Sistemas de gestión de visitantes: ¿qué son y cómo funcionan?

Cuando tiene un flujo constante de visitantes que entran y salen de sus instalaciones, necesita que el proceso se desarrolle sin problemas. Si no es así, te arriesgas a hacer colas en el mejor de los casos y a sufrir brechas de seguridad en el peor.

Entonces, ¿cómo puede su organización gestionar todas estas idas y venidas? Un sistema de gestión de visitantes puede hacerlo todo.

Al final de este artículo, comprenderás los sistemas de gestión de visitantes, por qué son importantes y cómo funcionan. Analizaremos lo que ofrecen los diferentes tipos y explicaremos cómo puede elegir el sistema adecuado para sus necesidades específicas.

¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema de gestión de visitantes da la bienvenida, registra la entrada, rastrea y cierra la sesión de todos los huéspedes de sus instalaciones. En el pasado, esto podría haberse hecho con un cuaderno de registro en papel en la recepción. La actualización digital añade mucha más eficiencia, trazabilidad y cumplimiento.

Mucho más que una cálida bienvenida, los sistemas de gestión digital pueden monitorear la presencia de un huésped durante su visita, lo que es una verdadera ventaja para la seguridad.

¿Por qué son tan importantes los sistemas de gestión de visitantes en 2025?

Hay tres formas clave en las que los sistemas de gestión de visitantes añaden valor a las organizaciones.

1. Seguridad

Todas las empresas deben estar atentas a las amenazas de seguridad para poder mantener seguros al personal y los activos. Si no sabe quién está en el lugar y por qué, ¿puede decir realmente que sus instalaciones son seguras?

Los sistemas modernos de administración de visitantes pueden comparar a los huéspedes con listas de seguimiento internas o externas, lo que evita el acceso no autorizado e identifica las posibles amenazas de inmediato. Este enfoque proactivo protege a toda la organización.

2. Cumplimiento

La mayoría de las empresas deben cumplir con las normas de privacidad y seguridad de los datos (por ejemplo, GDPR y OSHA, respectivamente). Ciertos sectores, como la educación o la atención médica, también tienen que tener en cuenta protocolos de protección estrictos.

Los sistemas de gestión de visitantes ayudan a satisfacer estas demandas. Además de recopilar y almacenar los datos de los visitantes de forma segura, también pueden obtener el consentimiento digital para los acuerdos de confidencialidad o las sesiones informativas de seguridad, así como proporcionar registros de auditoría precisos.

3. Eficiencia

Pedirle al equipo de recepción que gestione todos los inicios de sesión es un desperdicio de recursos, especialmente durante las horas punta.

Los sistemas digitales automatizan las partes repetitivas de la gestión de visitantes, lo que permite al personal centrarse en actividades más valiosas y, al mismo tiempo, mantener el contacto personal con todos los huéspedes.

Los sistemas de gestión de visitantes son una gran inversión, haciendo que su organización sea más eficiente y segura. Evitar costosas multas e infracciones ofrece un retorno de la inversión cuantificable, pero no se puede poner precio a la tranquilidad que ofrecen estos sistemas.

Las opciones del sistema de gestión de visitantes: soluciones de papel a soluciones basadas en la nube

La gestión de visitantes ha evolucionado significativamente a partir de las hojas de registro y las pegatinas con los nombres. Con eso ha llegado la evolución variedad, por lo que hay algo que se adapta a cada organización.

Cuadernos de registro en papel

Si prefiere o solo puede pagar un sistema analógico, un cuaderno de visitas escrito a mano es mejor que nada.

Son fáciles de implementar, pero ofrecen poca o ninguna seguridad, precisión o seguimiento. La privacidad también es motivo de preocupación. Cualquiera puede leer y ver los detalles de los visitantes anteriores.

Son los más adecuados para entornos de bajo riesgo o de pequeña escala donde no se necesitan soluciones digitales.

Sistemas locales

Estos sistemas incluyen software y hardware instalados y mantenidos en sus propios servidores y redes locales.

Ofrecen el máximo control y personalización de los datos, lo que los hace adecuados para organizaciones medianas y grandes con requisitos específicos o presiones normativas.

Sin embargo, normalmente necesitan una mayor inversión inicial y recursos de TI dedicados para el mantenimiento y las actualizaciones.

Sistemas basados en la nube

La solución más popular, los sistemas basados en la nube, son plataformas accesibles desde la web alojadas y administradas por un proveedor externo.

Son altamente flexibles, escalables y ofrecen acceso remoto para facilitar la administración desde cualquier lugar. Otros beneficios incluyen las actualizaciones automáticas, la reducción de los costos iniciales y una administración general más sencilla.

