Sistemi di gestione dei visitatori: cosa sono e come funzionano?

Quando si ha un flusso costante di visitatori che entrano ed escono dai locali, è necessario che il processo proceda senza intoppi. In caso contrario, si rischiano code nella migliore delle ipotesi e violazioni della sicurezza nel peggiore dei casi.

Quindi, come può la tua organizzazione gestire tutti questi andirivieni? Un sistema di gestione dei visitatori può fare tutto.

Alla fine di questo articolo, capirai i sistemi di gestione dei visitatori, perché sono importanti e come funzionano. Vedremo cosa offrono i diversi tipi e spiegheremo come scegliere il sistema giusto per le tue esigenze specifiche.

Cos'è un sistema di gestione dei visitatori?

Un sistema di gestione dei visitatori accoglie, accede, traccia e disconnette tutti gli ospiti della tua sede. In passato, ciò poteva essere fatto con un giornale di bordo cartaceo alla reception. L'aggiornamento digitale aggiunge molta più efficienza, tracciabilità e conformità.

Molto più di un caloroso benvenuto, i sistemi di gestione digitali possono monitorare la presenza di un ospite durante la sua visita, il che è un vero vantaggio per la sicurezza.

Perché i sistemi di gestione dei visitatori sono così importanti nel 2025?

Esistono tre modi principali in cui i sistemi di gestione dei visitatori aggiungono valore alle organizzazioni.

1. Sicurezza

Ogni azienda deve stare attenta alle minacce alla sicurezza, in modo da poter proteggere il personale e le risorse. Se non sai chi è in loco e perché, puoi davvero dire che i tuoi locali sono sicuri?

I moderni sistemi di gestione dei visitatori possono selezionare gli ospiti rispetto alle watchlist interne o esterne, prevenendo gli accessi non autorizzati e identificando immediatamente le potenziali minacce. Questo approccio proattivo salvaguarda l'intera organizzazione.

2. Conformità

La maggior parte delle aziende deve rispettare le normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati (ad esempio GDPR e OSHA, rispettivamente). Alcuni settori, come l'istruzione o l'assistenza sanitaria, hanno anche rigidi protocolli di protezione da prendere in considerazione.

I sistemi di gestione dei visitatori aiutano a soddisfare queste esigenze. Oltre a raccogliere e archiviare i dati dei visitatori in modo sicuro, possono anche ottenere il consenso digitale per le NDA o i briefing sulla sicurezza, oltre a fornire audit trail accurati.

3. Efficienza

Chiedere al team della reception di gestire ogni accesso è uno spreco di risorse, soprattutto nelle ore di punta.

I sistemi digitali automatizzano le parti ripetitive della gestione dei visitatori, consentendo al personale di concentrarsi su attività più preziose e mantenendo il contatto personale con tutti gli ospiti.

I sistemi di gestione dei visitatori sono un ottimo investimento, rendendo la tua organizzazione più efficiente e sicura. Evitare costose multe e violazioni offre un ROI quantificabile, ma la tranquillità offerta da questi sistemi non ha prezzo.

Le opzioni del sistema di gestione dei visitatori: da soluzioni cartacee a soluzioni basate su cloud

La gestione dei visitatori si è evoluta in modo significativo rispetto ai fogli di accesso e agli adesivi con i nomi. Con ciò è arrivata l'evoluzione varietà, quindi c'è qualcosa per ogni organizzazione.

Diari di bordo cartacei

Se preferisci o puoi permetterti solo un sistema analogico, un registro dei visitatori scritto a mano è meglio di niente.

Sono semplici da implementare, ma offrono poca o nessuna sicurezza, precisione o tracciamento. Anche la privacy è un problema. Chiunque può leggere e vedere i dettagli dei visitatori precedenti.

Sono più adatti per ambienti a basso rischio o su piccola scala in cui non sono necessarie soluzioni digitali.

Sistemi on-premise

Questi sistemi prevedono l'installazione e la manutenzione di software e hardware sui server e sulla rete locali.

Offrono il massimo controllo e personalizzazione dei dati, rendendoli adatti a organizzazioni di medie e grandi dimensioni con requisiti o pressioni normative specifici.

Tuttavia, in genere richiedono un investimento iniziale più elevato e risorse IT dedicate per la manutenzione e gli aggiornamenti.

Sistemi basati su cloud

La soluzione più popolare, i sistemi basati su cloud sono piattaforme accessibili dal web ospitate e gestite da un provider terzo.

Sono altamente flessibili, scalabili e offrono accesso remoto per una facile gestione da qualsiasi luogo. Altri vantaggi includono aggiornamenti automatici, costi iniziali inferiori e una gestione generale più semplice.

