Besuchermanagementsysteme: Was sind sie und wie funktionieren sie?

Wenn Sie einen stetigen Besucherstrom haben, der Ihre Räumlichkeiten betritt und verlässt, muss der Prozess reibungslos ablaufen. Wenn dies nicht der Fall ist, riskieren Sie bestenfalls Warteschlangen und im schlimmsten Fall Sicherheitslücken.

Also, wie kann Ihre Organisation all dieses Kommen und Gehen bewältigen? Ein Besuchermanagementsystem kann all das.

Am Ende dieses Artikels werden Sie Besuchermanagementsysteme verstehen, warum sie wichtig sind und wie sie funktionieren. Wir schauen uns an, was die verschiedenen Typen bieten, und erklären, wie Sie das richtige System für Ihre individuellen Bedürfnisse auswählen können.

Was ist ein Besuchermanagementsystem?

Ein Besuchermanagementsystem begrüßt, meldet sich an, verfolgt und meldet jeden Gast in Ihrem Gebäude ab. In der Vergangenheit geschah dies möglicherweise mit einem Logbuch in Papierform an der Rezeption. Das digitale Upgrade sorgt für weitaus mehr Effizienz, Rückverfolgbarkeit und Konformität.

Digitale Managementsysteme sind weit mehr als ein herzlicher Empfang, sie können die Anwesenheit eines Gastes während seines gesamten Aufenthalts überwachen, was ein echter Segen für die Sicherheit ist.

Warum sind Besuchermanagementsysteme im Jahr 2025 so wichtig?

Es gibt drei wichtige Möglichkeiten, wie Besuchermanagementsysteme Unternehmen einen Mehrwert bieten.

1. Sicherheit

Jedes Unternehmen muss auf Sicherheitsbedrohungen achten, damit es Mitarbeiter und Vermögenswerte schützen kann. Wenn Sie nicht wissen, wer vor Ort ist und warum, können Sie dann wirklich sagen, dass Ihre Räumlichkeiten sicher sind?

Moderne Besuchermanagementsysteme können Gäste anhand interner oder externer Watchlists überprüfen, um unbefugten Zugriff zu verhindern und potenzielle Bedrohungen sofort zu erkennen. Dieser proaktive Ansatz schützt Ihr gesamtes Unternehmen.

2. Einhaltung

Die meisten Unternehmen müssen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen (z. B. DSGVO bzw. OSHA) einhalten. In bestimmten Sektoren, wie dem Bildungswesen oder dem Gesundheitswesen, gelten ebenfalls strenge Schutzprotokolle, die es zu berücksichtigen gilt.

Besuchermanagementsysteme helfen, diese Anforderungen zu erfüllen. Neben der sicheren Erfassung und Speicherung von Besucherdaten können sie auch die digitale Einwilligung für Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Sicherheitsunterweisungen einholen und genaue Prüfprotokolle bereitstellen.

3. Effizienz

Ihr Rezeptionsteam zu bitten, sich um jede Anmeldung zu kümmern, ist eine Verschwendung von Ressourcen, insbesondere zu Spitzenzeiten.

Digitale Systeme automatisieren die sich wiederholenden Teile des Besuchermanagements, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren können und gleichzeitig den persönlichen Kontakt zu allen Gästen aufrechterhalten können.

Besuchermanagementsysteme sind eine großartige Investition, wodurch Ihr Unternehmen effizienter und sicherer wird. Die Vermeidung kostspieliger Bußgelder und Verstöße bietet einen quantifizierbaren ROI, aber Sie können keinen Preis für die Sorgenfreiheit, die diese Systeme bieten, festlegen.

Die Optionen des Besuchermanagementsystems: Papierlösungen bis hin zu Cloud-basierten Lösungen

Das Besuchermanagement hat sich im Vergleich zu den Anmeldeformularen und Namensaufklebern erheblich weiterentwickelt. Mit dieser Entwicklung ist es gekommen Vielfalt, sodass für jede Organisation etwas dabei ist.

Logbücher aus Papier

Wenn Sie ein analoges System bevorzugen oder sich nur leisten können, ist ein handgeschriebenes Besucherlogbuch besser als nichts.

