11 fonctionnalités indispensables d'une solution de gestion des visiteurs

La plupart des solutions de gestion des visiteurs du marché actuel sont équipées d'un large éventail de fonctionnalités. Pour aider les décideurs à déterminer lesquelles sont essentielles et lesquelles ne sont que de simples accessoires, nous proposons une liste actualisée des fonctionnalités de gestion des visiteurs les plus populaires pour sélectionner une nouvelle solution de réception numérique.

Depuis l'introduction du RGPD en mai 2018 et l'adoption du NIS2 par l'Union européenne, les organisations accordent de plus en plus la priorité à la sécurité et à la sûreté de leurs locaux, de leurs données, de leurs employés et de leurs visiteurs. La mise en œuvre de solutions intelligentes de gestion des visiteurs à l'accueil a permis d'améliorer l'efficacité, la transparence et la sécurité des processus d'enregistrement, tant pour le personnel que pour les visiteurs.

Pour aider les principaux décideurs à identifier les fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs pour leurs opérations, nous avons compilé une liste des fonctionnalités les plus populaires appréciées par nos clients du Fortune 500 qui ont amélioré leurs processus de réception vers des solutions plus performantes et évolutives.

1. Pré-réservez les visiteurs

Pour les organisations qui organisent fréquemment des événements et des conférences sur place, la fonction pratique de pré-réservation permet aux visiteurs et aux invités d'enregistrer leur présence à l'avance. Cela garantit non seulement un processus d'enregistrement fluide, mais entraîne également une réduction significative du temps d'attente. Au lieu des 1 à 2 minutes habituellement nécessaires pour effectuer l'enregistrement, la fonction de pré-réservation permet aux participants de suivre le processus en quelques secondes, maximisant ainsi leur temps et améliorant l'expérience globale de l'événement.

2. Personnalisez les flux d'enregistrement

Avec l'introduction du RGPD et du CCPA, les processus de saisie des données ont changé pour améliorer les demandes d'informations. Les processus traditionnels de gestion des visiteurs sont affectés, ce qui entraîne une augmentation des coûts en termes de temps et de ressources. La création manuelle, l'impression, l'organisation et le stockage sur site de données tierces dans des dossiers physiques constituent des défis pour les employés chargés de multiples responsabilités.

Pour relever ces défis, les solutions modernes de gestion des visiteurs proposent des flux de travail d'enregistrement personnalisables pour différents types de visiteurs. Les coursiers sont invités à fournir le nom de l'entreprise, le nom complet, la référence de livraison, les coordonnées et la signature, tandis que les personnes interrogées peuvent fournir les détails du poste, le nom d'hôte et effectuer une capture photo. Ces approches rationalisées garantissent la conformité, améliorent l'efficacité et permettent aux organisations de répondre aux besoins de gestion des visiteurs en toute confiance.

3. Signer des formulaires numériques

La mise en œuvre du RGPD et du CCPA a non seulement entraîné des changements dans la saisie des données, mais a également eu un impact significatif sur les pratiques de protection des données et les mesures de prévention des violations de données des organisations du monde entier. Les grandes entreprises ont adopté la transformation numérique en faisant évoluer leurs méthodes traditionnelles d'enregistrement des visiteurs et de stockage de fichiers, en les adoptant comme solutions efficaces pour atténuer les violations de données.

Pour améliorer la sécurité des données et rationaliser le processus d'enregistrement, les organisations ont intégré des accords de confidentialité, des formulaires juridiques et d'autres exigences de signature à leurs flux de travail pour les visiteurs, en veillant à ce que les visiteurs signent les documents nécessaires avant d'accéder aux locaux.

4. Personnalisez les badges des visiteurs

La dernière étape du processus d'enregistrement d'une solution de gestion des visiteurs est l'impression des badges. Qu'un visiteur s'enregistre à l'avance ou effectue l'enregistrement à son arrivée, le système peut imprimer rapidement des badges d'identification personnalisés dans le cadre d'une solution moderne de gestion des visiteurs. Dans les cas où des intégrations de contrôle d'accès sont en place, ces badges d'identification peuvent être scannés aux points de contrôle pour obtenir un accès autorisé aux zones configurées.

Les organisations ont également la possibilité de personnaliser leurs badges visiteurs avec des images et des couleurs pour des événements, des conférences, des réunions ou toute autre occasion. De cette façon, ils peuvent personnaliser l'ensemble du processus d'enregistrement du début à la fin. Cela permet aux membres du personnel d'identifier et de distinguer facilement les visiteurs à leur arrivée.

5. Avertissez instantanément les hôtes

Une solution de gestion des visiteurs fiable garantit que les hôtes sont rapidement informés de l'arrivée des visiteurs, quelle que soit leur destination. Lorsque les visiteurs terminent le processus d'enregistrement à l'aide d'une solution de gestion des visiteurs, des notifications automatisées sont envoyées via différents canaux tels que les SMS, les e-mails et les notifications push pour informer les hôtes de leur arrivée.