Per la loro accessibilità e facilità d'uso, i sistemi basati su cloud sono una scelta intelligente per le aziende che necessitano di agilità ed efficienza dei costi.

Sistemi basati su dispositivi mobili

Spesso componenti di soluzioni basate su cloud, i sistemi mobili utilizzano app per smartphone per le funzioni di preregistrazione e check-in. I visitatori possono ricevere i codici QR sui loro telefoni e scansionarli all'arrivo per il check-in senza contatto.

Questa opzione è ottima per comodità e velocità, ma può comportare un costo aggiuntivo.

Sistemi integrati

Le soluzioni più avanzate collegano la gestione dei visitatori con altri sistemi operativi e di sicurezza principali. Potrebbe includere integrazione con il controllo degli accessi agli edifici, telecamere di sorveglianza, elenchi dei dipendenti e persino sistemi HR.

Queste integrazioni consentono ai dati dei visitatori di fluire tra team e sistemi, migliorando la sicurezza e semplificando le operazioni.

Come funzionano i sistemi di gestione dei visitatori?

I moderni sistemi di gestione dei visitatori offrono ai tuoi ospiti un'esperienza fluida e sicura nei tuoi locali. Le specifiche dipendono dall'aspetto del tuo sito, ma un flusso generico seguirà questi passaggi:

1. Pre-registrazione: Pre-registri il tuo ospite, aggiungendone i dettagli, lo scopo della visita e l'orario dell'appuntamento. Il sistema invia quindi un invito automatico al visitatore, che spesso include un codice QR univoco, indicazioni stradali e informazioni sul sito.

2. Arrivo e check-in: Il visitatore arriva e utilizza un chiosco o un tablet per il check-in. Possono utilizzare il codice QR di preregistrazione o digitare il proprio nome. Il sistema li guida attraverso i passaggi, che potrebbero includere:

• Conferma dei loro dati
• Scattare una foto per il loro distintivo
• Compilazione digitale di documenti come accordi di non divulgazione, questionari sanitari o deroghe

3. Notifica all'host: una volta effettuato il check-in, il sistema ti avvisa del suo arrivo tramite e-mail, SMS o app di messaggistica.

4. Stampa di badge: il sistema stamperà anche un badge per i visitatori, che in genere include il nome, l'azienda, la foto, la data e il tuo nome. Questo li rende facilmente identificabili durante la loro visita.

5. Concessione dell'accesso: In un sistema integrato, la piattaforma di gestione dei visitatori comunica con il sistema di controllo degli accessi dell'edificio. Un badge stampato o una credenziale mobile garantisce l'accesso temporaneo a stanze o aree specifiche, in modo che i visitatori possano accedere solo a ciò di cui hanno bisogno.

6. Registrazione e conservazione dei dati: ogni azione, dal check-in al check-out, viene registrata in modo sicuro con timestamp e altri dettagli. Questi dati creano un audit trail completo per la sicurezza, la conformità e le emergenze.

7. Partenza: Al termine della visita, l'ospite effettua il check-out al chiosco o scansionando il badge. Restituiranno anche il badge da visitatore. Questa azione aggiorna immediatamente il registro dei visitatori per un conteggio accurato di tutti i visitatori presenti.

Caratteristiche principali dei principali sistemi di gestione dei visitatori nel 2025

Proprio come il tuo processo utente sarà unico, così saranno le funzionalità importanti di qualsiasi sistema tu scelga. Indipendentemente da ciò, ci sono ancora alcune basi vitali dei sistemi di gestione dei visitatori.

Usabilità e funzionalità

• Flussi di lavoro di check-in personalizzabili: personalizza la tua esperienza di accesso per diversi tipi di visitatori, reparti o scopi. Raccogli solo le informazioni necessarie e raccogli firme e moduli pertinenti.
• Notifiche dei visitatori in tempo reale: ricevi avvisi istantanei quando arriva un ospite, riducendo al minimo i tempi di attesa e migliorando la comunicazione.
• Accesso senza contatto: crea un'esperienza di check-in senza contatto igienica e comoda con codici QR, app mobili o persino riconoscimento facciale.
• Stampa di badge: Stampa automatica di badge per visitatori professionali e personalizzabili per una facile identificazione.

Protocolli di sicurezza

• Verifica dell'identità e selezione della lista di controllo: scansiona gli ID rilasciati dal governo per la verifica e confronta automaticamente i visitatori con le watchlist interne o esterne per una maggiore sicurezza.
• Firma digitale dei documenti: acquisisci firme elettroniche per accordi di non divulgazione, esenzioni di responsabilità, briefing sulla sicurezza o altri documenti critici.
• Registrazione, reportistica e analisi dei dati: Automatizza la registrazione dettagliata e utilizza la funzione di ricerca e gli strumenti di reporting per generare informazioni sul traffico dei visitatori, sugli orari di punta e sul rispetto della conformità.

