11 Måste-ha-funktioner för besökarhantering

De flesta besökshanteringslösningar på dagens marknad är utrustade med ett brett utbud av funktioner. För att hjälpa beslutsfattare att avgöra vilka som är viktiga och vilka som helt enkelt är trevliga extrafunktioner tillhandahåller vi en uppdaterad lista över de mest populära besökarhanteringsfunktionerna för att välja en ny digital front-of-house-lösning.

Sedan införandet av GDPR i maj 2018 och införandet av NIS2 i Europeiska unionen har organisationer i allt högre grad prioriterat säkerheten för sina lokaler, data, anställda och besökare. Implementeringen av smarta Visitor Management-lösningar på framsidan av huset har resulterat i effektivare, transparenta och säkra incheckningsprocesser för både personal och besökare.

För att hjälpa viktiga beslutsfattare att identifiera viktiga besökshanteringsfunktioner för deras verksamhet har vi sammanställt en lista över de mest populära funktionerna som gynnas av våra Fortune 500-kunder som har uppgraderat sina front-of-house-processer till mer kapabla och framtidssäkra lösningar.

1. Förboka besökare

För organisationer som ofta är värd för evenemang och konferenser på plats gör den praktiska förbokningsfunktionen det möjligt för besökare och gäster att registrera sin närvaro i förväg. Detta säkerställer inte bara en sömlös incheckningsprocess utan leder också till en betydande minskning av väntetiden. Istället för de typiska 1-2 minuterna som det tar att slutföra incheckningen, gör förbokningsfunktionen det möjligt för deltagarna att gå igenom processen på några sekunder, maximera sin tid och förbättra den övergripande evenemangsupplevelsen.

2. Anpassa arbetsflöden för incheckning

Med införandet av GDPR och CCPA har datainsamlingsprocesserna förändrats för att förbättra informationsförfrågningar. Traditionella besökarhanteringsprocesser påverkas, vilket leder till ökade tids- och resurskostnader. Manuell skapande, utskrift, organisation och lagring på plats av tredjepartsdata i fysiska mappar utgör utmaningar för anställda som hanterar flera ansvarsområden.

För att hantera dessa utmaningar erbjuder moderna Visitor Management-lösningar anpassningsbara incheckningsarbetsflöden för olika besökartyper. Kurirer uppmanas att ange företagsnamn, fullständigt namn, leveransreferens, kontaktinformation och signatur, medan intervjuade kan tillhandahålla positionsinformation, värdnamn och slutföra en fotoinspelning. Dessa strömlinjeformade tillvägagångssätt säkerställer efterlevnad, förbättrar effektiviteten och ger organisationer möjlighet att möta besökarhanteringsbehov med förtroende.

3. Signera digitala formulär

Implementeringen av GDPR och CCPA har inte bara medfört förändringar i datainsamling utan har också väsentligt påverkat dataskyddspraxis och förebyggande av dataintrång hos organisationer över hela världen. Stora företag har anammat digital transformation genom att utveckla sina traditionella metoder för besökarinspelning och fillagring och anta dem som effektiva lösningar för att mildra dataintrång.

För att förbättra datasäkerheten och effektivisera incheckningsprocessen har organisationer integrerat NDA, juridiska formulär och andra signeringskrav i sina besökares arbetsflöden, vilket säkerställer att besökare undertecknar nödvändiga dokument innan de kommer in i lokalerna.

4. Anpassa besökarmärken

Det sista steget i incheckningsprocessen för en Visitor Management-lösning är märkesutskrift. Oavsett om en besökare förregistrerar sig eller slutför incheckningen vid ankomst, kan systemet snabbt skriva ut anpassade ID-märken som en del av en modern Visitor Management-lösning. I de fall där åtkomstkontrollintegrationer finns på plats kan dessa ID-märken skannas vid kontrollpunkter för att få behörig åtkomst till konfigurerade zoner.

Organisationer har också möjlighet att anpassa sina besökarmärken med bilder och färger för evenemang, konferenser, möten, eller något annat tillfälle. På detta sätt kan de anpassa hela incheckningsprocessen från början till slut. Detta gör det enkelt för personalen att identifiera och urskilja besökare vid ankomst.

5. Meddela värdar direkt

En pålitlig Visitor Management-lösning säkerställer att värdar omedelbart meddelas om besökarnas ankomster, oavsett deras avsedda destination. När besökare slutför incheckningsprocessen med hjälp av en Visitor Management-lösning skickas automatiska aviseringar via olika kanaler som SMS, e-post och push-meddelanden för att informera värdar om deras ankomst.

