Was sind die verschiedenen Arten von Besuchermanagementsystemen?

Moderne Besuchermanagementsysteme (VMS) sind weit entfernt von den manuellen Prozessen von gestern und ermöglichen es Unternehmen, Check-Ins zu rationalisieren, die Besucherverfolgung zu verbessern und die Sicherheit an mehreren Standorten zu erhöhen. Wenn Sie über ein neues VMS nachdenken, müssen Sie wissen, wo Sie anfangen müssen, damit Sie wissen, was es da draußen gibt. Hier sind die verschiedenen Arten von Besuchermanagementsystemen, die heute verfügbar sind.

Anmeldesysteme auf Papierbasis

Besucher an der Rezeption mit Stift und Papier anzumelden, war vor einem Jahrzehnt selbst für einige große Unternehmen nichts Außergewöhnliches. Das Aufschreiben der Besuchernamen, Kontaktdaten sowie Ankunfts- und Abfahrtszeiten in einem physischen Logbuch war ein Prozess, der sich im Laufe der Zeit bewährt hat. Es ist zwar noch nicht vollständig ausgestorben und wird immer noch von einigen kleinen und mittleren Unternehmen genutzt, aber für große Unternehmen ist es keine praktikable Option mehr. Es mag einfach erscheinen, aber es mangelt an Datenschutz, es ist schwierig, aussagekräftige Erkenntnisse daraus zu gewinnen, und, was am schwerwiegendsten ist, es ist anfällig für menschliche Fehler.

Besuchermanagementsysteme vor Ort

Ein lokales Besuchermanagementsystem ist eine digital gestützte Lösung, die effizientere Besucher-Check-ins ermöglicht als papiergestützte Systeme. Es bietet einen digitalisierten Anmeldevorgang, bei dem Besucher ihren Namen und ihre Daten bei der Ankunft auf einem Bildschirm an der Rezeption oder an einem Kiosk eingeben können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dass das Personal unklare Handschriften entziffern muss, und es wird sichergestellt, dass die Besucherdaten vertraulich behandelt werden, und es wird ein neues Maß an Datengenauigkeit erreicht. Bei lokalen Lösungen werden alle Besucherinformationen auf einem lokalen Server gespeichert, sodass Unternehmen ein höheres Maß an Kontrolle haben und mehr Möglichkeiten haben, die Besucherabläufe individuell anzupassen.

Cloud-basierte Besuchermanagementsysteme

Mit einem Cloud-basierten Besuchermanagementsystem geht die Anpassung noch einen Schritt weiter. Maßgeschneiderte Ausweise können beim Check-in schnell gedruckt werden, Compliance-Formulare lassen sich einfach integrieren und für ein reibungsloseres Erlebnis können sich Besucher vor ihrer Ankunft vorab registrieren. Echtzeitdaten werden sicher in der Cloud gespeichert und routinemäßig extern gesichert, sodass sie im Gegensatz zu lokal gespeicherten Daten weniger anfällig für Diebstahl oder Beschädigung sind. Diese Daten können auch verwendet werden, um Erkenntnisse zur Verbesserung vorhandener Prozesse zu gewinnen.

Das System ist von jedem Ort und zu jeder Zeit zugänglich, ohne dass zusätzliche Hardware verwendet werden muss, was eine erhöhte Flexibilität und einen geringeren Wartungsaufwand bietet. Diese anpassungsfähigere Infrastruktur bietet auch großen Organisationen mit mehreren Standorten erhebliche Skalierbarkeitsvorteile. Nicht nur das, auch die vorhandenen Anwendungen eines Unternehmens, wie z. B. die Zutrittskontrollsoftware, lassen sich problemlos in die Cloud-Technologie integrieren, wodurch Sicherheit und Effizienz weiter verbessert werden.

Die nächsten Schritte

Bei der Betrachtung der verschiedenen Arten von Besuchermanagementsysteme, die vollständige Bewertung der spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens hat Priorität. Nehmen Sie sich Zeit, um zu evaluieren, wie wichtig es ist, das Besuchererlebnis zu verbessern, wie Flexibilität zu mehr Effizienz führen kann und was es für Ihr Unternehmen bedeuten würde, eine Besucherlösung mit Skalierbarkeit zu haben.

Bei Acre Security bieten wir eine Reihe von VMS-Lösungen an, von lokalen und Cloud-basierten Systemen bis hin zu Hybridlösungen, die das Beste aus beiden Welten bieten und auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Bevor du gehst!

Unterschätzen Sie nicht die Macht des Besuchermanagements in Ihrem Unternehmen

Im Bereich der Sicherheit werden Besuchermanagementsysteme oft unterschätzt. Von einem vermeintlich niedrigen Risiko bis hin zu falschen Vorstellungen über die Implementierung decken wir drei Hauptgründe auf, die ihre unterschätzte Bedeutung unterstreichen.

Wahrgenommenes niedriges Risiko

Einige Personen empfinden das mit Besuchern verbundene Risiko möglicherweise als relativ gering, insbesondere in Umgebungen, die sicher erscheinen oder in denen bereits Zugangskontrollmaßnahmen getroffen wurden. Infolgedessen unterschätzen sie möglicherweise die potenziellen Sicherheitslücken und Bedrohungen, die von nicht verwalteten oder nicht nachverfolgbaren Besucherzugriffen ausgehen.

Auschecken: 5 Tipps zur Verbesserung der Sicherheit beim Besuchermanagement 

Unterschätzung von Daten und Markenwirkung

Das begrenzte Bewusstsein für die fortschrittlichen Funktionen moderner Besuchermanagementsysteme erschwert die Erkennung von Vorteilen wie dem umfassenden Datenabruf und der verbesserten Markenpositionierung. Herkömmliche Methoden können wertvolle Dateneinblicke und das Markenerlebnis gefährden.

Auschecken: 11 unverzichtbare Funktionen der Besuchermanagement-Lösung

Falsches Verständnis von Implementierungsschwierigkeiten

Es besteht möglicherweise das Missverständnis, dass die Implementierung eines Besuchermanagementsystems ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess ist. Dies kann Unternehmen davon abhalten, diese Lösungen in Betracht zu ziehen, insbesondere wenn sie der Meinung sind, dass hierfür umfangreiche Schulungen oder Infrastrukturänderungen erforderlich sind.

Kontaktieren Sie noch heute unser Team um mehr über die verschiedenen verfügbaren Besuchermanagement-Lösungen zu erfahren.