Besökarhanteringssystem: Vad är de och hur fungerar de?

När du har ett stadigt flöde av besökare som kommer in och ut ur dina lokaler behöver du processen gå smidigt. Om det inte gör det riskerar du i bästa fall köer och i värsta fall säkerhetsöverträdelser.

Så, hur kan din organisation hantera alla dessa komma och gå? Ett besökarhanteringssystem kan göra allt.

I slutet av den här artikeln kommer du att förstå besökarhanteringssystem, varför de spelar roll och hur de fungerar. Vi tittar på vad de olika typerna erbjuder och förklarar hur du kan välja rätt system för dina unika behov.

Vad är ett besökshanteringssystem?

Ett besökarhanteringssystem välkomnar, loggar in, spårar och loggar ut varje gäst i dina lokaler. Tidigare kunde detta ha gjorts med en pappersloggbok i receptionen. Den digitala uppgraderingen ger mycket mer effektivitet, spårbarhet och efterlevnad.

Mycket mer än ett varmt välkomnande, digitala hanteringssystem kan övervaka en gästs närvaro under hela besöket, vilket är en verklig välsignelse för säkerheten.

Varför är besökarhanteringssystem så viktiga år 2025?

Det finns tre viktiga sätt som besökarhanteringssystem tillför värde till organisationer.

1. Säkerhet

Varje företag måste vara uppmärksam på säkerhetshot, så att de kan hålla personal och tillgångar säkra. Om du inte vet vem som är på plats och varför, kan du verkligen säga att dina lokaler är säkra?

Moderna besökarhanteringssystem kan screena gäster mot interna eller externa bevakningslistor, förhindra obehörig åtkomst och identifiera potentiella hot omedelbart. Detta proaktiva tillvägagångssätt skyddar hela din organisation.

2. Överensstämmelse

De flesta företag måste uppfylla datasekretess- och säkerhetsbestämmelser (t.ex. GDPR respektive OSHA). Vissa sektorer, som utbildning eller hälso- och sjukvård, har också strikta skyddsprotokoll att överväga.

Besökarhanteringssystem hjälper till att möta dessa krav. Förutom att samla in och lagra besökardata på ett säkert sätt kan de också få digitalt samtycke för NDA eller säkerhetsinformationer, samt tillhandahålla exakta granskningsspår.

3. Effektivitet

Att be ditt mottagningsteam att hantera varje inloggning är slöseri med resurser, särskilt under rusningstid.

Digitala system automatiserar de repetitiva delarna av besökarhantering, vilket frigör personalen att fokusera på mer värdefulla aktiviteter samtidigt som de behåller den personliga kontakten med alla gäster.

Besökarhanteringssystem är en bra investering, göra din organisation effektivare och säkrare. Att undvika dyra böter och överträdelser ger en kvantifierbar avkastning, men du kan inte sätta ett pris på den sinnesfrid som dessa system erbjuder.

Alternativen för besökarhanteringssystemet: papper till molnbaserade lösningar

Besökarhantering har utvecklats avsevärt från inloggningsark och namnklistermärken. Med den utvecklingen har utvecklingen kommit mängd, så det finns något som passar varje organisation.

Pappersloggböcker

Om du föredrar eller bara har råd med ett analogt system är en handskriven besöksloggbok bättre än ingenting.

De är enkla att implementera, men de erbjuder liten eller ingen säkerhet, noggrannhet eller spårning. Sekretess är också ett bekymmer. Vem som helst kan läsa och se detaljer om tidigare besökare.

Dessa är bäst lämpade för lågrisk eller småskaliga miljöer där digitala lösningar inte behövs.

Lokala system

Dessa system involverar programvara och hårdvara installerad och underhållen på dina egna lokala servrar och nätverk.

De erbjuder maximal datakontroll och anpassning, vilket gör dem lämpliga för medelstora till stora organisationer med specifika krav eller regleringstryck.

De behöver dock vanligtvis en högre förskottsinvestering och dedikerade IT-resurser för underhåll och uppdateringar.

Molnbaserade system

Den mest populära lösningen, molnbaserade system är webbtillgängliga plattformar som hanteras av en tredjepartsleverantör.

De är mycket flexibla, skalbara och erbjuder fjärråtkomst för enkel hantering var som helst. Andra fördelar inkluderar automatiska uppdateringar, lägre förskottskostnader och enklare allmän hantering.

