Cos'è la gestione dei visitatori: tutto ciò che devi sapere

Le aziende di successo si basano sulle relazioni. Dai clienti chiave al vostro abituale corriere FedEx, le persone che interagiscono con voi in loco sono alla base di tutto il bene che accade alla vostra organizzazione.

Con tutte queste persone che vanno e vengono, sarebbe facile che qualcosa vada storto. Ecco perché i sistemi di gestione dei visitatori sono considerati fondamentali da molti. Tenere traccia di tutti coloro che vanno e vengono è una sfida che il vecchio approccio cartaceo non è più in grado di affrontare.

Tuttavia, l'implementazione di un sistema di gestione digitale dei visitatori richiede un'attenta riflessione e pianificazione. Un cattivo sistema digitale non è migliore per te di un diario di bordo con le orecchie da cane.

Quindi, diamo un'occhiata ai dettagli della gestione dei visitatori: definizioni, importanza, componenti chiave, diversi approcci e come Acre Visitor Management si inserisce nel quadro.

Cos'è la gestione dei visitatori?

La gestione dei visitatori è il tuo processo di registrazione, monitoraggio e gestione di chiunque entri nei tuoi locali e non sia un dipendente.

Più comunemente, si tratta di fornitori o venditori che partecipano a riunioni, corrieri e consegne o clienti che partecipano agli appuntamenti.

La gestione dei visitatori inizia con l'accesso iniziale e termina con la disconnessione e la partenza. Il processo esiste per proteggere la sicurezza e la protezione dei locali e del personale. Inoltre, crea un'esperienza fluida e positiva per i tuoi visitatori.

Perché la gestione dei visitatori è così essenziale per le aziende

Vuoi che ogni visitatore lasci un'impressione positiva della tua attività, ma non si tratta solo di strette di mano calde e tazze di caffè. La gestione dei visitatori è una parte essenziale della sicurezza della tua azienda.

Sicurezza e protezione sul posto di lavoro

Se qualcuno dalla strada può entrare nella tua attività e iniziare a fare ciò che vuole, non è sicuro per te, il tuo personale o chiunque altro sul posto.

Un solido sistema di gestione dei visitatori ti aiuta a controllare chi si trova nei tuoi locali, riducendo gli accessi non autorizzati, le minacce alla sicurezza e i rischi per i tuoi dipendenti e le tue risorse.

Accesso autorizzato alle strutture

Anche se sei felice che alcune persone visitino i tuoi locali, ci sono comunque aree che devono essere mantenute private o presentano pericoli per loro.

Verificando la loro identità, concedendo l'accesso caso per caso e monitorando i loro movimenti, il processo di gestione dei visitatori ridurrà il rischio che qualcuno finisca nel posto sbagliato.

Conformità normativa

A seconda del settore, le organizzazioni hanno il dovere di rispettare normative come il GDPR (per la gestione dei dati personali dei visitatori nell'UE) o l'HIPAA (per le strutture sanitarie che gestiscono le informazioni sui visitatori dei pazienti).

Un buon sistema di gestione dei visitatori ti aiuta a rimanere conforme alla raccolta, all'archiviazione e all'accesso dei dati. Alcuni sistemi includono anche la possibilità di firmare accordi di non divulgazione o deroghe di sicurezza.

Un'esperienza piacevole e professionale

Un moderno sistema di gestione dei visitatori è il primo passo per fare una buona prima impressione. I processi di check-in digitale sono più veloci e professionali rispetto ai registri manuali, il che li rende semplici e adatti al marchio.

Ci sono molti altri piccoli miglioramenti che offrono, tra cui il collegamento di mappe e guide di accesso al telefono di un visitatore.

Audit ed emergenze

Se succede qualcosa che richiede l'evacuazione o il blocco, un registro digitale dei visitatori ti fornirà una registrazione accessibile e accurata di chi si trova sul posto.

Queste informazioni possono essere cruciali per le indagini e la risposta alle emergenze. È il tipo di funzionalità che è facile trascurare finché non ne hai bisogno.

Caratteristiche principali di un ottimo sistema di gestione dei visitatori

Un efficace sistema di gestione dei visitatori dovrebbe avere diverse caratteristiche chiave:

• Processo di check-in e check-out digitali

Sostituisci i registri cartacei o i fogli di calcolo digitali con interfacce digitali su tablet o chioschi. Le opzioni di check-in senza contatto sono ora ampiamente preferite sia per l'igiene che per la comodità, offrendo un'esperienza più sicura e senza interruzioni per i visitatori.

