Was ist Besuchermanagement: Alles, was Sie wissen müssen

Erfolgreiche Unternehmen bauen auf Beziehungen auf. Von Großkunden bis hin zu Ihrem regulären FedEx-Kurier sind die Menschen, die mit Ihnen vor Ort interagieren, die Grundlage für alles Gute, was für Ihr Unternehmen vor sich geht.

Wenn all diese Leute kommen und gehen, kann leicht etwas schief gehen. Aus diesem Grund werden Besuchermanagementsysteme von vielen als unternehmenskritisch angesehen. Den Überblick über alle zu behalten, die kommen und gehen, ist eine Herausforderung, der der Ansatz der alten Schule mit Stift und Papier nicht mehr gewachsen ist.

Die Implementierung eines digitalen Besuchermanagementsystems erfordert jedoch sorgfältige Überlegungen und Planung. Ein schlechtes digitales System ist nicht besser für Sie als ein Logbuch mit Eselsohren.

Schauen wir uns also die Details des Besuchermanagements an: Definitionen, Bedeutung, Schlüsselkomponenten, verschiedene Ansätze und wie Acre Visitor Management in das Bild passt.

Was ist Besuchermanagement?

Besuchermanagement ist Ihr Prozess zur Erfassung, Überwachung und Verwaltung aller Personen, die Ihre Räumlichkeiten betreten und kein Mitarbeiter sind.

In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Lieferanten oder Verkäufer, die an Besprechungen, Kurieren und Lieferungen teilnehmen, oder um Kunden, die an Terminen teilnehmen.

Das Besuchermanagement beginnt mit der ersten Anmeldung und endet mit der Abmeldung und Abreise. Das Verfahren dient dazu, die Sicherheit Ihrer Räumlichkeiten und Ihres Personals zu schützen. Es sorgt auch für ein reibungsloses und positives Erlebnis für Ihre Besucher.

Warum Besuchermanagement für Unternehmen so wichtig ist

Sie möchten, dass jeder Besucher einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen hinterlässt, aber es geht nicht nur um warme Händedrucke und Tassen Kaffee. Das Besuchermanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Sicherheit Ihres Unternehmens.

Sicherheit und Schutz am Arbeitsplatz

Wenn jemand von der Straße in Ihr Geschäft gehen und anfangen kann, zu tun, was er will, ist das für Sie, Ihre Mitarbeiter oder andere Personen vor Ort nicht sicher.

Ein robustes Besuchermanagementsystem hilft Ihnen dabei, zu kontrollieren, wer sich auf Ihrem Gelände aufhält, und reduziert so unbefugte Zugriffe, Sicherheitsbedrohungen und Risiken für Ihre Mitarbeiter und Vermögenswerte.

Autorisierter Zugang zu Einrichtungen

Auch wenn Sie sich freuen, wenn bestimmte Personen Ihre Räumlichkeiten besuchen, gibt es immer noch Bereiche, die geheim gehalten werden müssen oder für sie eine Gefahr darstellen.

Indem Sie ihre Identität überprüfen, von Fall zu Fall Zugang gewähren und ihre Bewegungen verfolgen, reduziert Ihr Besuchermanagementprozess das Risiko, dass jemand am falschen Ort landet.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Je nach Branche sind Unternehmen verpflichtet, Vorschriften wie die DSGVO (für den Umgang mit personenbezogenen Besucherdaten in der EU) oder HIPAA (für Gesundheitseinrichtungen, die Patientenbesucherinformationen verwalten) einzuhalten.

Ein gutes Besuchermanagementsystem hilft Ihnen dabei, die Datenerfassung, Speicherung und den Zugriff auf Daten einzuhalten. Einige Systeme bieten sogar die Möglichkeit, NDAs oder Sicherheitsverzichtserklärungen zu unterzeichnen.

