11 caratteristiche indispensabili della soluzione per la gestione dei visitatori

La maggior parte delle soluzioni di gestione dei visitatori sul mercato odierno sono dotate di un'ampia gamma di funzionalità. Per aiutare i decisori a determinare quali sono essenziali e quali sono semplicemente degli extra utili, forniamo un elenco aggiornato delle funzionalità di gestione dei visitatori più popolari per la selezione di una nuova soluzione digitale di front-of-house.

Dall'introduzione del GDPR nel maggio 2018 e dall'adozione del NIS2 nell'Unione Europea, le organizzazioni hanno dato sempre più priorità alla sicurezza e alla protezione dei propri locali, dati, dipendenti e visitatori. L'implementazione di soluzioni intelligenti per la gestione dei visitatori nella parte anteriore dell'azienda ha portato a processi di check-in più efficienti, trasparenti e sicuri sia per il personale che per i visitatori.

Per aiutare i principali decisori a identificare le funzionalità critiche di gestione dei visitatori per le loro operazioni, abbiamo compilato un elenco delle funzionalità più popolari preferite dai nostri clienti Fortune 500 che hanno aggiornato i loro processi front-of-house a soluzioni più efficienti e a prova di futuro.

1. Visitatori prenotati in anticipo

Per le organizzazioni che ospitano spesso eventi e conferenze in loco, la comoda funzione di prenotazione anticipata consente a visitatori e ospiti di registrare in anticipo la propria partecipazione. Ciò non solo garantisce un processo di check-in senza interruzioni, ma porta anche a una significativa riduzione dei tempi di attesa. Invece dei tipici 1-2 minuti necessari per completare il check-in, la funzione di prenotazione anticipata consente ai partecipanti di completare il processo in pochi secondi, massimizzando il tempo e migliorando l'esperienza complessiva dell'evento.

2. Personalizza i flussi di lavoro di check-in

Con l'introduzione del GDPR e del CCPA, i processi di acquisizione dei dati sono cambiati per migliorare le richieste di informazioni. I tradizionali processi di gestione dei visitatori ne risentono, con conseguente aumento dei tempi e dei costi delle risorse. La creazione manuale, la stampa, l'organizzazione e l'archiviazione in loco di dati di terze parti in cartelle fisiche rappresentano una sfida per i dipendenti interni che si occupano di molteplici responsabilità.

Per affrontare queste sfide, le moderne soluzioni di gestione dei visitatori forniscono flussi di lavoro di check-in personalizzabili per diversi tipi di visitatori. Ai corrieri viene richiesto di fornire il nome dell'azienda, il nome completo, il riferimento di consegna, le informazioni di contatto e la firma, mentre gli intervistati possono fornire i dettagli della posizione, il nome host e completare uno scatto fotografico. Questi approcci semplificati garantiscono la conformità, migliorano l'efficienza e consentono alle organizzazioni di soddisfare con fiducia le esigenze di gestione dei visitatori.

3. Firma i moduli digitali

L'implementazione del GDPR e del CCPA non solo ha apportato cambiamenti nell'acquisizione dei dati, ma ha anche avuto un impatto significativo sulle pratiche di protezione dei dati e sulle misure di prevenzione delle violazioni dei dati delle organizzazioni di tutto il mondo. Le grandi aziende hanno abbracciato la trasformazione digitale evolvendo i loro metodi tradizionali di registrazione dei visitatori e archiviazione dei file, adottandoli come soluzioni efficaci per mitigare le violazioni dei dati.

Per migliorare la sicurezza dei dati e semplificare il processo di check-in, le organizzazioni hanno integrato accordi di riservatezza, moduli legali e altri requisiti di firma nei flussi di lavoro dei visitatori, assicurando che i visitatori firmino i documenti necessari prima di accedere ai locali.

4. Personalizza i badge dei visitatori

La fase finale del processo di check-in di una soluzione di gestione dei visitatori è la stampa dei badge. Sia che un visitatore preregistri o completi il check-in all'arrivo, il sistema può stampare rapidamente badge identificativi personalizzati come parte di una moderna soluzione di gestione dei visitatori. Nei casi in cui sono presenti integrazioni per il controllo degli accessi, questi badge identificativi possono essere scansionati nei punti di controllo per ottenere l'accesso autorizzato alle zone configurate.

Le organizzazioni hanno anche la possibilità di personalizzare i propri badge per i visitatori con immagini e colori per eventi, conferenze, riunioni o qualsiasi altra occasione. In questo modo, possono personalizzare l'intero processo di check-in dall'inizio alla fine. Ciò consente ai membri dello staff di identificare e distinguere facilmente i visitatori all'arrivo.

5. Avvisa istantaneamente gli host

Una soluzione affidabile per la gestione dei visitatori assicura che gli host siano tempestivamente informati degli arrivi dei visitatori, indipendentemente dalla loro destinazione prevista. Quando i visitatori completano la procedura di check-in utilizzando una soluzione di gestione dei visitatori, le notifiche automatiche vengono inviate tramite vari canali come SMS, e-mail e notifiche push per informare gli host del loro arrivo.

