4 طرق يمكن أن تكون بها إدارة الزوار رصيدًا لا يقدر بثمن لأقسام تكنولوجيا المعلومات

في المشهد الرقمي المتطور باستمرار، يجب على أقسام تكنولوجيا المعلومات إدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في مؤسستها والحفاظ عليها، وتكامل التطبيقات، وفي الوقت نفسه، التعامل مع تدفق مستمر من التطورات التكنولوجية السريعة وتهديدات الأمن السيبراني. يجب عليهم أيضًا التأكد من أن الأنظمة الموجودة لديهم للزوار آمنة ومدارة جيدًا وقيمة. فيما يلي أربعة أسباب تجعل أنظمة إدارة الزوار (VMS) جوهرة التاج لفرق تكنولوجيا المعلومات.

1. تم تبسيط عمليات خصوصية البيانات

يمكن أن تكون إدارة لوائح GDPR (حماية البيانات العامة) و CCPA (قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا) معقدة ومفككة وكثيفة الموارد. بفضل سير عمل الزائر الذي يسمح بالالتزام التلقائي باللوائح قبل تسجيل الوصول، تصبح متطلبات الامتثال أسهل في التنفيذ والإدارة وإنتاج المستندات مثل سياسات الأمن السيبراني وشهادات التدريب وتراخيص المقاول التي يتم دمجها بسهولة في عملية تسجيل الوصول لتعزيز خصوصية البيانات. بالإضافة إلى ذلك، على عكس عمليات تسجيل دخول الزوار الورقية، يقوم نظام VMS المستند إلى السحابة بإخفاء البيانات مثل الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف.

2. تساعد ميزات إعداد التقارير على التنبؤ بالاتجاهات

استشارات الأداء، قيادة المقاييس، يقول: «التوقع في الفرق عالية الأداء يسمح لك بتخيل المستقبل بدقة من أجل التوجيه والتصرف بسرعة ودقة أكبر». وينطبق هذا بشكل خاص على أقسام تكنولوجيا المعلومات، التي تحتاج إلى البقاء في المقدمة في عصر التطور التكنولوجي السريع. من خلال تحليل البيانات المستمدة من نظام VMS الذكي، يمكن استخلاص اتجاهات جديدة ورؤى تحليلية، ومن هنا، يمكن تنفيذ استراتيجيات وخطط جديدة. باستخدام ميزات إعداد التقارير الفريدة لنظام VMS، يمكن تحديد الثغرات في البيانات والتذكيرات التلقائية تبقي الفرق على علم بالمواعيد النهائية والالتزامات الخاصة بالتدقيق.

3. التكامل بسيط وسلس

يمكن أن يكون دمج نظام جديد مهمة شاقة لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات داخل المؤسسات الكبيرة. ومع ذلك، بالنسبة لأولئك الذين لديهم مجموعات تقنية راسخة، فإن اختيار مزود VMS مع حلول مرنة يسمح بتكامل أكثر سلاسة يقود الأتمتة والاعتماد، ناهيك عن تجربة تسجيل دخول أكثر مرونة للزوار. يعني المزود الذي يقدم خيارات استضافة متنوعة أنه يمكنك تخصيص عمليات الزائرين بناءً على احتياجات مؤسستك. على سبيل المثال، يمكنك استضافة VMS الخاص بك على خادم محلي داخل شبكتك الحالية، أو اختيار حل قائم على السحابة بتكاليف أولية ومستمرة أقل، أو الجمع بين الاثنين مع حل مختلط لتحقيق أقصى قدر من التحكم والمرونة. يمكنك أيضًا اعتماد نظام يتكامل مع تطبيقات مثل DocuSign والتحكم في الوصول وإدارة الشارات وحجوزات الغرف/المكتب والتقويمات مثل Outlook/google وبرنامج Watchlist.

4. يمكن تقليل خروقات البيانات

في حين أن سلامة البيانات داخل البنية التحتية الرقمية أمر بالغ الأهمية، يمكن أن تحدث انتهاكات البيانات المادية أيضًا. تُعرف باسم خروقات البيانات الداخلية، ويمكن أن تنشأ نتيجة سرقة المستندات أو الأجهزة، أو نسخ البرامج والمستندات. يمكن أن يستغرق التخفيف من هذه المخاطر والتخطيط لها وقتًا طويلاً لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات. ومع ذلك، فإن عملية تسجيل دخول الزائر باستخدام شارات تعريف قابلة للتخصيص تمنع الوصول إلى المناطق الخاضعة للرقابة التي تحتوي على معلومات حساسة تساعد على تقليل فرصة سرقة البيانات في الموقع.

إن القدرة على التحكم بسلاسة في الوصول والحفاظ على الامتثال وتسخير الرؤى القابلة للتنفيذ تضع أقسام تكنولوجيا المعلومات في طليعة إنشاء بيئات عمل آمنة وفعالة وذات رؤية مستقبلية. إن تبني استراتيجيات إدارة الزوار هذه ليس مجرد استثمار في الوقت الحاضر ولكنه خطوة استباقية نحو تعزيز المستقبل الرقمي لعمليات تكنولوجيا المعلومات.

الخاتمة

يظهر تنفيذ ممارسات إدارة الزوار القوية كأصل لا يقدر بثمن لأقسام تكنولوجيا المعلومات. من تعزيز التدابير الأمنية إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية، فإن التأثير بعيد المدى. مع استمرار تقدم التكنولوجيا، لا تصبح الاستفادة من حلول إدارة الزوار الحديثة مجرد خيار بل ضرورة استراتيجية.

حول شركة أكري للأمن

Acre security هي شركة عالمية رائدة في تقديم حلول الأمن الرقمي والمادي المرنة لكل الأعمال. إن الحفاظ على سلامة الأشخاص والمباني والبيانات أمر مهم بالنسبة لنا كما هو مهم بالنسبة لك. نحن نحمي أصولك القيمة من خلال مجموعة واحدة من الحلول السحابية والمحلية والمختلطة.

تقدم Acre security مجموعة واسعة من الحلول بما في ذلك التحكم في الوصول وإدارة الزوار والتطفل ومكان العمل والنقل وحلول الاتصال - وكلها مستضافة بطريقة تناسبك. منذ عام 2012، ركزنا على تطوير مبادرات الأمان لتقديم حلول مصممة خصيصًا وقوية ومستقبلية لعشرات الآلاف حول العالم. من خلال العمل عبر الخدمات المصرفية والتعليم والرعاية الصحية والأدوية وتجارة التجزئة والمزيد، نمنح عملائنا راحة البال بأن بياناتهم ومكاتبهم وموظفيهم ستبقى آمنة.

اتصل بنا اليوم لمناقشة كيف يمكننا مساعدتك في رحلة تكنولوجيا الأمان الخاصة بك.