Eine angenehme und professionelle Erfahrung

Ein modernes Besuchermanagementsystem ist der erste Schritt, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Digitale Check-In-Prozesse sind schneller und professioneller als manuelle Logbücher, sodass der Prozess reibungslos und markengerecht abläuft.

Sie bieten noch viele weitere wichtige Verbesserungen an den Margen, darunter die Verknüpfung von Karten und Zugangsleitfäden mit dem Telefon eines Besuchers.

Audits und Notfälle

Wenn etwas passiert, das eine Evakuierung oder Sperrung erfordert, gibt Ihnen ein digitales Besucherprotokoll eine zugängliche und genaue Aufzeichnung darüber, wer vor Ort ist.

Diese Informationen können für Ermittlungen und Notfallmaßnahmen von entscheidender Bedeutung sein. Es ist die Art von Funktion, die leicht übersehen wird, bis Sie sie benötigen.

Kernfunktionen eines großartigen Besuchermanagementsystems

Ein effektives Besuchermanagementsystem sollte mehrere Hauptmerkmale aufweisen:

• Digitaler Ein- und Auscheckvorgang

Ersetzen Sie Logbücher oder digitale Tabellenkalkulationen in Papierform durch digitale Schnittstellen auf Tablets oder Kiosken. Kontaktlose Check-In-Optionen werden heute sowohl aus hygienischen als auch aus praktischen Gründen häufig bevorzugt und bieten den Besuchern ein sichereres und reibungsloseres Erlebnis.

• Überprüfung der Besucher-ID und Drucken von Ausweisen

Verifizieren Sie den Ausweis eines Besuchers und drucken Sie ihm einen Besucherausweis aus. Das erhöht die Sicherheit und macht es einfacher, Gäste zu identifizieren, die sich auf dem Gelände bewegen. Identifizieren Sie wiederkehrende Besucher und verarbeiten Sie deren Ankunft entsprechend.

• Vorregistrierung

Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, ihre erwarteten Besucher vorab zu registrieren. Das spart Zeit bei der Ankunft und ermöglicht einen reibungsloseren Check-in. Sie können sogar Screening-Fragebögen oder andere Datenerhebungen aus Gesundheits- oder Sicherheitsgründen einbeziehen.

• Host-Benachrichtigungen und Echtzeitwarnungen

Erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung, wenn Ihr Besucher ankommt. Im Falle unerwarteter oder nicht zugelassener Besucher verbessern Benachrichtigungen in Echtzeit die Kommunikations- und Sicherheitsreaktionszeiten.

• Führung von Aufzeichnungen, Berichterstattung und Analytik

Pflegen Sie automatisch Besucherprotokolle und sammeln Sie wertvolle Daten für Audits und die Einhaltung von Vorschriften. Analysieren Sie das Besucheraufkommen, um Warteschlangen zu reduzieren, die Personalausstattung zu optimieren und die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Besprechungsräumen oder der Kantine zu verwalten.

• Verbesserungen der Sicherheit

Verwalten Sie verschiedene Besucher je nach Typ (Auftragnehmer, Lieferungen, Befragte) mit maßgeschneiderten Workflows und Ergebnissen. Digitale Systeme vergleichen die Besucher-IDs mit internen Beobachtungslisten oder externen Datenbanken, um sicherzustellen, dass jede Person zugelassen ist und sicher vor Ort sein kann.

Arten von Besuchermanagementsystemen

Sie können aus einer Reihe von Besuchermanagementsystemen wählen. Um es ein wenig einzugrenzen, gehen wir ab diesem Zeitpunkt von einigen Annahmen aus:

1. Du arbeitest digital, nicht manuell. Digitale Systeme sind zuverlässiger, sicherer und effizienter. Sie sind nicht perfekt, aber sie sind besser als Stift und Papier.
2. Sie müssen entscheiden, ob Ihr System cloudbasiert (mit Servern von Drittanbietern) oder vor Ort (alles wird auf Servern verwaltet, die Sie besitzen) sein soll.
   Cloud-Systeme sind von Anfang an günstiger und erfordern weniger Verwaltung. Lokale Systeme können flexibler und sicherer sein.

