Le 5 maggiori sfide che i manager EHS devono affrontare in questo momento

Mettere le misure essenziali di salute e sicurezza al centro delle operazioni dei visitatori non è cambiato per i responsabili dell'ambiente, della salute e della sicurezza (EHS). Ciò che è cambiato sono le aspettative di processi più efficienti per i visitatori, un uso più sofisticato dei dati e esperienze dei visitatori più fluide.

Esaminiamo le cinque sfide principali che i manager EHS devono affrontare oggi e come possono essere affrontate con un sistema di gestione dei visitatori (VMS) intelligente e robusto.

Gestire la sicurezza con procedure di gestione dei visitatori obsolete

I sistemi di visualizzazione cartacei sono soggetti a errori, richiedono molto tempo e possono presentare un'immagine scadente del marchio. Possono inoltre compromettere la sicurezza in loco. Per ovviare a queste vulnerabilità, un VMS efficace offre istruzioni per il check-in personalizzate per ogni singolo ospite, in base alla natura della visita. Ad esempio, ai candidati in visita per i colloqui verrà scattata una foto e verrà richiesto di firmare le dichiarazioni di salute e sicurezza prima di ottenere l'accesso, mentre ai fornitori esterni verrà richiesto di fornire informazioni aggiuntive come i numeri di riferimento della consegna. Un VMS intelligente traccerà inoltre la posizione del sito dei visitatori in tempo reale e fornirà badge identificativi personalizzati per l'accesso controllato a zone specifiche.

Gestione dei requisiti di conformità e controllo

Rimanere al passo con le nuove normative e i requisiti di audit è una sfida importante per i responsabili della sicurezza. Gli standard internazionali di salute e sicurezza come ISO 45001 e i regolamenti dell'Agenzia per la protezione dell'ambiente e dell'amministrazione delle esportazioni degli Stati Uniti possono avere un impatto rapido e significativo sulle procedure di sicurezza consolidate. La flessibilità di un VMS basato su cloud consente ai responsabili EHS di integrare rapidamente nuovi requisiti di conformità e acquisire firme elettroniche nei processi dei visitatori. I dati elettronici provenienti da un VMS basato su cloud forniscono anche un audit trail digitale che rende rapida e semplice l'estrazione di dati accurati a fini di controllo.

Garantire la sicurezza in più sedi

Per le organizzazioni internazionali con più sedi, la frammentazione dei sistemi di gestione dei visitatori può causare incongruenze nella rendicontazione di salute e sicurezza e lacune di sicurezza. Per i locali con informazioni riservate come la proprietà intellettuale o le aree pericolose, ciò può comportare rischi reali. Una soluzione scalabile in cui i dati dei visitatori sono archiviati nel cloud consente ai responsabili EHS globali di monitorare e tracciare i visitatori da remoto, garantendo al contempo il rispetto delle normative e dei protocolli specifici per la posizione di un sito.

Supervisione dell'attività degli appaltatori

La gestione di un elevato volume di appaltatori che visitano frequentemente è un tipo diverso di sfida per i responsabili EHS. Un VMS con un'area dedicata in cui gli appaltatori possono caricare le qualifiche, i documenti di licenza pertinenti e i documenti assicurativi consente ai manager di tenersi facilmente aggiornati sulle loro attività e sulla conformità. Ciò significa anche che le fatture inviate possono essere incrociate con i dati dei visitatori registrati e che è possibile impedire l'accesso a coloro che non dispongono della documentazione di conformità e delle certificazioni sanitarie e di sicurezza necessarie o non hanno completato un corso di formazione recente.

Garantire esperienze coerenti e accoglienti per i visitatori

Garantire che le procedure di salute e sicurezza siano rispettate fermamente, fornendo al contempo un'esperienza semplice e intuitiva per i visitatori può sembrare difficile per i responsabili EHS senza un VMS intelligente. Un flusso di lavoro di check-in senza intoppi con badge identificativi personalizzati e acquisizione automatica dei dati assicura un'esperienza più accogliente per i visitatori e consente di risparmiare tempo al personale addetto alla reception. Gli ospiti non devono aspettare per firmare pacchetti di documenti e, grazie alle notifiche ai visitatori, vengono accolti con i padroni di casa più rapidamente e possono utilizzare i canali di messaggistica per rimanere aggiornati sul loro arrivo.

Se sei un responsabile EHS e desideri migliorare qualsiasi aspetto delle tue attuali procedure di gestione dei visitatori, parla oggi stesso con un membro del nostro team.