Systèmes de gestion des visiteurs : que sont-ils et comment fonctionnent-ils ?

Lorsque vous avez un flux constant de visiteurs entrant et sortant de vos locaux, vous devez que le processus se déroule sans heurts. Si ce n'est pas le cas, vous risquez au mieux des files d'attente et, au pire, des failles de sécurité.

Alors, comment votre organisation peut-elle gérer toutes ces allées et venues ? Un système de gestion des visiteurs peut tout faire.

À la fin de cet article, vous comprendrez les systèmes de gestion des visiteurs, leur importance et leur fonctionnement. Nous examinerons ce que proposent les différents types et expliquerons comment vous pouvez choisir le système adapté à vos besoins uniques.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs accueille, enregistre, suit et déconnecte tous les clients de vos locaux. Dans le passé, cela aurait pu être fait avec un journal de bord papier à la réception. La mise à niveau numérique améliore considérablement l'efficacité, la traçabilité et la conformité.

Bien plus qu'un accueil chaleureux, les systèmes de gestion numériques permettent de surveiller la présence d'un client tout au long de sa visite, ce qui constitue une véritable aubaine pour la sécurité.

Pourquoi les systèmes de gestion des visiteurs sont-ils si importants en 2025 ?

Les systèmes de gestion des visiteurs apportent de la valeur aux organisations de trois manières principales.

1. Sécurité

Chaque entreprise doit être vigilante face aux menaces de sécurité afin de protéger son personnel et ses actifs. Si vous ne savez pas qui est sur place et pourquoi, pouvez-vous vraiment dire que vos locaux sont sécurisés ?

Les systèmes modernes de gestion des visiteurs peuvent filtrer les visiteurs par rapport à des listes de surveillance internes ou externes, empêcher tout accès non autorisé et identifier immédiatement les menaces potentielles. Cette approche proactive protège l'ensemble de votre organisation.

2. Conformité

La plupart des entreprises doivent respecter les réglementations en matière de confidentialité et de sécurité des données (par exemple, le RGPD et l'OSHA, respectivement). Certains secteurs, comme l'éducation ou la santé, ont également des protocoles de sauvegarde stricts à prendre en compte.

Les systèmes de gestion des visiteurs permettent de répondre à ces demandes. En plus de collecter et de stocker les données des visiteurs en toute sécurité, ils peuvent également obtenir le consentement numérique pour les accords de confidentialité ou les briefings de sécurité, ainsi que fournir des pistes d'audit précises.

3. Efficacité

Demander à votre équipe de réception de gérer chaque inscription est un gaspillage de ressources, surtout pendant les heures de pointe.

Les systèmes numériques automatisent les étapes répétitives de la gestion des visiteurs, permettant ainsi au personnel de se concentrer sur des activités plus utiles tout en gardant un contact personnel avec tous les clients.

Les systèmes de gestion des visiteurs sont un excellent investissement, ce qui rend votre organisation plus efficace et plus sûre. Le fait d'éviter des amendes coûteuses et des violations permet d'obtenir un retour sur investissement quantifiable, mais la tranquillité d'esprit que ces systèmes offrent n'a pas de prix.

Les options du système de gestion des visiteurs : du papier aux solutions basées sur le cloud

La gestion des visiteurs a considérablement évolué à partir des feuilles d'inscription et des autocollants nominatifs. Cette évolution s'est accompagnée variété, il y en a donc pour tous les goûts et toutes les organisations.

Carnets de bord en papier

Si vous préférez ou ne pouvez vous permettre qu'un système analogique, un journal de visite manuscrit est mieux que rien.

Ils sont simples à mettre en œuvre, mais ils offrent peu ou pas de sécurité, de précision ou de suivi. La confidentialité est également une préoccupation. Tout le monde peut lire et voir les détails des visiteurs précédents.

Ils sont particulièrement adaptés aux environnements à faible risque ou à petite échelle où les solutions numériques ne sont pas nécessaires.

Systèmes sur site

Ces systèmes impliquent l'installation et la maintenance de logiciels et de matériel sur vos propres serveurs et réseaux locaux.

Ils offrent un contrôle et une personnalisation maximaux des données, ce qui les rend adaptés aux moyennes et grandes organisations ayant des exigences spécifiques ou des pressions réglementaires.

Cependant, ils ont généralement besoin d'un investissement initial plus élevé et de ressources informatiques dédiées à la maintenance et aux mises à jour.

Systèmes basés sur le cloud

Solution la plus populaire, les systèmes basés sur le cloud sont des plateformes accessibles sur le Web hébergées et gérées par un fournisseur tiers.

Ils sont très flexibles, évolutifs et offrent un accès à distance pour une gestion facile, où que vous soyez. Parmi les autres avantages, citons les mises à jour automatiques, la réduction des coûts initiaux et la simplification de la gestion générale.

