Los 5 mayores desafíos a los que se enfrentan los gerentes de EHS en este momento

Poner las medidas esenciales de salud, seguridad y protección en el centro de las operaciones de los visitantes no ha cambiado para los gerentes de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS). Lo que ha cambiado son las expectativas de unos procesos de visitantes más eficientes, un uso más sofisticado de los datos y una experiencia más fluida para los visitantes.

Analizamos los cinco desafíos clave a los que se enfrentan los gerentes de EHS en la actualidad y cómo pueden abordarse con un sistema de gestión de visitantes (VMS) inteligente y sólido.

Gestión de la seguridad con procedimientos de gestión de visitantes anticuados

Los sistemas de visitas en papel son propensos a errores, consumen mucho tiempo y pueden presentar una mala imagen de marca. También pueden comprometer la seguridad in situ. Para mitigar estas vulnerabilidades, un VMS eficaz ofrece instrucciones de registro adaptadas a cada huésped individual, según la naturaleza de su visita. Por ejemplo, a los candidatos que vayan a ser entrevistados se les hará una foto y se les pedirá que firmen declaraciones de salud y seguridad antes de que se les conceda el acceso, mientras que a los proveedores externos se les pedirá que proporcionen información adicional, como los números de referencia de entrega. Un VMS inteligente también rastreará la ubicación de los visitantes del sitio en tiempo real y proporcionará tarjetas de identificación personalizadas para controlar el acceso a zonas específicas.

Gestión de los requisitos de cumplimiento y auditoría

Mantenerse al tanto de las nuevas regulaciones y requisitos de auditoría es un desafío importante para los gerentes de seguridad. Los estándares internacionales de salud y seguridad, como la ISO 45001, y los reglamentos de la Agencia de Protección Ambiental y la Administración de Exportaciones de los Estados Unidos pueden afectar rápida y significativamente a los procedimientos de seguridad establecidos. La flexibilidad de un VMS basado en la nube significa que los administradores de EHS pueden incorporar rápidamente nuevos requisitos de cumplimiento y capturar las firmas electrónicas en sus procesos de visitas. Los datos electrónicos de un VMS basado en la nube también proporcionan un registro de auditoría digital que permite extraer datos precisos con fines de auditoría de forma rápida y sencilla.

Garantizar la seguridad en múltiples ubicaciones

Para las organizaciones internacionales con varios sitios, la fragmentación de los sistemas de gestión de visitantes puede provocar inconsistencias en los informes de salud y seguridad y en las brechas de seguridad. En el caso de las instalaciones con información confidencial, como la propiedad intelectual, o las zonas peligrosas, esto puede suponer un riesgo real. Una solución escalable en la que los datos de los visitantes se almacenan en la nube significa que los administradores de EHS de todo el mundo pueden supervisar y rastrear a los visitantes de forma remota y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de las normas y los protocolos específicos de la ubicación de un sitio.

Supervisar la actividad del contratista

Gestionar un gran volumen de contratistas que visitan con frecuencia es un desafío diferente para los gerentes de EHS. Un VMS con un área específica para que los contratistas carguen sus calificaciones, la documentación de licencia relevante y los documentos de seguro significa que los gerentes pueden mantenerse fácilmente al tanto de sus actividades y de su cumplimiento. Esto también significa que las facturas que envíen pueden cotejarse con los datos de sus visitantes registrados, y evitar el acceso a las mismas a quienes no cuenten con la documentación de cumplimiento y las certificaciones de salud y seguridad necesarias o que no hayan completado una incorporación reciente.

Garantizar experiencias coherentes y acogedoras para los visitantes

Garantizar que los procedimientos de salud y seguridad se cumplan con firmeza y, al mismo tiempo, proporcionar una experiencia sencilla e intuitiva a los visitantes puede resultar un desafío para los gerentes de EHS que no tienen un VMS inteligente. Un flujo de trabajo de registro fluido, con tarjetas de identificación personalizadas y captura automática de datos, garantiza una experiencia más acogedora para los visitantes y permite que el personal de recepción recupere tiempo libre. Los huéspedes no tienen que esperar para firmar una gran cantidad de documentos y, gracias a las notificaciones de visitas, son recibidos con sus anfitriones con mayor rapidez y pueden utilizar los canales de mensajería para mantenerse informados sobre su llegada.

Si es un gerente de EHS y desea mejorar algún aspecto de sus procedimientos actuales de gestión de visitantes, hable hoy mismo con un miembro de nuestro equipo.