Dès réception de la notification, les hôtes peuvent envoyer des messages via la solution de gestion des visiteurs pour informer les visiteurs en attente de tout retard ou se rendre à la réception pour récupérer les visiteurs en personne. En établissant des canaux de communication directs entre les hôtes et les visiteurs, cette fonctionnalité réduit considérablement le temps d'attente à la réception et améliore l'expérience globale des visiteurs grâce à un processus d'enregistrement en libre-service axé sur l'utilisateur.

6. Intégrez des applications tierces

Lorsque vous envisagez une solution pérenne, il est essentiel d'évaluer sa compatibilité avec d'autres solutions. Les solutions de gestion des visiteurs, par exemple, offrent la possibilité de s'intégrer au contrôle d'accès et aux listes de surveillance, améliorant ainsi les fonctionnalités de sécurité.

En outre, l'intégration à des applications utilisées en interne telles que DocuSign et Office 365 peut améliorer l'expérience des employés, augmentant ainsi l'efficience et l'efficacité globales des solutions de gestion des visiteurs.

7. Concevez des expériences conviviales

Alors que les solutions de base de gestion des visiteurs offrent des expériences d'enregistrement rapides, d'excellentes solutions de gestion des visiteurs fournissent des fonctionnalités système complexes supplémentaires sans compromettre l'interface utilisateur (UI). L'intégration des logos de marque et des combinaisons de couleurs dans le front-end d'une solution de gestion des visiteurs peut améliorer considérablement la marque et faire une première impression durable auprès des visiteurs.

En tant que premier point de contact pour les nouveaux arrivants sur site, les flux de travail doivent fournir des expériences utilisateur (UX) simples, rapides et efficaces. Cela peut être réalisé en intégrant plusieurs options linguistiques pour différents sites de déploiement de solutions, destinées à des visiteurs de différentes nationalités.

8. Obtenez des informations grâce à des rapports détaillés

La création de rapports détaillés sur les visiteurs offre aux employés des informations visuelles précieuses qui améliorent leurs fonctions au sein des organisations. Les critères de recherche en temps réel, notamment le type de visiteur, l'heure d'entrée, l'heure de départ, le nom du visiteur et l'autorisation d'accès, permettent aux équipes de sécurité, aux réceptionnistes et aux autres membres du personnel d'identifier les tendances en matière de données. Par exemple, les responsables des installations peuvent identifier les heures de pointe des visiteurs afin d'allouer les ressources de manière stratégique tout au long de la journée, garantissant ainsi un fonctionnement optimal des installations.

9. Respectez la santé, la sécurité et la conformité légale

Pour se conformer aux cadres réglementaires spécifiques au secteur, les organisations doivent sélectionner des solutions permettant l'affichage numérique et la capture d'informations critiques avant l'enregistrement des visiteurs. Dans certains cas, il est nécessaire de signer des formulaires ou d'accepter des conditions pour établir une piste d'audit pour les audits de conformité et les enquêtes internes.

10. Gestion des sous-traitants sur site

Il est essentiel de gérer efficacement les sous-traitants qui entrent et sortent des installations pour garantir la sécurité et la conformité. Une solution robuste de gestion des visiteurs met en place un portail dédié où les sous-traitants peuvent assumer leurs responsabilités en matière de conformité. Cela permet aux organisations de se tenir au courant de l'activité des sous-traitants et de maintenir des rapports précis. Les principales fonctionnalités de la gestion des sous-traitants incluent le téléchargement de vidéos d'introduction des sous-traitants, la gestion des qualifications et des licences, la vérification de la couverture d'assurance, la vérification des heures d'ouverture des sous-traitants par rapport aux factures et l'interdiction d'accès aux sous-traitants dont les primes ont expiré.

11. Évolutivité mondiale

De nombreux fournisseurs de services de gestion des visiteurs répondent principalement aux besoins des petites et moyennes entreprises. Par conséquent, la plupart des solutions de gestion des visiteurs disponibles sur le marché ne disposent pas de l'évolutivité nécessaire pour servir efficacement les organisations internationales. Pour protéger et pérenniser votre investissement dans la gestion des visiteurs, nous recommandons aux décideurs d'opter pour une solution avec fonctions de base de données centralisées et capacités d'évolutivité rapide. En choisissant une solution basée sur le cloud, vous pouvez profiter de la gestion à distance du système et garantir la conformité aux politiques de données mondiales et régionales, chaque fois que cela est nécessaire.

Conclusion

En cette ère riche en informations, disposer d'un système de gestion des visiteurs robuste et efficace est devenu une nécessité absolue pour les organisations. Il leur fournit diverses fonctionnalités telles que le suivi des visiteurs en temps réel, l'impression rapide de badges, les notifications instantanées de l'hôte, l'intégration d'applications tierces, des expériences conviviales, des rapports détaillés, la conformité réglementaire, la gestion des sous-traitants sur site et une évolutivité mondiale. En investissant dans une solution dotée de ces fonctionnalités, les organisations peuvent améliorer considérablement leur dispositif de sécurité, rationaliser l'accueil des visiteurs et, surtout, offrir une expérience fluide aux visiteurs.

Nous contacter pour découvrir comment protéger votre personnel, vos locaux et vos données grâce à des solutions de sécurité numérique et physique résilientes.