Vilka är de olika typerna av besökarhanteringssystem?

Moderna besökshanteringssystem (VMS) är långt ifrån gårdagens manuella processer, vilket gör det möjligt för organisationer att effektivisera incheckningar, förbättra besöksspårning och öka säkerheten på flera platser. Om du funderar på ett nytt VMS börjar veta var du ska börja med att veta vad som finns där ute. Här är de olika typerna av besökarhanteringssystem som finns tillgängliga idag.

Pappersbaserade inloggningssystem

Att skriva in besökare i receptionen med penna och papper var inget ovanligt för ett decennium sedan, inte ens för några stora företag. Att skriva ner besökarnas namn, kontaktuppgifter och ankomst- och avgångstider i en fysisk loggbok var en process som stod tidens test. Även om det ännu inte är helt utrotat och används fortfarande av vissa små till medelstora företag, är det inte längre ett genomförbart alternativ för stora företag. Det kan verka som en enkel process, men det saknar datasekretess, är svårt att extrahera meningsfulla insikter från, och, mest allvarligt, det är öppet för mänskliga fel.

Lokala besökarhanteringssystem

Ett lokalt besökarhanteringssystem är en digitalt aktiverad lösning som ger effektivare besökarincheckningar än pappersbaserade system. Det erbjuder en digitaliserad inloggningsprocess där besökare kan skriva sitt namn och detaljer på en skärm i receptionen eller i en kiosk vid ankomst. Detta tar bort behovet av personal att dechiffrera obskyr handskrift, säkerställer att besökarinformation är privat, och erbjuder en ny nivå av datanøyaktighet. Med lokala lösningar lagras all besökarinformation på en lokal server, vilket ger organisationer en högre grad av kontroll och större möjligheter att anpassa besökarnas arbetsflöden.

Molnbaserade besökarhanteringssystem

Med ett molnbaserat besökarhanteringssystem tas anpassningen ett steg längre. Skräddarsydda märken skrivs ut snabbt vid incheckning, efterlevnadsformulär integreras enkelt och för en mer sömlös upplevelse kan besökare förregistrera sig före ankomsten. Realtidsdata lagras säkert i molnet och säkerhetskopieras rutinmässigt utanför anläggningen, vilket gör det mindre sårbart för stöld eller skada, till skillnad från data som lagras lokalt. Dessa data kan också användas för att generera insikter för att förbättra befintliga processer.

Systemet är tillgängligt från vilken plats som helst, när som helst, utan att behöva använda ytterligare hårdvara, vilket ger ökad flexibilitet och minskade underhållskrav. Denna mer anpassningsbara infrastruktur erbjuder betydande skalbarhetsfördelar för stora organisationer med flera platser också. Inte bara detta, utan en organisations befintliga applikationer som åtkomstkontrollprogramvara integreras enkelt med molnteknik, vilket ytterligare förbättrar säkerheten och effektiviteten.

Nästa steg

När man överväger de olika typerna av Besökarhanteringssystem, att fullt ut bedöma din organisations specifika behov är prioritet. Ta dig tid att utvärdera hur viktigt det är att förbättra besökarupplevelsen, hur flexibilitet kan driva större effektivitet och vad det skulle innebära för din organisation att ha en besökarlösning med skalbarhet.

På Acre security erbjuder vi en rad VMS-lösningar, från lokala och molnbaserade system till hybridlösningar som erbjuder det bästa från två världar och skräddarsydda för att möta specifika behov.

Innan du går!

Underskatta inte kraften i Visitor Management i din organisation

När det gäller säkerhet underskattas ofta besökarhanteringssystem. Från en upplevd låg risk till missuppfattningar om implementering avslöjar vi tre viktiga skäl som understryker deras undervärderade betydelse.

Upplevd låg risk

Vissa individer kan uppfatta risken för besökare som relativt låg, särskilt i miljöer som verkar säkra eller där åtkomstkontrollåtgärder redan finns på plats. Som ett resultat kan de underskatta potentiella säkerhetssårbarheter och hot som orsakas av ohanterad eller ospårad besökaråtkomst.

Utcheckning: 5 tips för att förbättra säkerheten med besökarhantering 

Underskattning av data och varumärkespåverkan

Begränsad medvetenhet om de avancerade funktionerna i moderna besökarhanteringssystem hindrar erkännandet av fördelar som omfattande datahämtning och förbättrad varumärkespositionering. Traditionella metoder kan äventyra värdefull datainsikt och varumärkesupplevelse.

Utcheckning: 11 Måste-ha-funktioner för besökarhantering

Missuppfattning av implementeringssvårigheter

Det kan finnas en missuppfattning att implementeringen av ett Visitor Management-system är en komplex och tidskrävande process. Detta kan avskräcka organisationer från att utforska dessa lösningar, särskilt om de tror att det kräver omfattande utbildning eller infrastrukturförändringar.

Kontakta vårt team idag för att lära dig mer om de olika lösningarna för besökarhantering som finns tillgängliga.