访客管理系统：它们是什么以及它们是如何工作的？

当您有源源不断的访客进出您的场所时，您需要顺利进行整个流程。否则，充其量只能冒排队的风险，最坏的情况是安全漏洞的风险。

那么，您的组织如何管理所有这些来往呢？访客管理系统可以完成所有工作。

在本文结束时，您将了解访客管理系统、它们为何重要以及它们的工作原理。我们将研究不同类型提供的功能，并解释如何根据自己的独特需求选择合适的系统。

什么是访客管理系统？

访客管理系统欢迎、登录、跟踪和签出您场所中的每位访客。过去，这可能是通过接待处的纸质日志来完成的。数字化升级大大提高了效率、可追溯性和合规性。

数字管理系统远不止是热烈欢迎，它还可以在访客整个访问期间监控其在场情况，这确实为安全带来了好处。

为什么访客管理系统在 2025 年如此重要？

访客管理系统可以通过三种关键方式为组织增加价值。

1。安全

每个企业都需要警惕安全威胁，这样他们才能确保员工和资产的安全。如果你不知道谁在现场以及为什么，你真的能说你的场所安全吗？

现代访客管理系统可以根据内部或外部监视列表对访客进行筛选，防止未经授权的访问并立即识别潜在威胁。这种主动的方法可以保护您的整个组织。

2。合规性

大多数企业必须遵守数据隐私和安全法规（例如分别为GDPR和OSHA）。某些行业，例如教育或医疗保健，也有严格的保障协议需要考虑。

访客管理系统有助于满足这些需求。除了安全地收集和存储访客数据外，他们还可以获得保密协议或安全简报的数字同意，并提供准确的审计记录。

3.效率

要求您的接待团队管理每次登录都是浪费资源，尤其是在高峰时段。

数字系统使访客管理的重复部分实现自动化，使员工能够腾出时间专注于更有价值的活动，同时与所有访客保持个人联系。

访客管理系统是 一笔不错的投资，使您的组织更加高效和安全。避免代价高昂的罚款和违规行为可以带来可量化的投资回报率，但您无法为这些系统提供的高枕无忧而付出代价。

访客管理系统选项：纸质到基于云的解决方案

访客管理已从签到表和姓名贴纸发生了重大变化。随之而来的是这种演变 品种，因此有适合每个组织的东西。

纸质日志

如果你更喜欢或只能买得起模拟系统，那么手写的访客日志总比没有好。

它们易于实现，但几乎没有安全性、准确性或跟踪功能。隐私也是一个问题。任何人都可以阅读和查看以前的访客的详细信息。

它们最适合不需要数字解决方案的低风险或小规模环境。

本地系统

这些系统涉及在您自己的本地服务器和网络上安装和维护的软件和硬件。

它们提供最大限度的数据控制和定制，使其适用于具有特定要求或监管压力的大中型组织。

但是，他们通常需要更高的前期投资和专用的IT资源来进行维护和更新。

基于云的系统

基于云的系统是最受欢迎的解决方案，是由第三方提供商托管和管理的网络访问平台。

它们高度灵活、可扩展，并提供远程访问，便于从任何地方进行管理。其他好处包括自动更新、较低的前期成本和更简便的总体管理。

由于其可访问性和易用性，对于需要敏捷性和成本效益的企业来说，基于云的系统是明智的选择。

基于移动设备的系统

移动系统通常是基于云的解决方案的组成部分，它使用智能手机应用程序来实现预注册和签到功能。访客可以在手机上收到二维码，并在抵达时扫描二维码以进行非接触式登机手续。

此选项非常方便快捷，但可能需要额外付费。

集成系统

最先进的解决方案将访客管理与其他核心安全和操作系统联系起来。它可能包括 与建筑物访问控制集成、监控摄像头、员工名录，甚至人力资源系统。

这些集成允许访客数据在团队和系统之间流动，从而增强安全性并简化操作。

访客管理系统如何运作？

现代访客管理系统为您的房客提供流畅安全的场所体验。具体情况取决于您的网站的外观，但通用流程将遵循以下步骤：

1。预注册: 您可以预先注册房客，添加他们的详细信息、访问目的和预约时间。然后，系统会自动向访客发送邀请，通常包括唯一的二维码、路线和网站信息。

2。抵达和办理登机手续：访客抵达后使用值机亭或平板电脑。他们可以使用预注册的二维码或输入他们的名字。系统引导他们完成这些步骤，其中可能包括：

• 确认他们的详细信息
• 为他们的徽章拍照
• 以数字方式填写保密协议、健康问卷或豁免等文档

3.房东通知：访客办理登机手续后，系统会通过电子邮件、短信或消息应用程序通知您他们的到来。

4。徽章印刷：系统还将打印访客徽章，通常包括他们的姓名、公司、照片、日期和您的姓名。这使他们在访问期间很容易被识别。

