Les 5 plus grands défis auxquels sont confrontés les responsables EHS à l'heure actuelle

Le fait de placer les mesures essentielles de santé, de sûreté et de sécurité au cœur des activités destinées aux visiteurs n'a pas changé pour les responsables de l'environnement, de la santé et de la sécurité (EHS). Ce qui a changé, ce sont les attentes en matière de processus plus efficaces pour les visiteurs, d'une utilisation plus sophistiquée des données et d'expériences plus fluides pour les visiteurs.

Nous examinons les cinq principaux défis auxquels les responsables de l'EHS sont confrontés aujourd'hui et comment ils peuvent être relevés grâce à un système de gestion des visiteurs (VMS) intelligent et robuste.

Gérer la sécurité à l'aide de procédures de gestion des visiteurs obsolètes

Les systèmes papier destinés aux visiteurs sont sujets aux erreurs, prennent beaucoup de temps et peuvent présenter une mauvaise image de marque. Ils peuvent également compromettre la sécurité sur site. Pour atténuer ces vulnérabilités, un VMS efficace propose des instructions d'enregistrement adaptées à chaque client, en fonction de la nature de sa visite. Par exemple, les candidats se présentant pour des entretiens se feront prendre en photo et seront invités à signer des déclarations de santé et de sécurité avant d'obtenir l'accès, tandis que les fournisseurs externes seront invités à fournir des informations supplémentaires telles que les numéros de référence de livraison. Un VMS intelligent suivra également la localisation des visiteurs sur le site en temps réel et fournira des badges d'identification personnalisés pour un accès contrôlé à des zones spécifiques.

Gestion des exigences de conformité et d'audit

Rester au fait des nouvelles réglementations et des nouvelles exigences en matière d'audit constitue un défi de taille pour les responsables de la sécurité. Les normes internationales de santé et de sécurité telles que la norme ISO 45001 et les réglementations de l'Agence américaine de protection de l'environnement et de l'Administration des exportations peuvent avoir un impact rapide et significatif sur les procédures de sécurité établies. La flexibilité d'un VMS basé sur le cloud permet aux responsables EHS d'intégrer rapidement de nouvelles exigences de conformité et de saisir des signatures électroniques dans leurs processus de gestion des visiteurs. Les données électroniques provenant d'un VMS basé sur le cloud fournissent également une piste d'audit numérique, ce qui permet d'extraire rapidement et simplement des données précises à des fins d'audit.

Garantir la sécurité sur plusieurs sites

Pour les organisations internationales possédant plusieurs sites, la fragmentation des systèmes de gestion des visiteurs peut entraîner des incohérences dans les rapports sur la santé et la sécurité et des failles de sécurité. Pour les locaux contenant des informations confidentielles telles que la propriété intellectuelle ou les zones dangereuses, cela peut présenter de réels risques. Une solution évolutive où les données des visiteurs sont stockées dans le cloud permet aux responsables EHS mondiaux de surveiller et de suivre les visiteurs à distance tout en garantissant le respect des réglementations et des protocoles spécifiques à l'emplacement d'un site.

Supervision de l'activité des sous-traitants

La gestion d'un grand nombre de sous-traitants qui viennent fréquemment représente un défi différent pour les responsables EHS. Un VMS doté d'un espace dédié permettant aux sous-traitants de télécharger les qualifications, les documents de licence pertinents et les documents d'assurance permet aux responsables de se tenir facilement au courant de leurs activités et de la conformité. Cela signifie également que les factures soumises peuvent être recoupées avec les données enregistrées sur leurs visiteurs, et que l'accès peut être empêché pour ceux qui ne disposent pas de la documentation de conformité, des certifications de santé et de sécurité nécessaires ou qui n'ont pas effectué une récente initiation.

Garantir des expériences cohérentes et accueillantes pour les visiteurs

S'assurer que les procédures de santé et de sécurité sont strictement respectées, tout en offrant une expérience simple et intuitive aux visiteurs, peut s'avérer difficile pour les responsables EHS qui ne disposent pas d'un VMS intelligent. Un flux d'enregistrement fluide avec des badges d'identification personnalisés et la saisie automatique des données garantissent une expérience plus accueillante aux visiteurs et permettent au personnel de réception de gagner du temps. Les voyageurs n'ont pas à attendre pour signer des tas de documents, et grâce aux notifications aux visiteurs, ils sont accueillis plus rapidement avec leurs hôtes et peuvent utiliser les canaux de messagerie pour rester informés à leur arrivée.

Si vous êtes un responsable EHS et que vous souhaitez améliorer un aspect de vos procédures de gestion des visiteurs existantes, veuillez parler à un membre de notre équipe dès aujourd'hui.