¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de gestión de visitantes?

Los sistemas modernos de gestión de visitantes (VMS) están muy lejos de los procesos manuales de ayer, lo que permite a las organizaciones agilizar los registros, mejorar el seguimiento de los visitantes y aumentar la seguridad en múltiples ubicaciones. Si estás pensando en un nuevo VMS, saber por dónde empezar empieza por saber qué hay disponible. Estos son los diferentes tipos de sistemas de gestión de visitantes disponibles en la actualidad.

Sistemas de inicio de sesión en papel

Inscribir a los visitantes en la recepción con bolígrafo y papel no era nada fuera de lo común hace una década, incluso para algunas grandes empresas. Apuntar los nombres de los visitantes, los detalles de contacto y las horas de llegada y salida en un libro de registro físico fue un proceso que resistió el paso del tiempo. Si bien aún no se ha extinguido por completo y todavía lo utilizan algunas pequeñas y medianas empresas, ya no es una opción viable para las grandes empresas. Puede parecer un proceso sencillo, pero carece de privacidad de los datos, es difícil extraer información significativa del mismo y, lo que es más grave, está abierto a errores humanos.

Sistemas de gestión de visitantes locales

Un sistema de gestión de visitantes local es una solución habilitada digitalmente que proporciona registros de visitantes más eficientes que los sistemas en papel. Ofrece un proceso de inicio de sesión digitalizado en el que los visitantes pueden escribir su nombre y detalles en una pantalla en la recepción o en un quiosco a su llegada. Esto elimina la necesidad de que el personal descifre la escritura a mano poco conocida, garantiza la privacidad de los detalles de los visitantes y ofrece un nuevo nivel de precisión de los datos. Con las soluciones locales, toda la información de los visitantes se almacena en un servidor local, lo que permite a las organizaciones un mayor grado de control y mayores oportunidades para personalizar los flujos de trabajo de los visitantes.

Sistemas de gestión de visitantes basados en la nube

Con un sistema de gestión de visitantes basado en la nube, la personalización va un paso más allá. Las credenciales personalizadas se imprimen rápidamente durante el registro, los formularios de cumplimiento se integran fácilmente y, para disfrutar de una experiencia más fluida, los visitantes pueden preinscribirse antes de su llegada. Los datos en tiempo real se almacenan de forma segura en la nube y se hacen copias de seguridad rutinarias fuera de las instalaciones, lo que los hace menos vulnerables a robos o daños, a diferencia de los datos almacenados localmente. Estos datos también se pueden utilizar para generar información a fin de mejorar los procesos existentes.

Se puede acceder al sistema desde cualquier lugar, en cualquier momento, sin necesidad de utilizar hardware adicional, lo que ofrece una mayor flexibilidad y menores requisitos de mantenimiento. Esta infraestructura más adaptable también ofrece importantes ventajas de escalabilidad para las grandes organizaciones con múltiples ubicaciones. No solo esto, sino que las aplicaciones existentes de una organización, como el software de control de acceso, se integran fácilmente con la tecnología en la nube, lo que mejora aún más la seguridad y la eficiencia.

Próximos pasos

Al considerar los diferentes tipos de sistemas de gestión de visitantes, la prioridad es evaluar completamente las necesidades específicas de su organización. Dedique tiempo a evaluar la importancia de mejorar la experiencia de los visitantes, la forma en que la flexibilidad puede impulsar una mayor eficiencia y lo que significaría para su organización contar con una solución para visitantes con capacidades de escalabilidad.

En Acre Security, ofrecemos una gama de soluciones de VMS, desde sistemas locales y basados en la nube hasta soluciones híbridas que ofrecen lo mejor de ambos mundos y están diseñadas para satisfacer necesidades específicas.

¡Antes de que te vayas!

No subestime el poder de la gestión de visitantes en su organización

En el ámbito de la seguridad, los sistemas de gestión de visitantes a menudo se subestiman. Desde la percepción de un bajo riesgo hasta las ideas erróneas sobre la implementación, descubrimos tres razones clave que subrayan su importancia infravalorada.

Bajo riesgo percibido

Algunas personas pueden percibir el riesgo asociado con los visitantes como relativamente bajo, especialmente en entornos que parecen seguros o donde ya existen medidas de control de acceso. Como resultado, es posible que subestimen las posibles vulnerabilidades y amenazas de seguridad que plantea el acceso de visitantes no gestionado o sin seguimiento.

Echa un vistazo a: 5 consejos para mejorar la seguridad con la gestión de visitantes 

Subestimación de los datos y el impacto de la marca

El conocimiento limitado de las capacidades avanzadas de los sistemas modernos de gestión de visitantes dificulta el reconocimiento de beneficios como la recuperación integral de datos y la mejora del posicionamiento de la marca. Los métodos tradicionales pueden comprometer los valiosos datos y la experiencia de marca.

Echa un vistazo a: 11 características imprescindibles de la solución de gestión de visitantes

Concepto erróneo sobre la dificultad de implementación

Puede existir la idea errónea de que la implementación de un sistema de gestión de visitantes es un proceso complejo y lento. Esto puede desalentar a las organizaciones a explorar estas soluciones, especialmente si creen que requieren una amplia capacitación o cambios en la infraestructura.

Póngase en contacto con nuestro equipo hoy para obtener más información sobre las diferentes soluciones de gestión de visitantes disponibles.