ما هي الأنواع المختلفة لنظام إدارة الزوار؟

أنظمة إدارة الزوار الحديثة (VMS) بعيدة كل البعد عن العمليات اليدوية بالأمس، مما يسمح للمؤسسات بتبسيط عمليات تسجيل الوصول، وتعزيز تتبع الزوار، وزيادة الأمان عبر مواقع متعددة. إذا كنت تفكر في نظام VMS جديد، فإن معرفة من أين تبدأ تبدأ بمعرفة ما هو موجود. فيما يلي الأنواع المختلفة من أنظمة إدارة الزوار المتاحة اليوم.

أنظمة تسجيل الدخول الورقية

لم يكن تسجيل دخول الزوار في مكتب الاستقبال بالقلم والورقة شيئًا غير عادي قبل عقد من الزمن، حتى بالنسبة لبعض الشركات الكبيرة. كان تدوين أسماء الزوار وتفاصيل الاتصال وأوقات الوصول والمغادرة في سجل مادي عملية صمدت أمام اختبار الزمن. على الرغم من أنه لم ينقرض تمامًا بعد ولا يزال يستخدمه بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، إلا أنه لم يعد خيارًا قابلاً للتطبيق للمؤسسات الكبيرة. قد تبدو هذه عملية مباشرة، ولكنها تفتقر إلى خصوصية البيانات، ويصعب استخراج رؤى ذات مغزى منها، والأخطر من ذلك أنها عرضة للأخطاء البشرية.

أنظمة إدارة الزوار المحلية

يعد نظام إدارة الزوار الداخلي حلاً ممكّنًا رقميًا يوفر عمليات تسجيل دخول أكثر كفاءة للزوار مقارنة بالأنظمة الورقية. وهي توفر عملية تسجيل دخول رقمية حيث يمكن للزوار كتابة أسمائهم وتفاصيلهم على الشاشة في مكتب الاستقبال أو في الكشك عند الوصول. هذا يزيل الحاجة إلى الموظفين لفك تشفير الكتابة اليدوية الغامضة، ويضمن خصوصية تفاصيل الزائر، ويوفر مستوى جديدًا من دقة البيانات. باستخدام الحلول المحلية، يتم تخزين جميع معلومات الزائر على خادم محلي مما يتيح للمؤسسات درجة أعلى من التحكم وفرصًا أكبر لتخصيص عمليات سير عمل الزائر.

أنظمة إدارة الزوار القائمة على السحابة

مع نظام إدارة الزوار القائم على السحابة، يتم اتخاذ التخصيص خطوة أخرى إلى الأمام. تتم طباعة الشارات المخصصة بسرعة أثناء عمليات تسجيل الوصول، ويتم دمج نماذج الامتثال بسهولة وللحصول على تجربة أكثر سلاسة، يمكن للزوار التسجيل مسبقًا قبل وصولهم. يتم تخزين البيانات في الوقت الفعلي بأمان على السحابة ويتم نسخها احتياطيًا بشكل روتيني خارج الموقع، مما يجعلها أقل عرضة للسرقة أو التلف، على عكس البيانات المخزنة محليًا. يمكن أيضًا استخدام هذه البيانات لتوليد رؤى لتحسين العمليات الحالية.

يمكن الوصول إلى النظام من أي مكان وفي أي وقت دون الحاجة إلى استخدام أجهزة إضافية، مما يوفر مرونة متزايدة ومتطلبات صيانة منخفضة. توفر هذه البنية التحتية الأكثر قابلية للتكيف مزايا قابلية التوسع الكبيرة للمؤسسات الكبيرة ذات المواقع المتعددة أيضًا. ليس هذا فقط، ولكن التطبيقات الحالية للمؤسسة مثل برامج التحكم في الوصول تتكامل بسهولة مع التكنولوجيا السحابية، مما يزيد من تحسين الأمان والكفاءة.

الخطوات التالية

عند النظر في الأنواع المختلفة من أنظمة إدارة الزوار، فإن التقييم الكامل للاحتياجات المحددة لمؤسستك هو الأولوية. خصص بعض الوقت لتقييم مدى أهمية تحسين تجربة الزائر، وكيف يمكن للمرونة أن تؤدي إلى زيادة الكفاءة، وما قد يعنيه لمؤسستك أن يكون لديك حل للزوار مع إمكانات قابلية التوسع.

في Acre security، نقدم مجموعة من حلول VMS، من الأنظمة المحلية والقائمة على السحابة إلى الحلول المختلطة التي تقدم أفضل ما في العالمين ومصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات المحددة.

قبل أن تذهب!

لا تقلل من شأن قوة إدارة الزوار في مؤسستك

في مجال الأمان، غالبًا ما يتم التقليل من أهمية أنظمة إدارة الزوار. من المخاطر المنخفضة المتصورة إلى المفاهيم الخاطئة حول التنفيذ، نكشف عن ثلاثة أسباب رئيسية تؤكد أهميتها بأقل من قيمتها الحقيقية.

المخاطر المنخفضة المتصورة

قد يرى بعض الأفراد أن المخاطر المرتبطة بالزوار منخفضة نسبيًا، خاصة في البيئات التي تبدو آمنة أو حيث توجد تدابير التحكم في الوصول بالفعل. ونتيجة لذلك، قد يقللون من شأن الثغرات الأمنية المحتملة والتهديدات التي يشكلها وصول الزوار غير المُدار أو غير المتعقب.

تسجيل الخروج: 5 نصائح لتحسين الأمان باستخدام إدارة الزوار 

التقليل من أهمية البيانات وتأثير العلامة التجارية

يعيق الوعي المحدود بالقدرات المتقدمة لأنظمة إدارة الزوار الحديثة التعرف على الفوائد مثل الاسترجاع الشامل للبيانات وتحسين وضع العلامة التجارية. قد تعرض الطرق التقليدية رؤى البيانات القيمة وتجربة العلامة التجارية للخطر.

تسجيل الخروج: 11 ميزة لا غنى عنها لحلول إدارة الزوار

سوء فهم صعوبة التنفيذ

قد يكون هناك اعتقاد خاطئ بأن تنفيذ نظام إدارة الزوار عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. هذا يمكن أن يثني المنظمات عن استكشاف هذه الحلول، خاصة إذا كانت تعتقد أنها تتطلب تدريبًا مكثفًا أو تغييرات في البنية التحتية.

اتصل بفريقنا اليوم لمعرفة المزيد حول حلول إدارة الزوار المختلفة المتاحة.