4 Möglichkeiten, wie Besuchermanagement für IT-Abteilungen von unschätzbarem Wert sein kann

In einer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Landschaft müssen IT-Abteilungen die IT-Infrastruktur und Anwendungsintegrationen ihres Unternehmens verwalten und warten und gleichzeitig einen stetigen Strom schneller technologischer Entwicklungen und Cybersicherheitsbedrohungen bewältigen. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Systeme, die sie für Besucher eingerichtet haben, sicher, gut verwaltet und wertvoll sind. Hier sind vier Gründe, warum Besuchermanagementsysteme (VMS) das Glanzstück für IT-Teams sein können.

1. Die Datenschutzprozesse werden vereinfacht

Die Verwaltung der Vorschriften der DSGVO (General Data Protection) und des CCPA (California Consumer Privacy Act) kann komplex, unzusammenhängend und ressourcenintensiv sein. Mit einem Besucher-Workflow, der die automatische Einhaltung der Vorschriften vor dem Check-in ermöglicht, werden Compliance-Anforderungen einfacher umzusetzen, zu verwalten und zu erstellen. Dokumente wie Cybersicherheitsrichtlinien, Schulungszertifikate und Auftragnehmerlizenzen lassen sich problemlos in den Check-in-Prozess integrieren, um den Datenschutz zu verbessern. Außerdem verbirgt ein Cloud-basiertes VMS im Gegensatz zu Besucheranmeldungen in Papierform Daten wie Namen, Adressen und Telefonnummern.

2. Berichtsfunktionen helfen bei der Vorhersage von Trends

Leistungsberatung, Führung von Metris, sagt: „Antizipation in Hochleistungsteams ermöglicht es Ihnen, sich die Zukunft genau vorzustellen, um sich zu orientieren und schneller und präziser zu handeln.“ Dies gilt insbesondere für IT-Abteilungen, die in einer Zeit der rasanten technologischen Entwicklung die Nase vorn haben müssen. Durch die Analyse von Daten, die aus einem intelligenten VMS-System stammen, können neue Trends und analytische Erkenntnisse gewonnen und von hier aus neue Strategien und Pläne umgesetzt werden. Mithilfe der einzigartigen Berichtsfunktionen eines VMS können Datenlücken identifiziert werden, und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass die Teams ihre Prüfungstermine und Verpflichtungen im Auge behalten.

3. Die Integration ist einfach und nahtlos

Die Integration eines neuen Systems kann für IT-Experten in großen Organisationen eine schwierige Aufgabe sein. Für Unternehmen mit etablierten Technologien ermöglicht die Entscheidung für einen VMS-Anbieter mit flexiblen Lösungen jedoch eine nahtlosere Integration, die die Automatisierung und Akzeptanz vorantreibt, ganz zu schweigen von einem flüssigeren Check-in-Erlebnis für Besucher. Ein Anbieter, der verschiedene Hosting-Optionen anbietet, bedeutet, dass Sie Ihre Besucherprozesse an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Beispielsweise können Sie Ihr VMS auf einem lokalen Server in Ihrem bestehenden Netzwerk hosten, sich für eine Cloud-basierte Lösung mit niedrigeren Vorab- und laufenden Kosten entscheiden oder beides mit einer Hybridlösung kombinieren, um maximale Kontrolle und Flexibilität zu erzielen. Sie können auch ein System verwenden, das sich in Anwendungen wie DocuSign, Access Control, Badge-Management, Raum-/Schreibtischbuchungen, Kalender wie Outlook/Google und die Watchlist-Software integrieren lässt.

4. Datenschutzverletzungen können reduziert werden

Während die Integrität der Daten innerhalb einer digitalen Infrastruktur von entscheidender Bedeutung ist, können auch physische Datenschutzverletzungen auftreten. Sie werden als Insider-Datenschutzverletzungen bezeichnet und können dadurch entstehen, dass Dokumente oder Hardware gestohlen oder Software und Dokumente kopiert werden. Die Minderung und Planung dieser Risiken kann für IT-Experten zeitaufwändig sein. Ein Check-in-Verfahren für Besucher mit anpassbaren Ausweisschildern, das den Zutritt zu kontrollierten Bereichen mit vertraulichen Informationen verbietet, trägt jedoch dazu bei, die Wahrscheinlichkeit eines Datendiebstahls vor Ort zu verringern.

Die Fähigkeit, den Zugriff lückenlos zu kontrollieren, die Einhaltung von Vorschriften aufrechtzuerhalten und umsetzbare Erkenntnisse zu nutzen, versetzt IT-Abteilungen in die Lage, bei der Schaffung sicherer, effizienter und zukunftsorientierter Arbeitsumgebungen an vorderster Front zu stehen. Die Umsetzung dieser Besuchermanagement-Strategien ist nicht nur eine Investition in die Gegenwart, sondern ein proaktiver Schritt zur Stärkung der digitalen Zukunft des IT-Betriebs.

Fazit

Die Implementierung robuster Besuchermanagementpraktiken erweist sich für IT-Abteilungen als unschätzbarer Vorteil. Von der Verstärkung der Sicherheitsmaßnahmen bis hin zur Verbesserung der Betriebseffizienz — die Auswirkungen sind weitreichend. Da die Technologie weiter voranschreitet, wird der Einsatz moderner Besuchermanagementlösungen nicht nur zu einer Wahl, sondern zu einer strategischen Notwendigkeit.

Über Acre Security

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