5。授予访问权限：在集成系统中，访客管理平台与建筑物的出入控制系统进行通信。印刷的徽章或移动凭证允许临时访问特定的房间或区域，因此访客只能访问他们需要的内容。

6。数据记录和记录保存：从办理登机手续到退房的每项操作都使用时间戳和其他详细信息进行安全记录。这些数据为安全性、合规性和紧急情况创建了全面的审计跟踪。

7。退房: 参观结束后，访客在售货亭结账或扫描徽章。他们还将归还访客徽章。此操作会立即更新访客日志，以准确统计现场所有人的数量。

2025 年顶级访客管理系统的主要功能

正如您的用户流程将是独一无二的，您选择的任何系统中的重要功能也将是独一无二的。无论如何，访客管理系统仍然有一些重要的基础。

可用性和功能

• 可自定义的签到工作流程：针对不同的访客类型、部门或目的量身定制登录体验。仅收集必要的信息并收集相关的签名和表格。
• 实时访客通知：房客抵达时获得即时提醒，最大限度地减少等待时间并改善沟通。
• 非接触式登录：使用二维码、移动应用程序甚至面部识别来营造卫生便捷的免触摸办理登机手续体验。
• 徽章印刷：自动打印专业、可定制的访客徽章，便于识别。

安全协议

• 身份验证和监视清单筛选：扫描政府签发的身份证进行验证，并自动将访客与内部或外部监视列表进行交叉引用，以增强安全性。
• 数字文件签名：获取保密协议、责任豁免、安全简报或其他重要文件的电子签名。
• 数据记录、报告和分析：自动保存详细记录，使用搜索功能和报告工具来生成有关访客流量、高峰时段和合规遵守情况的见解。

可扩展性

• 与现有系统集成：通过与访问控制、摄像头、人力资源目录、日历和紧急通知系统等现有技术集成，创建统一的安全和操作系统。
• 多地点管理：通过集中式仪表板管理多个站点的访客流量。

为您的企业使用访客管理系统的6大好处

很容易将访客管理视为一项简单的管理任务，不值得多加考虑。但是，这绝非简单，实际上可以为您的企业和访客带来一些切实的好处。

1. 改善访客体验和效率: 给人留下良好的第一印象。宾客喜欢快速、专业和直观的办理登机手续流程。对于您的员工而言，自动执行初始管理员将为他们节省宝贵的时间。
2. 增强安全性和问责制: 通过随时准确了解大楼内有谁来提高人身安全。防止未经授权的访问并在发生事故时引用关键信息。
3. 强大的合规性和审计跟踪： 满足访客数据、隐私和安全的监管要求。所有审计和调查均可随时获得带时间戳的详细日志，从而确保透明度和问责制。您的合规团队将感谢您！
4. 减轻管理负担：自动办理登机手续可以让接待人员腾出时间专注于宾客服务和所有其他职责。手动办理登机手续很少能有效利用资源。
5. 更好的应急准备： 在紧急情况下，你必须知道谁在大楼里以及在哪里。即时访问准确的访客日志，在紧急情况下可以减少一个需要管理的问题。
6. 数据驱动的决策： 来自系统的数据可以深入了解访客流量模式、高峰时段甚至房东活动。使用此功能，您可以优化日程安排、大厅设计并突出安全薄弱环节。

选择正确的访客管理系统

选择访客管理系统时，应记住：

• 平均访客量
• 您的网站的大小和复杂性
• 任何特定的安全需求（行业或地区法规）
• 现在和未来的预算（包括扩大或缩小规模的成本）
• 可扩展性，因此您可以选择与组织一起成长的系统

接下来，决定本地安装的系统还是基于云的系统最适合您的业务和IT资源。大多数现代企业选择基于云的解决方案，以提高成本、简单性和易用性，但本地系统可以提供更多的控制和安全性。

最后， 确保系统提供您需要的基本功能，其中一些功能我们已经在上面的部分中介绍了。

Acre Security 如何简化访客管理

已经交付了访客管理系统 包括谷歌在内的公司，我们知道如何设计既流畅又坚固的系统。

我们为能够提供如此多的定制服务而感到自豪，包括与多个系统的深度集成。Acre 安全性不存在放之四海而皆准的解决方案，您只能获得专为您的组织量身定制的解决方案。

无论您需要监督数百名每日访客，还是需要监督全国数十个地点，我们都可以提供帮助。如果你感兴趣，你可以 进一步了解我们的访客管理系统。

第一印象很重要

热烈欢迎大有帮助，现代访客管理系统也是如此。它不仅可以为您的客人提供五星级的体验，还可以提高您的安全性、合规性和运营。

正确的系统选择将以正确的方式开始每次访问，同时保护您的场所并帮助您的员工。

联系我们，让我们讨论如何为访客管理提供帮助。