Check-Ins am Kiosk oder Tablet im Vergleich zu mobilen Apps

Kioske oder Tablets in Empfangsbereichen sind ein alltäglicher Anblick. Für einfache Registrierungen und Selbst-Check-ins können diese eine gute Wahl sein.

Mobile Apps bieten einen umfassenderen Prozess, einschließlich Vorregistrierung, kontaktlosem Check-in und Kontaktmethoden. Dies kann den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Besuchern in Stoßzeiten reduzieren und das Besuchererlebnis verbessern.

Im Gesundheitswesen verringert die Reduzierung der Kontaktpunkte das Risiko der Ausbreitung von Infektionen.

Integrierte Systeme im Vergleich zu eigenständigen Tools

Eigenständige Besuchermanagementsysteme konzentrieren sich ausschließlich auf die Besucherverfolgung — sie existieren für sich allein und machen ihren einen Job gut.

Integrierte Systeme lassen sich mit anderen Sicherheits- und Gebäudemanagementsystemen (wie Zutrittskontrolle, Mitarbeiterkalender und Videoüberwachung) verbinden und sorgen so für ein effizientes und benutzerfreundliches Erlebnis.

Branchenspezifische Besuchermanagement-Setups

Einige Branchen (z. B. das Gesundheitswesen oder die Regierung) stellen spezielle Anforderungen an Besucher. Für diese Einstellungen müssen Besucher Ausnahmeregelungen, Screening-Fragebögen und Vertraulichkeitsvereinbarungen ausfüllen.

Es gibt Besuchermanagementsysteme und -technologien, die speziell für diese Umgebungen entwickelt wurden, aber viele Anbieter können benutzerdefinierte Funktionen wie diese hinzufügen.

So wählen Sie das richtige Besuchermanagementsystem für Ihr Unternehmen

Es gibt kein einziges „richtiges“ oder „bestes“ System für die Verwaltung von Besuchern, da die Bedürfnisse von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sind.

Wenn Sie jede Woche Dutzende von externen Besprechungen abhalten, könnte ein durchdachtes und gut markiertes System Ihre Priorität sein.

Wenn Sie regelmäßige, tägliche Lieferungen abwickeln und über sichere Bereiche in Ihrem Gebäude verfügen, ist eine technischere und integriertere Lösung möglicherweise wichtiger.

Orientieren Sie sich bei Ihrer Entscheidung an den folgenden Grundsätzen, aber seien Sie sich bewusst, dass es letztlich auf die Bedürfnisse von Ihnen und Ihrem Unternehmen ankommt.

Prioritäten

Sie müssen sich zunächst ansehen, wie Besucher bereits mit Ihrem Unternehmen interagieren. Was ist am wichtigsten: Ihre regulatorischen Anforderungen, Ihr Risikoprofil, die Anzahl der Besucher, das Besuchererlebnis oder etwas anderes?

Sobald Sie das wissen, werden Sie Ihre Suche natürlich einschränken.

Integration mit bestehenden Systemen

Überlegen Sie, wie sich das Besuchermanagementsystem in Ihre aktuelle Zutrittskontrolle, Sicherheitskameras, HR-Systeme, Kalender-Apps, Gebäudemanagementsysteme und sogar CRM integrieren lässt.

Reibungslose Integrationen steigern die Effizienz und bieten Ihnen einen einheitlichen Sicherheitsüberblick.

Datenschutz und Sicherheit

Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte System alle Datenschutzbestimmungen erfüllt, die für Ihr Unternehmen, Ihre Region oder Ihre Branche gelten (z. B. CCPA).

Wenn es Besucherdaten nicht konform sammeln, verarbeiten und speichern kann, ist es ein Kinderspiel.