Scalabilità

• Integrazione con sistemi esistenti: crea un sistema operativo e di sicurezza unificato integrandolo con la tua tecnologia esistente, come il controllo degli accessi, le telecamere, gli elenchi delle risorse umane, i calendari e i sistemi di notifica di emergenza.
• Gestione di più sedi: gestisci il traffico dei visitatori su più siti da una dashboard centralizzata.

6 vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione dei visitatori per la tua azienda

È facile pensare alla gestione dei visitatori come a una semplice attività amministrativa che non merita molta considerazione. È tutt'altro che semplice, tuttavia, e può effettivamente offrire alcuni vantaggi tangibili alla tua attività e ai tuoi visitatori.

1. Esperienza ed efficienza migliorate per i visitatori: Fai un'ottima prima impressione. Gli ospiti apprezzano una procedura di check-in rapida, professionale e intuitiva. Per il personale, l'automazione di questo amministratore iniziale farà risparmiare tempo prezioso.
2. Sicurezza e responsabilità migliorate: Migliora la tua sicurezza fisica sapendo con precisione chi si trova nel tuo edificio in ogni momento. Impedisci l'accesso non autorizzato e fai riferimento alle informazioni critiche in caso di incidente.
3. Robusti percorsi di conformità e audit: Soddisfa i requisiti normativi per i dati, la privacy e la sicurezza dei visitatori. Registri dettagliati e con data e ora sono prontamente disponibili per tutti gli audit e le indagini, garantendo trasparenza e responsabilità. Il tuo team addetto alla conformità ti ringrazierà!
4. Riduzione degli oneri amministrativi: L'automazione delle attività di check-in consente al personale della reception di concentrarsi sui servizi agli ospiti e su tutti gli altri compiti. Le procedure di check-in manuale sono raramente un uso efficiente delle risorse.
5. Migliore preparazione alle emergenze: In caso di emergenza, devi sapere chi si trova nell'edificio e dove. L'accesso immediato a registri accurati dei visitatori ti consente di gestire un problema in meno in caso di emergenza.
6. Processo decisionale basato sui dati: I dati del tuo sistema possono fornire informazioni sui modelli di traffico dei visitatori, sulle ore di punta e persino sull'attività degli host. In questo modo, puoi ottimizzare la pianificazione, la progettazione delle lobby ed evidenziare i punti deboli della sicurezza.

Scegliere il giusto sistema di gestione dei visitatori

Quando si sceglie un sistema di gestione dei visitatori, è necessario tenere presente:

• Volume medio di visitatori
• Dimensioni e complessità del/i sito/i
• Eventuali esigenze di sicurezza specifiche (normative di settore o regionali)
• Budget attuale e futuro (inclusi i costi per l'aumento o la riduzione)
• Scalabilità, così puoi scegliere un sistema che cresce con la tua organizzazione

Successivamente, decidi se un sistema installato localmente o un sistema basato su cloud si adatta meglio alla tua azienda e alle tue risorse IT. La maggior parte delle aziende moderne opta per soluzioni basate sul cloud per costi, semplicità e facilità d'uso, ma i sistemi locali possono offrire maggiore controllo e sicurezza.

Infine, assicurati che il sistema offra le funzionalità essenziali di cui hai bisogno, alcune delle quali abbiamo già trattato nella sezione precedente.

In che modo Acre Security semplifica la gestione dei visitatori

Avendo fornito sistemi di gestione dei visitatori per aziende tra cui Google, sappiamo come progettare un sistema che sia allo stesso tempo agile e robusto.

Siamo orgogliosi di quanta personalizzazione possiamo offrire, comprese integrazioni profonde con più sistemi. La sicurezza di Acre non è valida per tutti: avrai sempre e solo una soluzione su misura adatta alla tua organizzazione.

Che tu abbia bisogno di supervisionare centinaia di visitatori giornalieri o dozzine di sedi a livello nazionale, possiamo aiutarti. Se sei interessato, puoi scopri di più sui nostri sistemi di gestione dei visitatori.

Le prime impressioni contano molto

Un caloroso benvenuto fa molto, così come un moderno sistema di gestione dei visitatori. Non solo può fornire ai tuoi ospiti un'esperienza a cinque stelle, ma migliora anche la sicurezza, la conformità e le operazioni.

La scelta del sistema giusto consentirà di avviare ogni visita con il piede giusto, oltre a proteggere i locali e aiutare il personale.

Contattaci e vediamo come possiamo aiutarti nella gestione dei visitatori.