De 5 största utmaningarna för EHS-chefer just nu

Att sätta viktiga hälso-, säkerhets- och säkerhetsåtgärder i centrum för besökarnas verksamhet har inte förändrats för miljö-, hälso- och säkerhetschefer (EHS). Det som har förändrats är förväntningarna på effektivare besöksprocesser, mer sofistikerad användning av data och mer sömlösa besökarupplevelser.

Vi tittar på de fem viktigaste utmaningarna som EHS-chefer står inför idag och hur de kan hanteras med ett smart och robust Visitor Management System (VMS).

Hantera säkerhet med föråldrade procedurer för besökarhantering

Pappersbaserade besökssystem är felbenägna, tidskrävande och kan ge en dålig varumärkesimage. De kan också äventyra säkerheten på plats. För att lindra dessa sårbarheter erbjuder ett effektivt VMS incheckningsmeddelanden skräddarsydda för varje enskild gäst, baserat på arten av deras besök. Till exempel, kandidater som besöker för intervjuer kommer att få sitt foto taget och uppmanas att underteckna hälso- och säkerhetsdeklarationer innan de beviljas åtkomst, medan externa leverantörer kommer att uppmanas att tillhandahålla ytterligare information som leveransreferensnummer. En smart VMS kommer också att spåra besökarnas plats i realtid och tillhandahålla anpassade ID-märken för kontrollerad åtkomst till specifika zoner.

Hantera efterlevnads- och revisionskrav

Att hålla sig uppdaterad om nya regler och revisionskrav är stora utmaningar för säkerhetschefer. Internationella hälso- och säkerhetsstandarder som ISO 45001 och U.S. Environmental Protection Agency och Export Administration Regulations kan snabbt och väsentligt påverka etablerade säkerhetsförfaranden. Flexibiliteten hos ett molnbaserat VMS innebär att EHS-chefer snabbt kan bygga in nya efterlevnadskrav och fånga in e-signaturer i sina besöksprocesser. Elektroniska data från ett molnbaserat VMS ger också ett digitalt granskningsspår som gör det snabbt och enkelt att extrahera exakta data för granskningsändamål.

Säkerställa säkerhet på flera platser

För internationella organisationer med flera webbplatser kan fragmenterade besökarhanteringssystem orsaka inkonsekvenser i hälso- och säkerhetsrapportering och säkerhetsbrister. För lokaler med konfidentiell information som immateriella rättigheter eller farliga områden kan detta utgöra verkliga risker. En skalbar lösning där besöksdata lagras i molnet innebär att globala EHS-chefer kan övervaka och spåra besökare på distans samtidigt som de säkerställer att regler och protokoll som är specifika för en webbplats följs.

Övervakning av entreprenörsaktivitet

Att hantera en stor mängd entreprenörer som besöker ofta är en annan typ av utmaning för EHS-chefer. En VMS med ett särskilt område för entreprenörer att ladda upp kvalifikationer, relevant licenspapper och försäkringsdokument innebär att chefer enkelt kan hålla sig à jour med sin verksamhet och efterlevnad. Det innebär också att deras inlämnade fakturor kan korsrefereras med deras registrerade besöksdata, och åtkomst för dem som inte har nödvändig efterlevnadsdokumentation, hälso- och säkerhetscertifieringar eller inte har slutfört en nyligen genomförd introduktion kan förhindras.

Säkerställa konsekventa och välkomnande besökarupplevelser

Att se till att hälso- och säkerhetsprocedurer följs ordentligt, samtidigt som det ger en enkel och intuitiv besökarupplevelse kan kännas utmanande för de EHS-chefer utan en smart VMS. Ett smidigt incheckningsarbetsflöde med anpassade ID-märken och automatisk datainsamling säkerställer en mer välkomnande besökarupplevelse och ger tid tillbaka till personalen på framsidan av huset. Gästerna behöver inte vänta med att underteckna paket med pappersarbete, och med besökaraviseringar möts de snabbare med sina värdar och kan använda meddelandekanaler för att hålla sig uppdaterade vid ankomsten.

Om du är en EHS-chef som vill förbättra någon aspekt av dina befintliga besökarhanteringsförfaranden, snälla prata med en medlem i vårt team idag.