour les visiteurs. Ces paramètres obligent les visiteurs à remplir des dérogations, des questionnaires de dépistage et des accords de confidentialité.

Certains systèmes et technologies de gestion des visiteurs sont conçus spécifiquement pour ces environnements, mais de nombreux fournisseurs peuvent ajouter des fonctionnalités personnalisées comme celles-ci.

Comment choisir le système de gestion des visiteurs adapté à votre entreprise

Il n'existe pas de « bon » ou de « meilleur » système pour gérer les visiteurs, car les besoins varient énormément d'une entreprise à l'autre.

Si vous organisez des dizaines de réunions externes chaque semaine, un système élégant et bien conçu pourrait être votre priorité.

Si vous gérez des livraisons régulières et quotidiennes et que vous disposez de zones sécurisées dans vos locaux, une solution plus technique et intégrée pourrait s'avérer plus importante.

Utilisez les principes suivants pour orienter votre décision, mais sachez qu'en fin de compte, tout dépend de vos besoins et de ceux de votre entreprise.

Priorités

Vous devez commencer par examiner la façon dont les visiteurs interagissent déjà avec votre entreprise. Qu'est-ce qui compte le plus : vos exigences réglementaires, votre profil de risque, le nombre de visiteurs, l'expérience des visiteurs ou autre chose ?

Une fois que vous le savez, vous allez naturellement affiner votre recherche.

Intégration avec les systèmes existants

Réfléchissez à la manière dont le système de gestion des visiteurs s'intègre à votre contrôle d'accès actuel, à vos caméras de sécurité, à vos systèmes RH, à vos applications de calendrier, à vos systèmes de gestion des bâtiments et même à votre CRM.

Les intégrations fluides améliorent l'efficacité et vous offrent une vue d'ensemble unifiée de la sécurité.

Confidentialité et sécurité des données

Assurez-vous que le système que vous avez choisi est conforme à toutes les réglementations en matière de confidentialité applicables à votre entreprise, à votre région ou à votre secteur d'activité (par exemple, le CCPA).

S'il ne parvient pas à collecter, traiter et stocker les données des visiteurs de manière conforme, il est voué à l'échec.

Tarification, support et évolutivité

Évaluez le coût en tenant compte des frais de logiciel, de matériel et de support. Comme nous l'avons mentionné précédemment, les systèmes basés sur le cloud peuvent entraîner des coûts initiaux inférieurs, mais la gestion sur site présente des avantages.

Cela vaut également la peine de planifier l'avenir. Si la taille de votre organisation double, le système que vous avez choisi sera-t-il capable de gérer une augmentation similaire du nombre de visiteurs ? De même, si vous réduisez de moitié le nombre de vos visiteurs, pouvez-vous réduire le système sans encourir de frais de rupture ?

Convivialité pour le personnel et les visiteurs

Le système doit être intuitif pour les employés qui l'utilisent et simple pour les visiteurs. Votre système de gestion des visiteurs est l'une des premières impressions que vos visiteurs auront de votre entreprise. Ne laissez pas cette impression négative.

La transition des systèmes traditionnels aux systèmes numériques

À l'époque, la gestion des visiteurs se faisait dans un journal de bord muni d'un stylo. Toutes les saisies manuelles et les auto-déclarations.

Les journaux de bord papier ne sont pas sûrs, inefficaces et souvent illisibles. La gestion des données pour les audits ou les urgences prend beaucoup de temps. Les feuilles de calcul, bien que numériques, ne disposent pas des fonctionnalités spécifiques et de la sécurité d'un logiciel de gestion des visiteurs dédié. Ils sont sujets à des erreurs humaines et manquent souvent de conformité.

Les systèmes numériques offrent une efficacité, une sécurité accrue, une précision des données et des capacités de reporting améliorées, ainsi qu'une expérience globale améliorée pour les visiteurs.

Comment la gestion des visiteurs d'Acre peut vous aider

Nous pouvons fournir une gamme complète de solutions de sécurité, y compris des solutions intuitives visiteur des systèmes de gestion qui simplifient la gestion des clients par votre organisation. Bénéficiant de la confiance d'organisations telles que DHL, Coca-Cola et Mastercard, nous aidons certaines des plus grandes entreprises du monde à sécuriser leurs actifs, leurs employés et leurs locaux.

Un système de gestion des visiteurs d'Acre s'intègre à votre infrastructure de sécurité existante, minimisant ainsi les perturbations et maximisant l'efficacité. Vous pouvez profiter de fonctionnalités telles que l'enregistrement et le départ numériques, l'impression de badges, la préinscription et les notifications de l'hôte. Nous sommes également conçus pour évoluer avec vous, en augmentant ou en réduisant nos activités pour répondre à vos besoins actuels et futurs.

En savoir plus sur nos solutions de gestion des visiteurs.

Un incontournable en toute simplicité

Une gestion efficace des visiteurs est un élément essentiel de la sécurité et de l'efficacité des organisations modernes.

Nous allons au-delà des processus manuels obsolètes et adoptons des solutions numériques qui améliorent la sûreté, la sécurité, la conformité et, surtout, l'expérience des visiteurs.

Une fois que vous aurez maîtrisé les principes fondamentaux de la gestion des visiteurs, les fonctionnalités essentielles à rechercher et la manière de différencier les systèmes, vous serez bien placé pour choisir une approche gagnante pour votre organisation.

Si un système de gestion des visiteurs d'Acre semble être la réponse que vous recherchez, nous serions ravis de vous aider. Tout commence par une simple conversation : pas de pression, pas de précipitation pour vendre. Nous voulons comprendre votre activité et vos besoins, donc contactez-nous et dites-nous tout à ce sujet.