• Verifica dell'ID dei visitatori e stampa dei badge

Verifica l'ID di un visitatore e stampa un badge per i visitatori, migliorando la sicurezza e facilitando l'identificazione degli ospiti che si spostano nei locali. Identifica i visitatori abituali ed elabora il loro arrivo di conseguenza.

• Pre-registrazione

Consenti ai dipendenti di preregistrare i visitatori previsti, risparmiando tempo all'arrivo e facilitando il check-in. Puoi anche includere questionari di screening o altre raccolte di dati per motivi di salute o sicurezza.

• Notifiche host e avvisi in tempo reale

Ricevi una notifica automatica quando arriva il tuo visitatore. In caso di visitatori imprevisti o non approvati, gli avvisi in tempo reale migliorano i tempi di comunicazione e risposta di sicurezza.

• Conservazione dei registri, creazione di report e analisi

Gestisci automaticamente i registri dei visitatori, raccogliendo dati preziosi per gli audit e la conformità. Analizza i modelli di traffico dei visitatori per ridurre le code, ottimizzare il personale e gestire la disponibilità di risorse come le sale riunioni o la mensa.

• Miglioramenti della sicurezza

Gestisci diversi visitatori in base alla tipologia (appaltatori, consegne, intervistati) con flussi di lavoro e risultati personalizzati. I sistemi digitali confrontano gli ID dei visitatori con le liste di controllo interne o i database esterni per assicurarsi che ogni persona sia approvata e sicura da avere sul posto.

Tipi di sistemi di gestione dei visitatori

Puoi scegliere tra una vasta gamma di sistemi di gestione dei visitatori, quindi, per restringere un po' il campo, opereremo con alcuni presupposti da questo punto in poi:

1. Stai passando al digitale, non al manuale. I sistemi digitali sono più affidabili, sicuri ed efficienti. Non sono perfetti, ma sono migliori di carta e penna.
2. Dovrai decidere se il tuo sistema sarà basato sul cloud (utilizzando server di terze parti) o on-premise (il tutto gestito su server di tua proprietà).
   I sistemi cloud sono inizialmente più economici e richiedono meno gestione. I sistemi on-premise possono essere più flessibili e sicuri.

Check-in su chioschi o tablet e app mobili

I chioschi o i tablet nelle aree di ricevimento sono una vista comune. Per registrazioni e check-in automatici semplici, possono essere un'ottima scelta.

Le app mobili offrono un processo più completo, che include la preregistrazione, il check-in senza contatto e i metodi di contatto. Ciò può ridurre il tempo impiegato per elaborare i visitatori durante i periodi di maggiore affluenza e migliorare l'esperienza dei visitatori.

In ambito sanitario, la riduzione dei punti di contatto riduce il rischio di diffusione di infezioni.

Sistemi integrati e strumenti autonomi

I sistemi autonomi di gestione dei visitatori si concentrano esclusivamente sul monitoraggio dei visitatori: esistono da soli e svolgono bene il loro unico lavoro.

I sistemi integrati si connettono con altri sistemi di sicurezza e gestione degli edifici (come il controllo degli accessi, i calendari dei dipendenti e le telecamere a circuito chiuso), per un'esperienza efficiente e intuitiva.

Configurazioni di gestione dei visitatori specifiche del settore

Alcuni settori (ad esempio, sanità o governo) hanno requisiti specifici per i visitatori. Queste impostazioni richiedono che i visitatori completino deroghe, questionari di screening e accordi di non divulgazione.

Esistono sistemi e tecnologie di gestione dei visitatori progettati specificamente per questi ambienti, ma molti provider possono aggiungere funzionalità personalizzate come queste.

Come scegliere il giusto sistema di gestione dei visitatori per la tua attività

Non esiste un unico sistema «giusto» o «migliore» per la gestione dei visitatori, perché le esigenze variano notevolmente da azienda a azienda.

Se organizzi dozzine di riunioni esterne ogni settimana, un sistema efficace e ben personalizzato potrebbe essere la tua priorità.

Se gestisci consegne giornaliere regolari e disponi di aree sicure della tua sede, una soluzione più tecnica e integrata potrebbe essere più importante.

Usa i seguenti principi per guidare la tua decisione, ma sappi che alla fine dipende da ciò di cui hai bisogno tu e la tua azienda.