För sin tillgänglighet och användarvänlighet är molnbaserade system ett smart val för företag som behöver smidighet och kostnadseffektivitet.

Mobilbaserade system

Mobila system är ofta en del av molnbaserade lösningar och använder smartphone-appar för förregistrering och incheckningsfunktioner. Besökare kan få QR-koder på sina telefoner och skanna dem vid ankomst för kontaktlös incheckning.

Detta alternativ är utmärkt för bekvämlighet och hastighet, men kan komma till en extra kostnad.

Integrerade system

De mest avancerade lösningarna kopplar besökarhantering till andra kärnsäkerhets- och operativa system. Det kan inkludera Integration med tillträdeskontroll i byggnader, övervakningskameror, personalkataloger och till och med HR-system.

Dessa integrationer gör det möjligt för besöksdata att flöda över team och system, vilket förbättrar säkerheten och förenklar verksamheten.

Hur fungerar besökarhanteringssystem?

Moderna besökshanteringssystem ger dina gäster en smidig och säker upplevelse i dina lokaler. Specifikationerna beror på hur din webbplats ser ut, men ett generiskt flöde följer dessa steg:

1. Föranmälan: Du förregistrerar din gäst, lägger till deras uppgifter, besökssyfte och mötestid. Systemet skickar sedan en automatisk inbjudan till besökaren, ofta med en unik QR-kod, vägbeskrivning och webbplatsinformation.

2. Ankomst och incheckning: Besökaren anländer och använder en incheckningskiosk eller surfplatta. De kan använda sin QR-kod för förregistrering eller skriva in sitt namn. Systemet guidar dem genom stegen, som kan inkludera:

• Bekräfta deras detaljer
• Tar ett foto för deras märke
• Digitalt fylla i dokument som NDA, hälsofrågeformulär eller undantag

3. Värdmeddelande: När besökaren har checkats in meddelar systemet dig om deras ankomst via e-post, SMS eller meddelandeapp.

4. Märketryck: Systemet kommer också att skriva ut ett besökarmärke, som vanligtvis innehåller deras namn, företag, foto, datum, och ditt namn. Detta gör dem lätt identifierbara under hela sitt besök.

5. Tillträdesbeviljande: I ett integrerat system kommunicerar besökarhanteringsplattformen med byggnadens passerkontrollsystem. Ett tryckt märke eller en mobil referens ger tillfällig åtkomst till specifika rum eller områden, så att besökare bara kan komma åt det de behöver.

6. Dataloggning och journalföring: Varje åtgärd, från incheckning till utcheckning, loggas säkert med tidsstämplar och andra detaljer. Dessa data skapar ett omfattande granskningsspår för säkerhet, efterlevnad och nödsituationer.

7. Utcheckning: När besöket avslutas checkar gästen ut i kiosken eller genom att skanna sitt märke. De kommer också att returnera sitt besökarmärke. Den här åtgärden uppdaterar besökarloggen omedelbart för en korrekt räkning av alla på plats.

Viktiga funktioner i de bästa besökarhanteringssystemen 2025

Precis som din användarprocess kommer att vara unik, så kommer de viktiga funktionerna i alla system du väljer. Oavsett, det finns fortfarande några viktiga grunder för besökarhanteringssystem.

Användbarhet och funktionalitet

• Anpassningsbara arbetsflöden för incheckning: Skräddarsy din inloggningsupplevelse för olika typer av besökare, avdelningar eller syften. Samla endast nödvändig information och samla relevanta signaturer och formulär.
• Besökaraviseringar i realtid: Få omedelbara varningar när en gäst anländer, minimera väntetiderna och förbättra kommunikationen.
• Kontaktlös inloggning: Skapa en hygienisk och bekväm beröringsfri incheckningsupplevelse med QR-koder, mobilappar eller till och med ansiktsigenkänning.
• Märketryck: Automatisera utskrift av professionella, anpassningsbara besökarmärken för enkel identifiering.

Säkerhetsprotokoll

• ID-verifiering och övervakning av bevakningslistor: Skanna statligt utfärdade ID för verifiering och korshänvisa besökare automatiskt mot interna eller externa bevakningslistor för ökad säkerhet.
• Digital dokumentsignering: Fånga elektroniska signaturer för nationella säkerhetsavtal, ansvarsbefrielser, säkerhetsinformationer eller andra kritiska dokument.
• Dataloggning, rapportering och analys: Automatisera detaljerad journalföring och använd sökfunktion och rapporteringsverktyg för att generera insikter om besökartrafik, topptider och efterlevnad av efterlevnad.