En raison de leur accessibilité et de leur facilité d'utilisation, les systèmes basés sur le cloud constituent un choix judicieux pour les entreprises qui ont besoin d'agilité et de rentabilité.

Systèmes mobiles

Souvent intégrés à des solutions basées sur le cloud, les systèmes mobiles utilisent des applications pour smartphones pour les fonctions de pré-enregistrement et d'enregistrement. Les visiteurs peuvent recevoir des codes QR sur leur téléphone et les scanner à leur arrivée pour un enregistrement sans contact.

Cette option est idéale pour la commodité et la rapidité, mais peut entraîner des frais supplémentaires.

Systèmes intégrés

Les solutions les plus avancées relient la gestion des visiteurs à d'autres systèmes de sécurité et d'exploitation de base. Cela peut inclure intégration avec le contrôle d'accès aux bâtiments, des caméras de surveillance, des annuaires d'employés et même des systèmes RH.

Ces intégrations permettent aux données des visiteurs de circuler entre les équipes et les systèmes, renforçant ainsi la sécurité et simplifiant les opérations.

Comment fonctionnent les systèmes de gestion des visiteurs ?

Les systèmes modernes de gestion des visiteurs offrent à vos clients une expérience fluide et sécurisée dans vos locaux. Les détails dépendent de l'apparence de votre site, mais un flux générique suivra les étapes suivantes :

1. Pré-enregistrement: Vous pré-enregistrez votre invité, en ajoutant ses coordonnées, le but de la visite et l'heure du rendez-vous. Le système envoie ensuite une invitation automatique au visiteur, comprenant souvent un code QR unique, un itinéraire et des informations sur le site.

2. Arrivée et enregistrement: Le visiteur arrive et utilise une borne d'enregistrement ou une tablette. Ils peuvent utiliser leur code QR de pré-inscription ou saisir leur nom. Le système les guide à travers les étapes, qui peuvent inclure :

• Confirmation de leurs coordonnées
• Prendre une photo pour leur badge
• Remplissage numérique de documents tels que des accords de confidentialité, des questionnaires de santé ou des dérogations

3. Notification de l'hôte: Une fois que le visiteur est enregistré, le système vous informe de son arrivée par e-mail, SMS ou application de messagerie.

4. Impression de badges: Le système imprime également un badge visiteur, qui comprend généralement son nom, son entreprise, sa photo, sa date et votre nom. Ils sont ainsi facilement identifiables tout au long de leur visite.

5. Octroi d'accès: Dans un système intégré, la plateforme de gestion des visiteurs communique avec le système de contrôle d'accès du bâtiment. Un badge imprimé ou un identifiant mobile permet d'accéder temporairement à des pièces ou à des zones spécifiques, afin que les visiteurs ne puissent accéder qu'à ce dont ils ont besoin.

6. Enregistrement des données et tenue de registres: chaque action, de l'enregistrement au départ, est enregistrée en toute sécurité avec des horodatages et d'autres informations. Ces données créent une piste d'audit complète pour la sécurité, la conformité et les urgences.

7. Départ: À la fin de la visite, le client part à la borne ou en scannant son badge. Ils retourneront également leur badge de visiteur. Cette action met immédiatement à jour le journal des visiteurs pour un décompte précis de toutes les personnes présentes sur place.

Principales caractéristiques des meilleurs systèmes de gestion des visiteurs en 2025

Tout comme votre processus utilisateur sera unique, les fonctionnalités importantes de tout système que vous choisirez le seront également. Quoi qu'il en soit, les systèmes de gestion des visiteurs reposent encore sur certains fondements essentiels.

Utilisabilité et fonctionnalité

• Flux de travail d'enregistrement personnalisables: adaptez votre expérience de connexion aux différents types de visiteurs, départements ou objectifs. Ne collectez que les informations nécessaires et collectez les signatures et les formulaires pertinents.
• Notifications aux visiteurs en temps: recevez des alertes instantanées lorsqu'un client arrive, minimisez les temps d'attente et améliorez la communication.
• Connexion sans contact: créez une expérience d'enregistrement sans contact hygiénique et pratique à l'aide de codes QR, d'applications mobiles ou même de reconnaissance faciale.
• Impression de badges: Automatisez l'impression de badges visiteurs professionnels et personnalisables pour une identification facile.

Protocoles de sécurité

• Vérification de l'identité et filtrage des listes de surveillance: scannez les pièces d'identité émises par le gouvernement à des fins de vérification et repérez automatiquement les visiteurs avec des listes de surveillance internes ou externes pour renforcer la sécurité.
• Signature de documents numériques: Capturez des signatures électroniques pour les accords de confidentialité, les exonérations de responsabilité, les exposés de sécurité ou d'autres documents critiques.
• Enregistrement des données, rapports et analyses: Automatisez la tenue de registres détaillés et utilisez la fonction de recherche et les outils de reporting pour générer des informations sur le trafic des visiteurs, les heures de pointe et le respect de la conformité.