Priorità

Devi iniziare osservando come i visitatori interagiscono già con la tua attività. Cosa conta di più: i requisiti normativi, il profilo di rischio, il numero di visitatori, l'esperienza dei visitatori o altro?

Una volta che lo saprai, restringerai naturalmente la ricerca.

Integrazione con sistemi esistenti

Considera come il sistema di gestione dei visitatori si integra con il tuo attuale controllo degli accessi, le telecamere di sicurezza, i sistemi HR, le app di calendario, i sistemi di gestione degli edifici e persino il CRM.

Le integrazioni fluide migliorano l'efficienza e offrono una panoramica unificata della sicurezza.

Privacy e sicurezza dei dati

Assicurati che il sistema scelto soddisfi tutte le normative sulla privacy applicabili alla tua azienda, regione o settore (ad esempio CCPA).

Se non è in grado di raccogliere, elaborare e archiviare i dati dei visitatori in modo conforme, è un fallimento.

Prezzi, supporto e scalabilità

Valuta il costo, considerando le tariffe del software, dell'hardware e del supporto. Come accennato in precedenza, i sistemi basati su cloud possono avere costi iniziali inferiori, ma la gestione in sede ha dei vantaggi.

Vale la pena pianificare anche per il futuro. Se la tua organizzazione raddoppia le dimensioni, il sistema che hai scelto sarà in grado di gestire un aumento simile dei visitatori? Allo stesso modo, dimezzando il numero di visitatori, puoi ridimensionare il sistema senza incorrere in costi di interruzione?

Facilità d'uso sia per il personale che per i visitatori

Il sistema dovrebbe essere intuitivo per i dipendenti che lo utilizzano e semplice per i visitatori. Il tuo sistema di gestione dei visitatori è una delle prime impressioni che i tuoi visitatori avranno della tua attività: non lasciare che sia negativa.

La transizione dai sistemi tradizionali a quelli digitali

In passato, la gestione dei visitatori avveniva in un diario di bordo con una penna. Inserimento manuale e segnalazione automatica.

I diari di bordo cartacei sono insicuri, inefficienti e spesso illeggibili. La gestione dei dati per gli audit o le emergenze richiede molto tempo. I fogli di calcolo, sebbene digitali, non hanno le caratteristiche specifiche e la sicurezza di un software dedicato per la gestione dei visitatori. Sono soggetti a errori umani e spesso non sono conformi.

I sistemi digitali offrono efficienza, maggiore sicurezza, maggiore precisione dei dati e funzionalità di reporting e un'esperienza dei visitatori migliorata a 360 gradi.

In che modo Acre Visitor Management può aiutare

Siamo in grado di fornire una gamma completa di soluzioni di sicurezza, tra cui intuitive visitatore sistemi di gestione che semplificano la gestione degli ospiti per la tua organizzazione. Scelti da organizzazioni come DHL, Coca-Cola e Mastercard, stiamo aiutando alcune delle più grandi aziende del mondo a proteggere beni, persone e sedi.

Un sistema Acre Visitor Management si integra con l'infrastruttura di sicurezza esistente, riducendo al minimo le interruzioni e massimizzando l'efficienza. Puoi usufruire di funzionalità come il check-in e il check-out digitali, la stampa di badge, la preregistrazione e le notifiche degli host. Siamo inoltre progettati per crescere con te, aumentando o diminuendo per soddisfare le tue esigenze attuali e future.

Scopri di più sulle nostre soluzioni per la gestione dei visitatori.

Un must reso semplice

Una gestione efficace dei visitatori è una componente cruciale della sicurezza e dell'efficienza organizzative moderne.

Stiamo andando oltre i processi manuali obsoleti e adottando soluzioni digitali che migliorano la sicurezza, la conformità e, soprattutto, l'esperienza dei visitatori.

Una volta acquisiti i principi fondamentali della gestione dei visitatori, le funzionalità essenziali da cercare e come distinguere i sistemi, sarai nella buona posizione per scegliere un approccio vincente per la tua organizzazione.

Se un sistema di gestione dei visitatori di Acre sembra la risposta che stai cercando, saremo lieti di aiutarti. Tutto inizia con una semplice conversazione: nessuna pressione, nessuna fretta di vendere. Vogliamo capire la tua attività e di cosa hai bisogno, quindi contattaci e raccontaci tutto.