Preisgestaltung, Support und Skalierbarkeit

Bewerten Sie die Kosten unter Berücksichtigung von Softwaregebühren, Hardware und Support. Wie bereits erwähnt, können bei cloudbasierten Systemen geringere Vorabkosten anfallen, aber die Verwaltung vor Ort hat auch Vorteile.

Es lohnt sich auch, für die Zukunft zu planen. Wenn sich die Größe Ihres Unternehmens verdoppelt, wird das von Ihnen gewählte System dann in der Lage sein, einen ähnlichen Besucherzuwachs zu bewältigen? Können Sie das System ebenfalls verkleinern, wenn Sie Ihre Besucherzahlen halbieren, ohne dass Ausfallgebühren anfallen?

Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter und Besucher

Das System sollte für die Mitarbeiter, die es verwenden, intuitiv und für Besucher einfach sein. Ihr Besuchermanagementsystem ist einer der ersten Eindrücke, die Ihre Besucher von Ihrem Unternehmen haben werden — lassen Sie ihn nicht negativ sein.

Der Übergang von traditionellen zu digitalen Systemen

Damals erfolgte das Besuchermanagement in einem Logbuch mit einem Stift. Alles manuelle Eingaben und Selbstauskünfte.

Logbücher in Papierform sind unsicher, ineffizient und oft unleserlich. Die Verwaltung der Daten für Audits oder Notfälle ist zeitaufwändig. Tabellenkalkulationen sind zwar digital, verfügen aber nicht über die spezifischen Funktionen und die Sicherheit einer speziellen Besucherverwaltungssoftware. Sie sind anfällig für menschliches Versagen und sind häufig nicht richtlinientreu.

Digitale Systeme bieten Effizienz, erhöhte Sicherheit, verbesserte Datengenauigkeit und Berichtsfunktionen sowie ein rundum verbessertes Besuchererlebnis.

Wie Acre Visitor Management helfen kann

Wir können eine vollständige Palette von Sicherheitslösungen anbieten, einschließlich intuitiver Besucher Managementsysteme, die es Ihrem Unternehmen leicht machen, Gäste zu verwalten. Organisationen wie DHL, Coca-Cola und Mastercard vertrauen auf uns und helfen einigen der größten Unternehmen der Welt dabei, ihre Vermögenswerte, Mitarbeiter und Räumlichkeiten zu schützen.

Ein Acre Visitor Management-System lässt sich in Ihre bestehende Sicherheitsinfrastruktur integrieren, wodurch Störungen minimiert und die Effizienz maximiert werden. Du kannst Funktionen wie das digitale Ein- und Auschecken, das Drucken von Ausweisen, die Vorregistrierung und Benachrichtigungen über Gastgeber nutzen. Wir sind außerdem darauf ausgelegt, mit dir zu wachsen und skalieren nach oben oder unten, um deinen Anforderungen jetzt und in Zukunft gerecht zu werden.

Erfahren Sie mehr über unsere Besuchermanagement-Lösungen.

Ein Muss, einfach gemacht

Effektives Besuchermanagement ist ein entscheidender Bestandteil moderner organisatorischer Sicherheit und Effizienz.

Wir lassen veraltete manuelle Prozesse hinter uns und setzen auf digitale Lösungen, die die Sicherheit, die Einhaltung von Vorschriften und — was noch wichtiger ist — das Besuchererlebnis verbessern.

Sobald Sie die Kernprinzipien des Besuchermanagements, die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten müssen, und die Differenzierung zwischen Systemen im Griff haben, sind Sie gut positioniert, um einen erfolgreichen Ansatz für Ihr Unternehmen zu wählen.

Wenn ein Acre Visitor Management System nach der Antwort klingt, nach der Sie suchen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Alles beginnt mit einem einfachen Gespräch — kein Druck, keine Eile beim Verkauf. Wir wollen Ihr Unternehmen verstehen und wissen, was Sie brauchen, also nimm Kontakt auf und erzähle uns alles darüber.