Por su accesibilidad y facilidad de uso, los sistemas basados en la nube son una opción inteligente para las empresas que necesitan agilidad y rentabilidad.

Sistemas basados en dispositivos móviles

Los sistemas móviles, que suelen ser un componente de las soluciones basadas en la nube, utilizan aplicaciones para teléfonos inteligentes para las funciones de registro previo y registro. Los visitantes pueden recibir códigos QR en sus teléfonos y escanearlos a su llegada para registrarse sin contacto.

Esta opción es excelente por su comodidad y rapidez, pero puede tener un costo adicional.

Sistemas integrados

Las soluciones más avanzadas vinculan la gestión de visitantes con otros sistemas operativos y de seguridad básicos. Puede incluir integración con el control de acceso al edificio, cámaras de vigilancia, directorios de empleados e incluso sistemas de recursos humanos.

Estas integraciones permiten que los datos de los visitantes fluyan entre los equipos y sistemas, lo que mejora la seguridad y simplifica las operaciones.

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de visitantes?

Los sistemas modernos de gestión de visitantes brindan a sus huéspedes una experiencia fluida y segura en sus instalaciones. Los detalles dependen del aspecto de tu sitio, pero un flujo genérico seguirá estos pasos:

1. Preinscripción: Usted preinscribe a su huésped, añadiendo sus detalles, el propósito de la visita y la hora de la cita. Luego, el sistema envía una invitación automática al visitante, que a menudo incluye un código QR único, instrucciones e información sobre el sitio.

2. Llegada y registro: El visitante llega y utiliza un quiosco de facturación o una tableta. Pueden usar su código QR de preinscripción o escribir su nombre. El sistema los guía a través de los pasos, que pueden incluir:

• Confirmando sus datos
• Tomar una foto para su placa
• Completar digitalmente documentos como NDA, cuestionarios de salud o exenciones

3. Notificación al anfitrión: Una vez que el visitante se registra, el sistema le notifica su llegada por correo electrónico, SMS o aplicación de mensajería.

4. Impresión de insignias: El sistema también imprimirá una tarjeta de visitante, que normalmente incluye su nombre, empresa, foto, fecha y su nombre. Esto hace que sean fácilmente identificables durante su visita.

5. Concesión de acceso: En un sistema integrado, la plataforma de gestión de visitantes se comunica con el sistema de control de acceso del edificio. Una credencial impresa o una credencial móvil permiten el acceso temporal a habitaciones o áreas específicas, de modo que los visitantes solo pueden acceder a lo que necesitan.

6. Registro de datos y mantenimiento de registros: Cada acción, desde la entrada hasta la salida, se registra de forma segura con marcas de tiempo y otros detalles. Estos datos crean un registro de auditoría completo para la seguridad, el cumplimiento y las emergencias.

7. Salida: Cuando termina la visita, el huésped se retira en el quiosco o escanea su credencial. También devolverán su credencial de visitante. Esta acción actualiza el registro de visitantes inmediatamente para obtener un recuento preciso de todas las personas que se encuentran en el sitio.

Características clave de los principales sistemas de gestión de visitantes en 2025

Así como su proceso de usuario será único, también lo serán las funciones importantes de cualquier sistema que elija. En cualquier caso, todavía existen algunos fundamentos vitales para los sistemas de gestión de visitantes.

Usabilidad y funcionalidad

• Flujos de trabajo de registro personaliz: Personalice su experiencia de inicio de sesión para diferentes tipos de visitantes, departamentos o propósitos. Recopila solo la información necesaria y reúne las firmas y los formularios pertinentes.
• Notificaciones de visitantes en tiempo real: Reciba alertas instantáneas cuando llegue un huésped, lo que minimiza los tiempos de espera y mejora la comunicación.
• Inicio de sesión sin contacto: Cree una experiencia de registro higiénica y cómoda sin contacto con códigos QR, aplicaciones móviles o incluso reconocimiento facial.
• Impresión de insignias: Automatice la impresión de tarjetas de visita profesionales y personalizables para una fácil identificación.

Protocolos de seguridad

• Verificación de identidad y selección de listas de seguimiento: escanea las identificaciones emitidas por el gobierno para verificarlas y compara automáticamente a los visitantes con las listas de seguimiento internas o externas para mejorar la seguridad.
• Firma digital de documentos: Capture firmas electrónicas para acuerdos de confidencialidad, exenciones de responsabilidad, instrucciones de seguridad u otros documentos críticos.
• Registro de datos, informes y análisis: Automatice el mantenimiento de registros detallados y utilice la función de búsqueda y las herramientas de generación de informes para generar información sobre el tráfico de visitantes, las horas punta y el cumplimiento de las normas.

