4 sätt Besökshantering kan vara en ovärderlig tillgång för IT-avdelningar

I ett ständigt föränderligt digitalt landskap måste IT-avdelningar hantera och underhålla organisationens IT-infrastruktur, applikationsintegrationer och samtidigt navigera i en stadig ström av snabb teknisk utveckling och cybersäkerhetshot. De måste också se till att de system de har på plats för besökare är säkra, välskötta och värdefulla. Här är fyra anledningar till varför besökarhanteringssystem (VMS) kan vara juvelen i kronan för IT-team.

1. Dataskyddsprocesserna förenklas

Att hantera GDPR (General Data Protection) och CCPA (California Consumer Privacy Act) regler kan vara komplexa, osammanhängande och resurskrävande. Med ett arbetsflöde för besökare som möjliggör automatisk efterlevnad av regler före incheckning blir efterlevnadskrav enklare att implementera, hantera och producera Dokument som cybersäkerhetspolicyer, utbildningsintyg och entreprenörslicenser integreras enkelt i incheckningsprocessen för att stärka datasekretess. Dessutom, till skillnad från pappersbaserade besökarinloggningar, döljer ett molnbaserat VMS data som namn, adresser och telefonnummer.

2. Rapporteringsfunktioner hjälper till att förutsäga trender

Prestationsrådgivning, Metris Ledarskap, säger: ”Förväntan i högpresterande team gör att du kan föreställa dig framtiden exakt för att orientera och agera med större hastighet och precision.” Detta gäller särskilt för IT-avdelningar, som i en tid med snabb teknisk utveckling behöver ligga steget före. Genom att analysera data från ett intelligent VMS-system kan nya trender och analytiska insikter hämtas, och härifrån kan nya strategier och planer implementeras. Med hjälp av de unika rapporteringsfunktionerna i en VMS kan luckor i data identifieras och automatiska påminnelser håller team uppdaterade om sina revisionsfrister och åtaganden.

3. Integrationen är enkel och sömlös

Att integrera ett nytt system kan vara en betungande uppgift för IT-proffs inom stora organisationer. Men för dem med etablerade tekniska stackar möjliggör valet av en VMS-leverantör med flexibla lösningar en mer sömlös integration som driver automatisering och adoption, för att inte tala om en mer flytande incheckningsupplevelse för besökare. En leverantör som erbjuder olika värdalternativ innebär att du kan skräddarsy dina besökarprocesser baserat på din organisations behov. Du kan till exempel vara värd för din VMS på en lokal server i ditt befintliga nätverk, välja en molnbaserad lösning med lägre förhandskostnader och löpande kostnader, eller kombinera de två med en hybridlösning för maximal kontroll och flexibilitet. Du kan också anta ett system som integreras med applikationer som DocuSign, Access Control, Badge-hantering, rum/skrivbordsbokningar, kalendrar som outlook/google och Watchlist-programvara.

4. Dataintrång kan minskas

Även om dataintegriteten inom en digital infrastruktur är avgörande, kan fysiska dataintrång också uppstå. De kallas insiderdataintrång och kan uppstå till följd av att dokument eller hårdvara stulits eller programvara och dokument kopieras. Att mildra och planera kring dessa risker kan vara tidskrävande för IT-proffs. En incheckningsprocess för besökare med anpassningsbara identifieringsmärken som förbjuder åtkomst till kontrollerade områden med känslig information hjälper dock till att minska risken för datastöld på plats.

Möjligheten att sömlöst kontrollera åtkomst, upprätthålla efterlevnad och utnyttja handlingsbara insikter placerar IT-avdelningarna i framkant när det gäller att skapa säkra, effektiva och framåtblickande arbetsmiljöer. Att anamma dessa besökarhanteringsstrategier är inte bara en investering i nuet utan ett proaktivt steg mot att stärka IT-verksamhetens digitala framtid.

Slutsats

Att implementera robusta metoder för besökarhantering framstår som en ovärderlig tillgång för IT-avdelningar. Effekterna är långtgående, från att stärka säkerhetsåtgärderna till att förbättra den operativa effektiviteten. När tekniken fortsätter att utvecklas blir utnyttjandet av moderna lösningar för besökarhantering inte bara ett val utan ett strategiskt imperativ.

Om Acre säkerhet

Acre security är världsledande inom leverans av motståndskraftiga digitala och fysiska säkerhetslösningar för varje företag. Att hålla dina medarbetare, lokaler och data säkra är lika viktigt för oss som för dig. Vi skyddar dina värdefulla tillgångar med en enda portfölj av moln-, lokal- och hybridlösningar.

Acre security erbjuder ett brett utbud av lösningar inklusive åtkomstkontroll, besökarhantering, intrång, arbetsplats, överföring och anslutningslösningar - allt på ett sätt som passar dig. Sedan 2012 har vi fokuserat på att utveckla säkerhetsinitiativ för att leverera skräddarsydda, robusta och framtidssäkra lösningar till tiotusentals människor runt om i världen. Genom att arbeta inom bank, utbildning, hälso- och sjukvård, läkemedel, detaljhandel med mera ger vi våra kunder sinnesfrid att deras data, kontor och anställda förblir säkra.

Kontakta oss idag för att diskutera hur vi kan hjälpa dig på din säkerhetstekniska resa.