Skalbarhet

• Integration med befintliga systemSkapa ett enhetligt säkerhets- och driftssystem genom att integrera med din befintliga teknik, som åtkomstkontroll, kameror, HR-kataloger, kalendrar och nödmeddelandesystem.
• Hantering av flera platser: Hantera besökartrafik över flera webbplatser från en centraliserad instrumentpanel.

6 fördelar med att använda ett besökshanteringssystem för ditt företag

Det är lätt att tänka på besökarhantering som en enkel administrativ uppgift och inte värt mycket övervägande. Det är dock långt ifrån enkelt och kan faktiskt ge några konkreta fördelar för ditt företag och besökare.

1. Förbättrad besökarupplevelse och effektivitet: Gör ett bra första intryck. Gästerna uppskattar en snabb, professionell och intuitiv incheckningsprocess. För din personal sparar du värdefull tid genom att automatisera den här initiala administratören.
2. Förbättrad säkerhet och ansvarsskyldighet: Förbättra din fysiska säkerhet genom att veta exakt vem som är i din byggnad hela tiden. Förhindra obehörig åtkomst och referera till kritisk information i händelse av en incident.
3. Robusta efterlevnads- och revisionsspår: Uppfyll lagkrav för besökardata, integritet och säkerhet. Detaljerade, tidsstämplade loggar är lättillgängliga för alla revisioner och utredningar, vilket säkerställer öppenhet och ansvarsskyldighet. Ditt efterlevnadsteam kommer att tacka dig!
4. Minskad administrativ börda: Automatisering av incheckningsuppgifter frigör receptionspersonalen att fokusera på gästtjänster och alla deras andra uppgifter. Manuella incheckningsförfaranden är sällan en effektiv resursanvändning.
5. Bättre beredskap vid nödsituationer: I en nödsituation måste du veta vem som är i byggnaden och var. Att ha omedelbar tillgång till korrekta besökarloggar ger dig ett problem mindre att hantera i en nödsituation.
6. Datadrivet beslutsfattande: Data från ditt system kan ge insikter om besökarnas trafikmönster, topptimmar och till och med värdaktivitet. Med hjälp av detta kan du optimera schemaläggning, lobbydesign och markera säkerhetssvaga punkter.

Att välja rätt besökarhanteringssystem

När du väljer ett besökarhanteringssystem bör du tänka på:

• Genomsnittlig besöksvolym
• Storlek och komplexitet på din webbplats (er)
• Eventuella specifika säkerhetsbehov (bransch eller regionala bestämmelser)
• Budget för nu och framtiden (inklusive kostnader för uppskalning eller nedskalning)
• Skalbarhet, så att du kan välja ett system som växer med din organisation

Därefter bestämmer du om ett lokalt installerat system eller ett molnbaserat system bäst passar ditt företag och dina IT-resurser. De flesta moderna företag väljer molnbaserade lösningar för kostnad, enkelhet och användarvänlighet, men lokala system kan erbjuda mer kontroll och säkerhet.

Till sist, se till att systemet erbjuder de väsentliga funktionerna du behöver - några av dem har vi redan täckt i avsnittet ovan.

Hur Acre Security effektiviserar besökarhanteringen

Har levererat besökarhanteringssystem för Företag inklusive Google, vi vet hur man utformar ett system som är både smidigt och robust.

Vi är stolta över hur mycket anpassning vi kan erbjuda, inklusive djupa integrationer med flera system. Det finns ingen enda storlek som passar alla med Acre-säkerhet, du får bara en skräddarsydd lösning som är unikt rätt för din organisation.

Oavsett om du behöver övervaka hundratals dagliga besökare eller dussintals rikstäckande platser, vi kan hjälpa till. Om du är intresserad kan du Läs mer om våra besökarhanteringssystem.

Första intrycket räknas mycket

Ett varmt välkomnande räcker långt och det gör ett modernt besökarhanteringssystem också. Det kan inte bara ge dina gäster en femstjärnig upplevelse, det förbättrar också din säkerhet, efterlevnad och drift.

Rätt val av system kommer att starta varje besök på rätt fot, liksom att säkra dina lokaler och hjälpa din personal.

Hör av dig och låt oss diskutera hur vi kan hjälpa till med besökarhantering.