Sie sind einfach zu implementieren, bieten aber wenig oder gar keine Sicherheit, Genauigkeit oder Nachverfolgung. Datenschutz ist auch ein Problem. Jeder kann die Details früherer Besucher lesen und sehen.

Diese eignen sich am besten für risikoarme oder kleine Umgebungen, in denen keine digitalen Lösungen benötigt werden.

On-Premise-Systeme

Bei diesen Systemen handelt es sich um Software und Hardware, die auf Ihren eigenen lokalen Servern und im Netzwerk installiert und gewartet werden.

Sie bieten maximale Datenkontrolle und Anpassung und eignen sich daher für mittlere bis große Unternehmen mit spezifischen Anforderungen oder regulatorischem Druck.

In der Regel benötigen sie jedoch höhere Anfangsinvestitionen und spezielle IT-Ressourcen für Wartung und Updates.

Cloud-basierte Systeme

Die beliebteste Lösung, Cloud-basierte Systeme, sind über das Internet zugängliche Plattformen, die von einem Drittanbieter gehostet und verwaltet werden.

Sie sind hochflexibel, skalierbar und bieten Fernzugriff für eine einfache Verwaltung von überall aus. Zu den weiteren Vorteilen gehören automatische Updates, geringere Vorabkosten und eine einfachere allgemeine Verwaltung.

Aufgrund ihrer Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit sind Cloud-basierte Systeme eine kluge Wahl für Unternehmen, die Agilität und Kosteneffizienz benötigen.

Mobilbasierte Systeme

Mobile Systeme sind oft Bestandteil cloudbasierter Lösungen und verwenden Smartphone-Apps für Vorregistrierungs- und Check-in-Funktionen. Besucher können QR-Codes auf ihren Telefonen empfangen und sie bei der Ankunft scannen, um kontaktlos einzuchecken.

Diese Option eignet sich hervorragend für Komfort und Geschwindigkeit, kann jedoch mit einem Aufpreis verbunden sein.

Integrierte Systeme

Die fortschrittlichsten Lösungen verbinden das Besuchermanagement mit anderen zentralen Sicherheits- und Betriebssystemen. Es könnte beinhalten Integration mit der Gebäudezugangskontrolle, Überwachungskameras, Mitarbeiterverzeichnisse und sogar HR-Systeme.

Diese Integrationen ermöglichen den Austausch von Besucherdaten zwischen Teams und Systemen, was die Sicherheit erhöht und den Betrieb vereinfacht.

Wie funktionieren Besuchermanagementsysteme?

Moderne Besuchermanagementsysteme bieten Ihren Gästen ein reibungsloses und sicheres Erlebnis in Ihren Räumlichkeiten. Die Einzelheiten hängen davon ab, wie Ihre Website aussieht, aber ein allgemeiner Ablauf folgt diesen Schritten:

1. Vorregistrierung: Du registrierst deinen Gast vorab und fügst seine Daten, den Besuchszweck und die Terminzeit hinzu. Das System sendet dann eine automatische Einladung an den Besucher, die häufig einen eindeutigen QR-Code, Wegbeschreibungen und Standortinformationen enthält.

2. Ankunft und Check-In: Der Besucher kommt an und benutzt einen Check-In-Kiosk oder ein Tablet. Sie können ihren QR-Code vor der Registrierung verwenden oder ihren Namen eingeben. Das System führt sie durch die Schritte, die Folgendes beinhalten können:

• Bestätigung ihrer Daten
• Ein Foto für ihr Abzeichen machen
• Digitales Ausfüllen von Dokumenten wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, Gesundheitsfragebögen oder Ausnahmeregelungen

3. Benachrichtigung des Gastgebers: Sobald der Besucher eingecheckt ist, benachrichtigt Sie das System per E-Mail, SMS oder Messaging-App über seine Ankunft.

4. Drucken von Ausweisen: Das System druckt auch einen Besucherausweis, der in der Regel den Namen, die Firma, das Foto, das Datum und Ihren Namen enthält. Dadurch sind sie während ihres gesamten Besuchs leicht identifizierbar.

