Quali sono i diversi tipi di sistema di gestione dei visitatori?

I moderni sistemi di gestione dei visitatori (VMS) sono ben diversi dai processi manuali di ieri e consentono alle organizzazioni di semplificare i check-in, migliorare il monitoraggio dei visitatori e aumentare la sicurezza in più sedi. Se stai considerando un nuovo VMS, sapere da dove iniziare inizia con la conoscenza di cosa c'è là fuori. Ecco i diversi tipi di sistemi di gestione dei visitatori disponibili oggi.

Sistemi di accesso cartacei

Dieci anni fa, far arrivare i visitatori alla reception con carta e penna non era niente di straordinario, anche per alcune grandi aziende. Annotare i nomi dei visitatori, i dati di contatto e gli orari di arrivo e partenza in un diario fisico è stato un processo che ha resistito alla prova del tempo. Sebbene non sia ancora completamente estinto e sia ancora utilizzato da alcune piccole e medie imprese, non è più un'opzione praticabile per le grandi imprese. Potrebbe sembrare un processo semplice, ma non garantisce la riservatezza dei dati, è difficile ricavarne informazioni significative e, cosa più grave, è suscettibile di errori umani.

Sistemi di gestione dei visitatori on-premise

Un sistema di gestione dei visitatori in sede è una soluzione digitale che fornisce check-in dei visitatori più efficienti rispetto ai sistemi cartacei. Offre un processo di accesso digitalizzato in cui i visitatori possono digitare il proprio nome e i dettagli su uno schermo alla reception o in un chiosco all'arrivo. Ciò elimina la necessità per il personale di decifrare la grafia oscura, garantisce la riservatezza dei dati dei visitatori e offre un nuovo livello di precisione dei dati. Con le soluzioni locali, tutte le informazioni sui visitatori vengono archiviate su un server locale, consentendo alle organizzazioni un maggiore livello di controllo e maggiori opportunità di personalizzare i flussi di lavoro dei visitatori.

Sistemi di gestione dei visitatori basati su cloud

Con un sistema di gestione dei visitatori basato su cloud, la personalizzazione fa un ulteriore passo avanti. I badge personalizzati vengono stampati rapidamente durante il check-in, i moduli di conformità si integrano facilmente e, per un'esperienza più fluida, i visitatori possono preregistrarsi prima del loro arrivo. I dati in tempo reale vengono archiviati in modo sicuro sul cloud e regolarmente sottoposti a backup fuori sede, rendendoli meno vulnerabili a furti o danni, a differenza dei dati archiviati localmente. Questi dati possono essere utilizzati anche per generare informazioni utili a migliorare i processi esistenti.

Il sistema è accessibile da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, senza la necessità di utilizzare hardware aggiuntivo, offrendo una maggiore flessibilità e requisiti di manutenzione ridotti. Questa infrastruttura più adattabile offre notevoli vantaggi di scalabilità anche alle grandi organizzazioni con più sedi. Non solo, ma le applicazioni esistenti di un'organizzazione, come il software di controllo degli accessi, sono facilmente integrabili con la tecnologia cloud, migliorando ulteriormente la sicurezza e l'efficienza.

Fasi successive

Se si considerano i diversi tipi di sistemi di gestione dei visitatori, la valutazione completa delle esigenze specifiche della tua organizzazione è la priorità. Dedica del tempo a valutare quanto sia importante migliorare l'esperienza dei visitatori, in che modo la flessibilità può portare a una maggiore efficienza e cosa significherebbe per la tua organizzazione avere una soluzione per i visitatori con funzionalità di scalabilità.

In Acre security, offriamo una gamma di soluzioni VMS, da sistemi locali e basati su cloud a soluzioni ibride che offrono il meglio di entrambi i mondi e su misura per soddisfare esigenze specifiche.

Prima che tu vada!

Non sottovalutate il potere della gestione dei visitatori nella vostra organizzazione

Nel campo della sicurezza, i sistemi di gestione dei visitatori sono spesso sottovalutati. Da un rischio percepito basso a idee sbagliate sull'implementazione, scopriamo tre ragioni principali che sottolineano la loro importanza sottovalutata.

Rischio percepito basso

Alcune persone possono percepire il rischio associato ai visitatori come relativamente basso, specialmente in ambienti che sembrano sicuri o in cui sono già in atto misure di controllo degli accessi. Di conseguenza, possono sottovalutare le potenziali vulnerabilità e minacce alla sicurezza rappresentate dall'accesso dei visitatori non gestito o non tracciato.

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Sottostima dei dati e dell'impatto sul marchio

La limitata consapevolezza delle funzionalità avanzate dei moderni sistemi di gestione dei visitatori ostacola il riconoscimento di vantaggi quali il recupero completo dei dati e il miglioramento del posizionamento del marchio. I metodi tradizionali possono compromettere le preziose informazioni sui dati e l'esperienza del marchio.

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Idea sbagliata sulla difficoltà di implementazione

Potrebbe esserci un'idea sbagliata che l'implementazione di un sistema di gestione dei visitatori sia un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Ciò può scoraggiare le organizzazioni dall'esplorare queste soluzioni, soprattutto se ritengono che richiedano una formazione approfondita o modifiche all'infrastruttura.

Contatta il nostro team oggi per saperne di più sulle diverse soluzioni di gestione dei visitatori disponibili.