Évolutivité

• Intégration avec les systèmes existants: créez un système de sécurité et d'exploitation unifié en l'intégrant à vos technologies existantes, telles que le contrôle d'accès, les caméras, les annuaires des ressources humaines, les calendriers et les systèmes de notification d'urgence.
• Gestion de plusieurs sites: gérez le trafic des visiteurs sur plusieurs sites à partir d'un tableau de bord centralisé.

6 avantages de l'utilisation d'un système de gestion des visiteurs pour votre entreprise

Il est facile de considérer la gestion des visiteurs comme une simple tâche administrative qui ne mérite pas beaucoup d'attention. C'est loin d'être simple, et cela peut en fait apporter des avantages tangibles à votre entreprise et à vos visiteurs.

1. Expérience et efficacité améliorées pour les visiteurs: Faites une bonne première impression. Les clients apprécient un processus d'enregistrement rapide, professionnel et intuitif. L'automatisation de cette administration initiale permettra à votre personnel de gagner un temps précieux.
2. Sécurité et responsabilité renforcées: Améliorez votre sécurité physique en sachant précisément qui se trouve dans votre bâtiment à tout moment. Empêchez tout accès non autorisé et référencez les informations critiques en cas d'incident.
3. Pistes de conformité et d'audit robustes : Respectez les exigences réglementaires en matière de données des visiteurs, de confidentialité et de sécurité. Des journaux détaillés et horodatés sont facilement disponibles pour tous les audits et enquêtes, garantissant ainsi la transparence et la responsabilité. Votre équipe chargée de la conformité vous en sera reconnaissante !
4. Réduction de la charge administrative: L'automatisation des tâches d'enregistrement permet au personnel de la réception de se concentrer sur le service à la clientèle et sur toutes ses autres tâches. Les procédures d'enregistrement manuelles constituent rarement une utilisation efficace des ressources.
5. Meilleure préparation aux situations d'urgence : En cas d'urgence, vous devez savoir qui se trouve dans le bâtiment et où. L'accès instantané à des journaux de visiteurs précis vous permet de gérer un problème de moins en cas d'urgence.
6. Prise de décision basée sur les données : Les données de votre système peuvent fournir des informations sur les modèles de trafic des visiteurs, les heures de pointe et même l'activité des hôtes. Grâce à cela, vous pouvez optimiser la planification, la conception du lobby et mettre en évidence les points faibles en matière de sécurité.

Choisir le bon système de gestion des visiteurs

Lorsque vous choisissez un système de gestion des visiteurs, vous devez garder à l'esprit :

• Volume moyen de visiteurs
• Taille et complexité de votre/vos site (s)
• Tout besoin de sécurité spécifique (réglementation industrielle ou régionale)
• Budget actuel et futur (y compris les coûts liés à l'augmentation ou à la réduction)
• Évolutivité, afin que vous puissiez choisir un système qui évolue avec votre organisation

Ensuite, déterminez si un système installé localement ou un système basé sur le cloud convient le mieux à votre entreprise et à vos ressources informatiques. La plupart des entreprises modernes optent pour des solutions basées sur le cloud pour des raisons de coût, de simplicité et de facilité d'utilisation, mais les systèmes locaux peuvent offrir davantage de contrôle et de sécurité.

Enfin, assurez-vous que le système offre les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, dont certaines ont déjà été abordées dans la section ci-dessus.

Comment Acre Security rationalise la gestion des visiteurs

Ayant fourni des systèmes de gestion des visiteurs pour des entreprises, dont Google, nous savons comment concevoir un système à la fois élégant et robuste.

Nous sommes fiers du degré de personnalisation que nous pouvons proposer, notamment des intégrations approfondies avec de nombreux systèmes. Il n'existe pas de solution unique avec Acre Security, vous ne bénéficierez que d'une solution sur mesure parfaitement adaptée à votre organisation.

Que vous ayez besoin de superviser des centaines de visiteurs quotidiens ou des dizaines de sites dans tout le pays, nous pouvons vous aider. Si cela vous intéresse, vous pouvez en savoir plus sur nos systèmes de gestion des visiteurs.

Les premières impressions comptent beaucoup

Un accueil chaleureux est essentiel, tout comme un système moderne de gestion des visiteurs. Non seulement il peut offrir à vos clients une expérience cinq étoiles, mais il améliore également votre sécurité, votre conformité et vos opérations.

Le bon choix de système permettra de démarrer chaque visite du bon pied, de sécuriser vos locaux et d'aider votre personnel.

Contactez-nous et discutons de la manière dont nous pouvons vous aider à gérer les visiteurs.