Die 5 größten Herausforderungen, vor denen EHS-Manager derzeit stehen

Die Tatsache, dass grundlegende Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen in den Mittelpunkt des Besucherbetriebs gestellt werden, hat sich für Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsmanager (EHS) nicht geändert. Was sich geändert hat, sind die Erwartungen an effizientere Besucherprozesse, eine ausgefeiltere Nutzung von Daten und ein reibungsloseres Besuchererlebnis.

Wir schauen uns die fünf wichtigsten Herausforderungen an, mit denen EHS-Manager heute konfrontiert sind, und wie sie mit einem intelligenten und robusten Besuchermanagementsystem (VMS) angegangen werden können.

Sicherheitsmanagement mit veralteten Besuchermanagementverfahren

Besuchersysteme auf Papierbasis sind fehleranfällig, zeitaufwändig und können ein schlechtes Markenimage vermitteln. Sie können auch die Sicherheit vor Ort gefährden. Um diese Sicherheitslücken zu beheben, bietet ein effektives VMS Check-in-Aufforderungen, die auf jeden einzelnen Gast zugeschnitten sind und auf die Art seines Besuchs zugeschnitten sind. So werden beispielsweise Bewerber, die zu Vorstellungsgesprächen kommen, fotografiert und aufgefordert, Gesundheits- und Sicherheitserklärungen zu unterschreiben, bevor ihnen der Zutritt gewährt wird, während externe Lieferanten aufgefordert werden, zusätzliche Informationen wie die Referenznummer der Lieferung anzugeben. Ein intelligentes VMS verfolgt außerdem den Standort der Besucher in Echtzeit und stellt individuelle Ausweise für den kontrollierten Zugang zu bestimmten Zonen zur Verfügung.

Umgang mit Compliance- und Auditanforderungen

Den Überblick über neue Vorschriften und Prüfanforderungen zu behalten, ist eine große Herausforderung für Sicherheitsmanager. Internationale Gesundheits- und Sicherheitsstandards wie ISO 45001 und die Vorschriften der US-Umweltschutzbehörde und der Exportbehörde können sich schnell und erheblich auf etablierte Sicherheitsverfahren auswirken. Dank der Flexibilität eines cloudbasierten VMS können EHS-Manager schnell neue Compliance-Anforderungen einführen und elektronische Signaturen in ihren Besucherprozessen erfassen. Elektronische Daten aus einem Cloud-basierten VMS bieten außerdem einen digitalen Audit-Trail, sodass genaue Daten für Prüfungszwecke schnell und einfach extrahiert werden können.

Gewährleistung der Sicherheit an mehreren Standorten

Bei internationalen Organisationen mit mehreren Standorten können fragmentierte Besuchermanagementsysteme zu Inkonsistenzen bei der Gesundheits- und Sicherheitsberichterstattung und zu Sicherheitslücken führen. Bei Räumen mit vertraulichen Informationen wie geistigem Eigentum oder Gefahrenbereichen kann dies echte Risiken darstellen. Eine skalierbare Lösung, bei der Besucherdaten in der Cloud gespeichert werden, ermöglicht es globalen EHS-Managern, Besucher aus der Ferne zu überwachen und zu verfolgen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die für den Standort eines Standorts spezifischen Vorschriften und Protokolle eingehalten werden.

Überwachung der Aktivitäten des Auftragnehmers

Die Verwaltung einer großen Anzahl von Auftragnehmern, die häufig zu Besuch kommen, ist eine andere Herausforderung für EHS-Manager. Ein VMS mit einem speziellen Bereich, in dem Auftragnehmer Qualifikationen, relevante Genehmigungsunterlagen und Versicherungsdokumente hochladen können, bedeutet, dass Manager leicht über ihre Aktivitäten und die Einhaltung der Vorschriften auf dem Laufenden bleiben können. Es bedeutet auch, dass die von ihnen eingereichten Rechnungen mit ihren aufgezeichneten Besucherdaten abgeglichen werden können, und der Zugriff für diejenigen, die nicht über die erforderlichen Compliance-Unterlagen oder Gesundheits- und Sicherheitszertifizierungen verfügen oder vor Kurzem keine Einweisung abgeschlossen haben, kann verhindert werden.

Sicherstellung einheitlicher und einladender Besuchererlebnisse

Für EHS-Manager ohne intelligentes VMS kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass Gesundheits- und Sicherheitsverfahren strikt eingehalten werden, und gleichzeitig ein einfaches und intuitives Besuchererlebnis zu bieten. Ein reibungsloser Check-in-Workflow mit maßgeschneiderten Ausweisen und automatischer Datenerfassung sorgt für ein einladenderes Besuchererlebnis und gibt dem Personal an der Rezeption Zeit zurück. Gäste müssen nicht warten, um den ganzen Papierkram zu unterschreiben. Dank der Besucherbenachrichtigungen werden sie schneller mit ihren Gastgebern empfangen und können Nachrichtenkanäle nutzen, um über ihre Ankunft auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie ein EHS-Manager sind und einen Aspekt Ihrer bestehenden Besuchermanagementverfahren verbessern möchten, sprechen Sie noch heute mit einem Mitglied unseres Teams.