5. Gewährung des Zugangs: In einem integrierten System kommuniziert die Besuchermanagementplattform mit dem Zutrittskontrollsystem des Gebäudes. Ein gedruckter Ausweis oder ein mobiler Ausweis gewähren temporären Zutritt zu bestimmten Räumen oder Bereichen, sodass Besucher nur auf das zugreifen können, was sie benötigen.

6. Datenprotokollierung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Jede Aktion, vom Einchecken bis zum Auschecken, wird sicher mit Zeitstempeln und anderen Details protokolliert. Diese Daten bilden einen umfassenden Prüfpfad für Sicherheit, Compliance und Notfälle.

7. Auschecken: Wenn der Besuch endet, checkt der Gast am Kiosk aus oder scannt seinen Ausweis. Sie geben auch ihren Besucherausweis zurück. Durch diese Aktion wird das Besucherprotokoll sofort aktualisiert, sodass eine genaue Anzahl aller Besucher vor Ort angezeigt wird.

Hauptmerkmale der wichtigsten Besuchermanagementsysteme im Jahr 2025

So wie Ihr Benutzerprozess einzigartig sein wird, werden auch die wichtigen Funktionen in jedem System, das Sie wählen, einzigartig sein. Unabhängig davon gibt es immer noch einige wichtige Grundlagen von Besuchermanagementsystemen.

Bedienbarkeit und Funktionalität

• Individuell anpassbare Check-in-Workflows: Passen Sie Ihr Anmeldeerlebnis an verschiedene Besuchertypen, Abteilungen oder Zwecke an. Sammeln Sie nur die notwendigen Informationen und sammeln Sie relevante Unterschriften und Formulare.
• Besucherbenachrichtigungen in Echtzeit: Erhalte sofortige Benachrichtigungen, wenn ein Gast ankommt, wodurch Wartezeiten minimiert und die Kommunikation verbessert werden.
• Kontaktlose Anmeldung: Sorgen Sie mit QR-Codes, mobilen Apps oder sogar Gesichtserkennung für ein hygienisches und komfortables, berührungsloses Check-In-Erlebnis.
• Drucken von Ausweisen: Automatisieren Sie den Druck professioneller, anpassbarer Besucherausweise zur einfachen Identifizierung.

Sicherheitsprotokolle

• Identitätsüberprüfung und Watchlist-Screening: Scannen Sie behördlich ausgestellte Ausweise zur Überprüfung und vergleichen Sie Besucher automatisch mit internen oder externen Beobachtungslisten, um die Sicherheit zu erhöhen.
• Digitales Signieren von Dokumenten: Erfassen Sie elektronische Signaturen für Vertraulichkeitsvereinbarungen, Haftungsausschlüsse, Sicherheitsunterweisungen oder andere wichtige Dokumente.
• Datenprotokollierung, Berichterstattung und Analytik: Automatisieren Sie detaillierte Aufzeichnungen und nutzen Sie Suchfunktionen und Berichtstools, um Einblicke in den Besucherverkehr, Spitzenzeiten und die Einhaltung von Vorschriften zu erhalten.

Skalierbarkeit

• Integration mit bestehenden Systemen: Erstellen Sie ein einheitliches Sicherheits- und Betriebssystem, indem Sie es in Ihre vorhandenen Technologien wie Zutrittskontrolle, Kameras, Personalverzeichnisse, Kalender und Notfallmeldesysteme integrieren.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Verwalten Sie den Besucherverkehr auf mehreren Websites über ein zentrales Dashboard.

6 Vorteile der Verwendung eines Besuchermanagementsystems für Ihr Unternehmen

Es ist leicht, sich das Besuchermanagement als eine einfache Verwaltungsaufgabe vorzustellen, die keine große Überlegung wert ist. Es ist jedoch alles andere als einfach und kann Ihrem Unternehmen und Ihren Besuchern tatsächlich einige greifbare Vorteile bieten.

