Quels sont les différents types de systèmes de gestion des visiteurs ?

Les systèmes modernes de gestion des visiteurs (VMS) sont bien loin des processus manuels d'hier, permettant aux organisations de rationaliser les enregistrements, d'améliorer le suivi des visiteurs et de renforcer la sécurité sur plusieurs sites. Si vous envisagez d'acheter un nouveau VMS, vous devez d'abord savoir ce qui existe sur le marché pour savoir par où commencer. Voici les différents types de systèmes de gestion des visiteurs disponibles aujourd'hui.

Systèmes de connexion sur support papier

Inscrire les visiteurs à la réception avec un stylo et du papier n'avait rien d'extraordinaire il y a dix ans, même pour certaines grandes entreprises. Noter les noms des visiteurs, leurs coordonnées et les heures d'arrivée et de départ dans un journal de bord physique a été un processus qui a résisté à l'épreuve du temps. Bien qu'il ne soit pas encore complètement disparu et qu'il soit toujours utilisé par certaines petites et moyennes entreprises, il ne constitue plus une option viable pour les grandes entreprises. Ce processus peut sembler simple, mais il manque de confidentialité des données, il est difficile d'en extraire des informations pertinentes et, plus grave encore, il est sujet à des erreurs humaines.

Systèmes de gestion des visiteurs sur site

Un système de gestion des visiteurs sur site est une solution numérique qui permet d'enregistrer les visiteurs plus efficacement que les systèmes papier. Il propose un processus de connexion numérisé où les visiteurs peuvent saisir leur nom et leurs coordonnées sur un écran à la réception ou sur une borne à l'arrivée. Cela évite au personnel de déchiffrer une écriture obscure, garantit la confidentialité des informations sur les visiteurs et offre un nouveau niveau de précision des données. Avec les solutions sur site, toutes les informations sur les visiteurs sont stockées sur un serveur local, ce qui permet aux organisations d'avoir un meilleur contrôle et de meilleures opportunités de personnaliser les flux de travail des visiteurs.

Systèmes de gestion des visiteurs basés sur le cloud

Grâce à un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud, la personnalisation va encore plus loin. Les badges personnalisés sont imprimés rapidement lors des enregistrements, les formulaires de conformité sont intégrés facilement et, pour une expérience plus fluide, les visiteurs peuvent se préinscrire avant leur arrivée. Les données en temps réel sont stockées en toute sécurité sur le cloud et régulièrement sauvegardées hors site, ce qui les rend moins vulnérables au vol ou à l'endommagement, contrairement aux données stockées localement. Ces données peuvent également être utilisées pour générer des informations afin d'améliorer les processus existants.

Le système est accessible depuis n'importe quel endroit, à tout moment, sans qu'il soit nécessaire d'utiliser du matériel supplémentaire, ce qui offre une flexibilité accrue et des besoins de maintenance réduits. Cette infrastructure plus adaptable offre également des avantages d'évolutivité importants aux grandes organisations disposant de plusieurs sites. De plus, les applications existantes d'une organisation, telles que les logiciels de contrôle d'accès, s'intègrent facilement à la technologie cloud, ce qui améliore encore la sécurité et l'efficacité.

Prochaines étapes

Lorsque l'on considère les différents types de systèmes de gestion des visiteurs, l'évaluation complète des besoins spécifiques de votre organisation est la priorité. Prenez le temps d'évaluer l'importance d'améliorer l'expérience des visiteurs, la manière dont la flexibilité peut améliorer l'efficacité et ce que cela signifierait pour votre organisation de disposer d'une solution pour les visiteurs dotée de fonctionnalités d'évolutivité.

Chez Acre Security, nous proposons une gamme de solutions VMS, allant des systèmes sur site et basés sur le cloud aux solutions hybrides offrant le meilleur des deux mondes et adaptées pour répondre à des besoins spécifiques.

Avant de partir !

Ne sous-estimez pas le pouvoir de la gestion des visiteurs dans votre organisation

Dans le domaine de la sécurité, les systèmes de gestion des visiteurs sont souvent sous-estimés. Qu'il s'agisse d'un faible risque perçu ou d'idées fausses sur la mise en œuvre, nous découvrons trois raisons principales qui soulignent leur importance sous-estimée.

Faible risque perçu

Certaines personnes peuvent percevoir le risque associé aux visiteurs comme étant relativement faible, en particulier dans les environnements qui semblent sûrs ou où des mesures de contrôle d'accès sont déjà en place. Par conséquent, ils peuvent sous-estimer les failles de sécurité et les menaces potentielles posées par l'accès non géré ou non suivi des visiteurs.

Départ : 5 conseils pour améliorer la sécurité grâce à la gestion des visiteurs 

Sous-estimation des données et de l'impact de la marque

La connaissance limitée des fonctionnalités avancées des systèmes modernes de gestion des visiteurs empêche de reconnaître les avantages tels que la récupération complète des données et l'amélioration du positionnement de la marque. Les méthodes traditionnelles peuvent compromettre des informations précieuses sur les données et l'expérience de marque.

Départ : 11 fonctionnalités indispensables d'une solution de gestion des visiteurs

Conception erronée de la difficulté de mise en œuvre

Il existe peut-être une idée fausse selon laquelle la mise en œuvre d'un système de gestion des visiteurs est un processus complexe et chronophage. Cela peut décourager les organisations d'explorer ces solutions, en particulier si elles estiment que cela nécessite une formation approfondie ou des modifications de l'infrastructure.

Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour en savoir plus sur les différentes solutions de gestion des visiteurs disponibles.