Dopo aver ricevuto la notifica, gli host possono inviare messaggi tramite la soluzione di gestione dei visitatori per informare i visitatori in attesa di eventuali ritardi o recarsi nell'area della reception per raccogliere i visitatori di persona. Stabilendo canali di comunicazione diretti tra host e visitatori, questa funzione riduce significativamente i tempi di attesa alla reception e migliora l'esperienza complessiva dei visitatori con un processo di check-in self-service incentrato sull'utente.

6. Integra applicazioni di terze parti

Quando si considera una soluzione a prova di futuro, è fondamentale valutarne la compatibilità con altre soluzioni. Le soluzioni di gestione dei visitatori, ad esempio, offrono la possibilità di integrarsi con Access Control e Watchlist, migliorando così la funzionalità di sicurezza.

Inoltre, l'integrazione con applicazioni utilizzate internamente come DocuSign e Office 365 può migliorare l'esperienza dei dipendenti, aumentando l'efficienza e l'efficacia complessive delle soluzioni di gestione dei visitatori.

7. Progetta esperienze facili da usare

Mentre le soluzioni di base per la gestione dei visitatori offrono esperienze di check-in rapide, le ottime soluzioni di gestione dei visitatori forniscono funzionalità di sistema aggiuntive e complesse senza compromettere l'interfaccia utente (UI). L'integrazione dei loghi e delle combinazioni di colori del marchio nel front-end di una soluzione di gestione dei visitatori può migliorare significativamente il marchio e fare una prima impressione duratura sui visitatori.

Come primo punto di contatto per i nuovi arrivati in loco, i flussi di lavoro dovrebbero offrire esperienze utente (UX) semplici, veloci ed efficienti. Ciò può essere ottenuto integrando più opzioni linguistiche per i diversi luoghi di distribuzione della soluzione, rivolgendosi a visitatori di varie nazionalità.

8. Ottieni informazioni dettagliate da report dettagliati

La creazione di report dettagliati sui visitatori offre ai dipendenti preziose informazioni visive che migliorano le loro funzioni all'interno delle organizzazioni. I criteri di ricerca in tempo reale, tra cui tipo di visitatore, orario di ingresso, orario di partenza, nome del visitatore e autorizzazione all'accesso, consentono ai team di sicurezza, agli addetti alla reception e ad altro personale di identificare le tendenze dei dati. Ad esempio, i responsabili delle strutture possono individuare le ore di punta del traffico di visitatori per allocare le risorse in modo strategico durante il giorno, garantendo un funzionamento ottimale della struttura.

9. Raggiungere la conformità legale, sanitaria e di sicurezza

Per conformarsi ai quadri normativi specifici del settore, le organizzazioni devono selezionare soluzioni che consentano la visualizzazione digitale e l'acquisizione di informazioni critiche prima del check-in dei visitatori. In alcuni casi, è necessario firmare i moduli o accettare i termini per stabilire una pista di controllo per i controlli di conformità e le indagini interne.

10. Gestione degli appaltatori in loco

La gestione efficiente degli appaltatori che entrano ed escono dalle strutture è fondamentale per garantire sicurezza e conformità. Una solida soluzione di gestione dei visitatori crea un portale dedicato in cui gli appaltatori possono assumersi la responsabilità delle proprie responsabilità di conformità. Ciò consente alle organizzazioni di rimanere aggiornate sulle attività degli appaltatori e di mantenere rapporti accurati. Le funzionalità chiave della gestione degli appaltatori includono il caricamento di video introduttivi degli appaltatori, la gestione delle qualifiche e delle licenze, la verifica della copertura assicurativa, il controllo incrociato delle ore di lavoro degli appaltatori con le fatture e la prevenzione dell'accesso agli appaltatori con indennità scadute.

11. Scalabilità globale

Molti fornitori di servizi di gestione dei visitatori soddisfano principalmente le esigenze delle piccole e medie imprese. Di conseguenza, la maggior parte delle soluzioni di gestione dei visitatori disponibili sul mercato non dispone della scalabilità necessaria per servire efficacemente le organizzazioni globali. Per salvaguardare e rendere a prova di futuro il tuo investimento nella gestione dei visitatori, consigliamo ai decisori di optare per una soluzione con funzioni di database centralizzate e funzionalità di scalabilità rapida. Scegliendo una soluzione basata su cloud, puoi usufruire della gestione remota del sistema e garantire la conformità alle politiche globali e regionali in materia di dati, ogni volta che è necessario.

Conclusione

In questa era ricca di informazioni, disporre di un sistema di gestione dei visitatori robusto ed efficiente è diventato una necessità assoluta per le organizzazioni. Fornisce loro una varietà di funzionalità come il monitoraggio dei visitatori in tempo reale, la stampa rapida dei badge, le notifiche istantanee degli host, le integrazioni di applicazioni di terze parti, le esperienze intuitive, i report dettagliati, la conformità normativa, la gestione degli appaltatori in loco e la scalabilità globale. Investendo in una soluzione con queste funzionalità, le organizzazioni possono migliorare significativamente il loro livello di sicurezza, semplificare l'accoglienza dei visitatori e, soprattutto, fornire un'esperienza senza interruzioni ai visitatori.

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