1. Verbessertes Besuchererlebnis und Effizienz: Machen Sie einen guten ersten Eindruck. Gäste schätzen einen schnellen, professionellen und intuitiven Check-in-Prozess. Für Ihre Mitarbeiter spart die Automatisierung dieser ersten Verwaltung wertvolle Zeit.
2. Verbesserte Sicherheit und Rechenschaftspflicht: Verbessern Sie Ihre physische Sicherheit, indem Sie jederzeit genau wissen, wer sich in Ihrem Gebäude befindet. Verhindern Sie unbefugten Zugriff und greifen Sie im Falle eines Vorfalls auf wichtige Informationen zurück.
3. Zuverlässige Compliance- und Audit-Trails: Erfüllen Sie die regulatorischen Anforderungen in Bezug auf Besucherdaten, Datenschutz und Sicherheit. Detaillierte, mit Zeitstempel versehene Protokolle sind für alle Audits und Untersuchungen jederzeit verfügbar und sorgen so für Transparenz und Rechenschaftspflicht. Ihr Compliance-Team wird es Ihnen danken!
4. Geringerer Verwaltungsaufwand: Durch die Automatisierung der Check-in-Aufgaben können sich die Mitarbeiter an der Rezeption auf den Gästeservice und all ihre anderen Aufgaben konzentrieren. Manuelles Einchecken ist selten ein effizienter Einsatz von Ressourcen.
5. Bessere Notfallvorsorge: Im Notfall muss man wissen, wer sich wo im Gebäude befindet. Durch den sofortigen Zugriff auf genaue Besucherprotokolle müssen Sie sich in einer Notsituation um ein Problem weniger kümmern.
6. Datengestützte Entscheidungsfindung: Die Daten aus Ihrem System können Einblicke in Besucherverkehrsmuster, Spitzenzeiten und sogar die Aktivitäten der Gastgeber geben. Auf diese Weise können Sie die Planung und das Lobbydesign optimieren und Sicherheitslücken hervorheben.

Auswahl des richtigen Besuchermanagementsystems

Bei der Auswahl eines Besuchermanagementsystems sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Durchschnittliches Besucheraufkommen
• Größe und Komplexität Ihrer Website (s)
• Alle spezifischen Sicherheitsanforderungen (branchenspezifische oder regionale Vorschriften)
• Budget für jetzt und in Zukunft (einschließlich Kosten für die Erhöhung oder Reduzierung)
• Skalierbarkeit, sodass Sie ein System wählen können, das mit Ihrem Unternehmen wächst

Entscheiden Sie als Nächstes, ob ein lokal installiertes System oder ein cloudbasiertes System am besten zu Ihren Unternehmens- und IT-Ressourcen passt. Die meisten modernen Unternehmen entscheiden sich aus Kostengründen, aus Gründen der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit für cloudbasierte Lösungen. Lokale Systeme bieten jedoch mehr Kontrolle und Sicherheit.

Endlich stellen Sie sicher, dass das System die wichtigsten Funktionen bietet, die Sie benötigen — einige davon haben wir bereits im obigen Abschnitt behandelt.

Wie Acre Security das Besuchermanagement optimiert

Wir haben Besuchermanagementsysteme geliefert für Unternehmen einschließlich Google, wir wissen, wie man ein System entwirft, das sowohl elegant als auch robust ist.

Wir sind stolz darauf, wie viele Anpassungen wir anbieten können, einschließlich tiefgreifender Integrationen mit mehreren Systemen. Bei der Sicherheit von Acre gibt es keine Universallösung. Sie erhalten immer nur eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Egal, ob Sie Hunderte von täglichen Besuchern oder Dutzende von landesweiten Standorten beaufsichtigen müssen, wir können Ihnen helfen. Wenn Sie interessiert sind, können Sie erfahren Sie mehr über unsere Besuchermanagementsysteme.

Der erste Eindruck zählt viel

Ein herzlicher Empfang macht viel aus, ebenso wie ein modernes Besuchermanagementsystem. Es kann Ihren Gästen nicht nur ein Fünf-Sterne-Erlebnis bieten, es verbessert auch Ihre Sicherheit, Ihre Compliance und Ihren Betrieb.

Mit der richtigen Wahl des Systems beginnen Sie jeden Besuch auf dem richtigen Weg, sichern Ihre Räumlichkeiten und helfen Ihren Mitarbeitern.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns besprechen, wie wir Ihnen beim Besuchermanagement helfen können.