Escalabilidad

• Integración con los sistemas existentes: Cree un sistema operativo y de seguridad unificado integrándolo con su tecnología actual, como el control de acceso, las cámaras, los directorios de recursos humanos, los calendarios y los sistemas de notificación de emergencias.
• Administración de múltiples ubicaciones: Gestione el tráfico de visitantes en varios sitios desde un panel centralizado.

6 beneficios de usar un sistema de gestión de visitantes para su negocio

Es fácil pensar en la gestión de visitantes como una simple tarea administrativa que no merece mucha atención. Sin embargo, dista mucho de ser simple y, de hecho, puede ofrecer algunos beneficios tangibles a su empresa y a sus visitantes.

1. Mejora de la experiencia y la eficiencia de los visitantes: Causa una excelente primera impresión. Los huéspedes aprecian un proceso de registro rápido, profesional e intuitivo. Para tu personal, la automatización de esta administración inicial les ahorrará un tiempo valioso.
2. Seguridad y responsabilidad mejoradas: Mejore su seguridad física al saber con precisión quién está en su edificio en todo momento. Impida el acceso no autorizado y consulte la información crítica en caso de que se produzca un incidente.
3. Registros sólidos de cumplimiento y auditoría: Cumpla con los requisitos reglamentarios en materia de datos, privacidad y seguridad de los visitantes. Los registros detallados y con fecha y hora están disponibles para todas las auditorías e investigaciones, lo que garantiza la transparencia y la responsabilidad. ¡Su equipo de cumplimiento se lo agradecerá!
4. Reducción de la carga administrativa: La automatización de las tareas de registro permite al personal de recepción centrarse en los servicios a los huéspedes y en todas sus demás tareas. Los procedimientos de registro manual rara vez suponen un uso eficiente de los recursos.
5. Mejor preparación para emergencias: En caso de emergencia, debe saber quién está en el edificio y dónde. Tener acceso instantáneo a registros de visitantes precisos le brinda un problema menos que gestionar en una situación de emergencia.
6. Toma de decisiones basada en datos: Los datos de su sistema pueden proporcionar información sobre los patrones de tráfico de visitantes, las horas pico e incluso la actividad de los anfitriones. Con esto, puede optimizar la programación, el diseño del lobby y resaltar los puntos débiles de la seguridad.

Elegir el sistema de gestión de visitantes adecuado

Al elegir un sistema de gestión de visitantes, debes tener en cuenta:

• Volumen promedio de visitantes
• Tamaño y complejidad de su (s) sitio (s)
• Cualquier necesidad de seguridad específica (normativa industrial o regional)
• Presupueste ahora y en el futuro (incluidos los costos de ampliación o reducción)
• Escalabilidad, para que pueda elegir un sistema que crezca con su organización

A continuación, decida si un sistema instalado localmente o un sistema basado en la nube se adapta mejor a sus recursos empresariales y de TI. La mayoría de las empresas modernas optan por soluciones basadas en la nube por su costo, simplicidad y facilidad de uso, pero los sistemas locales pueden ofrecer más control y seguridad.

Por último, asegúrese de que el sistema ofrezca las funciones esenciales que necesita, algunas de las cuales ya hemos explicado en la sección anterior.

Cómo Acre Security agiliza la gestión de visitantes

Haber entregado sistemas de gestión de visitantes para empresas como Google, sabemos cómo diseñar un sistema que sea a la vez elegante y robusto.

Estamos orgullosos de la cantidad de personalización que podemos ofrecer, incluidas las integraciones profundas con varios sistemas. La seguridad de Acre no ofrece una solución única para todos los casos. Solo obtendrá una solución personalizada que sea exclusivamente adecuada para su organización.

Ya sea que necesite supervisar cientos de visitantes diarios o docenas de ubicaciones en todo el país, podemos ayudarlo. Si está interesado, puede obtenga más información sobre nuestros sistemas de gestión de visitantes.

Las primeras impresiones cuentan mucho

Una cálida bienvenida es muy útil, al igual que un sistema moderno de gestión de visitantes. No solo puede brindar a sus huéspedes una experiencia de cinco estrellas, sino que también mejora su seguridad, cumplimiento y operaciones.

La elección correcta del sistema hará que cada visita comience con el pie derecho, además de proteger sus instalaciones y ayudar a su personal.

Ponte en contacto con nosotros y hablemos de cómo podemos ayudarte con la gestión de visitantes.