Efter att ha mottagit meddelandet kan värdar skicka meddelanden via Visitor Management-lösningen för att informera väntande besökare om eventuella förseningar eller gå vidare till receptionen för att hämta besökarna personligen. Genom att upprätta direkta kommunikationskanaler mellan värdar och besökare minskar den här funktionen avsevärt väntetiden i receptionen och förbättrar den övergripande besökarupplevelsen med en användarfokuserad självbetjäningsprocess för incheckning.

6. Integrera program från tredje part

När man överväger en framtidssäker lösning är det viktigt att utvärdera dess kompatibilitet med andra lösningar. Visitor Management-lösningar erbjuder till exempel möjligheten att integrera med åtkomstkontroll och bevakningslistor, vilket förbättrar säkerhetsfunktionaliteten.

Dessutom kan integration med internt använda applikationer som DocuSign och Office 365 förbättra upplevelsen för anställda, vilket ökar den övergripande effektiviteten och effektiviteten hos Visitor Management-lösningar.

7. Designa användarvänliga upplevelser

Medan grundläggande Visitor Management-lösningar erbjuder snabba incheckningsupplevelser, ger fantastiska Visitor Management-lösningar ytterligare komplexa systemfunktioner utan att kompromissa med användargränssnittet (UI). Integrering av varumärkeslogotyper och färgscheman i fronten av en Visitor Management-lösning kan förbättra varumärket avsevärt och göra ett varaktigt första intryck på besökarna.

Som den första kontaktpunkten för nyanlända på plats bör arbetsflöden leverera enkla, snabba och effektiva användarupplevelser (UX). Detta kan uppnås genom att integrera flera språkalternativ för olika distributionsplatser för lösningar och tillgodose besökare av olika nationaliteter.

8. Få insikter från detaljerad rapportering

Skapandet av detaljerade besökarrapporter ger anställda värdefulla visuella insikter som förbättrar deras rollfunktioner inom organisationer. Sökkriterier i realtid, inklusive besökartyp, inträdestid, avgångstid, besökarnamn och åtkomstbehörighet, ger säkerhetsteam, receptionister och annan personal möjlighet att identifiera datatrender. Till exempel kan anläggningschefer fastställa topptrafiktimmar för besökare för att allokera resurser strategiskt under dagen, vilket säkerställer optimal anläggningsdrift.

9. Uppnå hälsa, säkerhet och laglig efterlevnad

För att följa branschspecifika regelverk måste organisationer välja lösningar som möjliggör digital visning och insamling av viktig information före besökarnas incheckning. I vissa fall är det nödvändigt att underteckna formulär eller godkänna villkor för att upprätta en revisionsspår för efterlevnadsrevisioner och interna utredningar.

10. Entreprenörshantering på plats

Effektiv hantering av entreprenörer som kommer in och ut från anläggningar är avgörande för att säkerställa säkerhet och efterlevnad. En robust lösning för besökshantering skapar en dedikerad portal där entreprenörer kan ta äganderätt till sitt efterlevnadsansvar. Detta gör det möjligt för organisationer att hålla sig uppdaterade om entreprenörsaktivitet och upprätthålla korrekt rapportering. Viktiga funktioner för entreprenörshantering inkluderar att ladda upp introduktionsvideor för entreprenörer, hantera kvalifikationer och licenser, verifiera försäkringsskydd, korskontroll av entreprenörens timmar mot fakturor och förhindra åtkomst för entreprenörer med utgångna induktioner.

11. Global skalbarhet

Många Visitor Management-leverantörer tillgodoser främst behoven hos små och medelstora företag. Följaktligen saknar de flesta besökshanteringslösningar som finns tillgängliga på marknaden den nödvändiga skalbarheten för att effektivt betjäna globala organisationer. För att skydda och framtidssäkra din Visitor Management-investering rekommenderar vi beslutsfattare att välja en lösning med centraliserade databasfunktioner och snabb skalbarhet. Genom att välja en molnbaserad lösning kan du njuta av fjärrsystemhantering och säkerställa överensstämmelse med globala och regionala datapolicyer, när det behövs.

Slutsats

I denna informationsrika era har ett robust och effektivt besökarhanteringssystem blivit en absolut nödvändighet för organisationer. Det ger dem en mängd olika funktioner som spårning av besökare i realtid, snabb märkesutskrift, omedelbara värdmeddelanden, tredjeparts applikationsintegrationer, användarvänliga upplevelser, detaljerad rapportering, regelefterlevnad, entreprenörshantering på plats och global skalbarhet. Genom att investera i en lösning med dessa funktioner kan organisationer avsevärt förbättra sin säkerhetsställning, effektivisera besökarmottagningen och viktigast av allt, ge en sömlös besökarupplevelse.

Kontakta oss för att ta reda på hur du skyddar dina medarbetare, lokaler och data med motståndskraftiga digitala och fysiska säkerhetslösningar.