11 个必备访客管理解决方案功能

当今市场上的大多数访客管理解决方案都配备了广泛的功能。为了帮助决策者确定哪些是必不可少的，哪些只是不错的附加功能，我们提供了最受欢迎的访客管理功能的最新列表，用于选择新的数字前台解决方案。

自2018年5月引入GDPR和NIS2欧盟通过以来，各组织越来越多地将场所、数据、员工和访客的安保和安全放在首位。在前台实施智能访客管理解决方案为工作人员和访客提供了更高效、更透明和更安全的登机手续流程。

为了支持关键决策者确定其运营的关键访客管理功能，我们编制了一份最受财富500强客户青睐的最受欢迎的功能清单，这些客户已将其前台流程升级为功能更强大、更面向未来的解决方案。

1。预约访客

对于经常举办现场活动和会议的组织，便捷的预约功能使访客和访客可以提前登记出席情况。这不仅可以确保无缝办理登机手续，还可以显著减少等待时间。预预订功能使与会者可以在几秒钟内轻松完成流程，从而最大限度地利用时间并增强整体活动体验，而不是通常需要1-2分钟才能完成登机手续。

2。自定义签到工作流程

随着 GDPR 和 CCPA 的引入，数据采集流程发生了变化，以增强信息请求。传统的访客管理流程受到影响，导致时间和资源成本增加。在物理文件夹中手动创建、打印、整理和现场存储第三方数据对于负责多项职责的前台员工构成了挑战。

为了应对这些挑战，现代访客管理解决方案为不同的访客类型提供了可自定义的签到工作流程。快递员被提示提供公司名称、全名、送货参考、联系信息和签名，而受访者可能会提供职位详情、主机名并完成照片拍摄。这些简化的方法可确保合规性，提高效率，并使组织能够自信地满足访客管理需求。

3.签署数字表单

GDPR和CCPA的实施不仅带来了数据采集的变化，而且还对全球组织的数据保护实践和数据泄露预防措施产生了重大影响。大型企业通过改进其传统的访客记录和文件存储方法，将其用作缓解数据泄露的有效解决方案，已经接受了数字化转型。

为了增强数据安全性并简化签到流程，各组织已将保密协议、法律表格和其他签名要求整合到访客工作流程中，确保访客在进入场所之前签署必要的文件。

4。自定义访客徽章

访客管理解决方案签到流程的最后一步是徽章打印。无论访客预登记还是在抵达时完成登机手续，作为现代访客管理解决方案的一部分，该系统都可以快速打印定制的身份证。如果已集成访问控制，则可以在控制点扫描这些 ID 徽章，以获得对已配置区域的授权访问权限。

组织还可以使用图片和颜色自定义访客徽章，以用于活动、会议、会议或任何其他场合。通过这种方式，他们可以自定义从头到尾的整个签到流程。这使工作人员可以在抵达时轻松识别和区分访客。

5。立即通知主机

可靠的访客管理解决方案可确保房东在访客抵达时及时收到通知，无论其预定目的地如何。当访客使用访客管理解决方案完成签到流程时，系统会通过短信、电子邮件和推送通知等各种渠道发送自动通知，以告知房东他们的到来。

收到通知后，房东可以通过访客管理解决方案发送消息，将任何延误告知等候的访客，或者前往接待区亲自接待访客。通过在房东和访客之间建立直接沟通渠道，该功能显著减少了接待处的等待时间，并通过以用户为中心的自助办理登机手续流程改善了整体访客体验。

6。集成第三方应用程序

在考虑面向未来的解决方案时，评估其与其他解决方案的兼容性至关重要。例如，访客管理解决方案提供了与访问控制和监视列表集成的可能性，从而增强了安全功能。

此外，与内部使用的应用程序（如DocuSign和Office 365）集成可以增强员工的体验，提高访客管理解决方案的整体效率和有效性。

7。设计用户友好的体验

虽然基本的访客管理解决方案可提供快速办理登机手续的体验，但出色的访客管理解决方案在不影响用户界面 (UI) 的情况下提供了额外的复杂系统功能。将品牌徽标和配色方案集成到访客管理解决方案的前端可以显著增强品牌并给访客留下持久的第一印象。

作为新来者在现场的第一联系点，工作流程应提供简单、快速、高效的用户体验 (UX)。这可以通过为不同的解决方案部署地点集成多种语言选项来实现，以迎合不同国籍的访客。

8。从详细报告中获得见解

创建详细的访客报告为员工提供了宝贵的视觉见解，从而增强了他们在组织中的角色职能。实时搜索条件，包括访客类型、入境时间、出发时间、访客姓名和访问授权，使安全团队、接待员和其他人员能够识别数据趋势。例如，设施经理可以精确定位访客流量高峰时段，以策略性地全天分配资源，确保设施的最佳运营。

9。实现健康、安全和法律合规

为了遵守行业特定的监管框架，组织必须选择能够在访客办理登机手续之前以数字方式显示和捕获关键信息的解决方案。在某些情况下，签署表格或同意条款对于建立合规性审计和内部调查的审计跟踪是必要的。

10。现场承包商管理

有效管理进出设施的承包商对于确保安全性和合规性至关重要。强大的访客管理解决方案建立了一个专用门户，承包商可以在该门户网站上承担其合规责任。这使组织能够随时了解承包商活动的最新情况并保持准确的报告。承包商管理的关键功能包括上传承包商入职视频、管理资格和执照、验证保险承保范围、根据发票对承包商工时进行交叉核对，以及防止入职培训到期的承包商进入。

11。全球可扩展性

许多访客管理提供商主要满足中小型企业的需求。因此，市场上可用的大多数访客管理解决方案都缺乏有效服务全球组织所需的可扩展性。为了保护您的访客管理投资并经得起未来考验，我们建议决策者选择具有以下条件的解决方案 集中式数据库功能和快速扩展能力。通过选择基于云的解决方案，您可以享受远程系统管理，并在必要时确保遵守全球和区域数据政策。

结论

在这个信息丰富的时代，拥有强大而高效的访客管理系统已成为组织的绝对必要条件。它为他们提供了多种功能，例如实时访客跟踪、快速徽章打印、即时房东通知、第三方应用程序集成、用户友好体验、详细报告、合规性、现场承包商管理和全球可扩展性。通过投资具有这些功能的解决方案，组织可以显著增强其安全状况，简化访客接待，最重要的是，提供无缝的访客体验。

联系我们 了解如何使用弹性数字和物理安全解决方案保护您的人员、场所和数据。