4 modi in cui la gestione dei visitatori può essere una risorsa inestimabile per i reparti IT

In un panorama digitale in continua evoluzione, i reparti IT devono gestire e mantenere l'infrastruttura IT della propria organizzazione, le integrazioni delle applicazioni e, allo stesso tempo, affrontare un flusso costante di rapidi sviluppi tecnologici e minacce alla sicurezza informatica. Devono inoltre garantire che i sistemi di cui dispongono per i visitatori siano sicuri, ben gestiti e utili. Ecco quattro motivi per cui i sistemi di gestione dei visitatori (VMS) possono essere il fiore all'occhiello dei team IT.

1. I processi di riservatezza dei dati sono semplificati

La gestione delle normative GDPR (General Data Protection) e CCPA (California Consumer Privacy Act) può essere complessa, frammentata e dispendiosa in termini di risorse. Grazie a un flusso di lavoro dei visitatori che consente il rispetto automatico delle normative prima del check-in, i requisiti di conformità diventano più facili da implementare, gestire e produrre. Documenti come politiche di sicurezza informatica, certificati di formazione e licenze per appaltatori sono facilmente integrati nel processo di check-in per rafforzare la privacy dei dati. Inoltre, a differenza degli accessi cartacei dei visitatori, un VMS basato su cloud nasconde dati come nomi, indirizzi e numeri di telefono.

2. Le funzionalità di reporting aiutano a prevedere le tendenze

Consulenza prestazionale, Leadership di Metris, afferma: «L'anticipazione nei team ad alte prestazioni consente di immaginare con precisione il futuro per orientarsi e agire con maggiore velocità e precisione». Ciò è particolarmente vero per i reparti IT, che, in un'epoca di rapido sviluppo tecnologico, devono rimanere all'avanguardia. Analizzando i dati provenienti da un sistema VMS intelligente, è possibile ricavare nuove tendenze e approfondimenti analitici e da qui è possibile implementare nuove strategie e piani. Utilizzando le esclusive funzionalità di reporting di un VMS, è possibile identificare le lacune nei dati e i promemoria automatici mantengono i team aggiornati sulle scadenze e sugli impegni di revisione.

3. L'integrazione è semplice e senza interruzioni

L'integrazione di un nuovo sistema può essere un compito oneroso per i professionisti IT all'interno di grandi organizzazioni. Tuttavia, per chi dispone di competenze tecnologiche consolidate, optare per un fornitore di VMS con soluzioni flessibili consente un'integrazione più fluida che favorisce l'automazione e l'adozione, per non parlare di un'esperienza di check-in più fluida per i visitatori. Un provider che offre varie opzioni di hosting consente di personalizzare i processi relativi ai visitatori in base alle esigenze dell'organizzazione. Ad esempio, puoi ospitare il tuo VMS su un server locale all'interno della tua rete esistente, optare per una soluzione basata su cloud con costi iniziali e continui inferiori o combinare le due opzioni con una soluzione ibrida per il massimo controllo e flessibilità. Puoi anche adottare un sistema che si integri con applicazioni come DocuSign, Access Control, gestione dei badge, prenotazioni di camere/scrivanie, calendari come outlook/google e il software Watchlist.

4. Le violazioni dei dati possono essere ridotte

Sebbene l'integrità dei dati all'interno di un'infrastruttura digitale sia fondamentale, possono verificarsi anche violazioni fisiche dei dati. Conosciute come violazioni dei dati interni, possono derivare dal furto di documenti o hardware o dalla copia di software e documenti. La mitigazione e la pianificazione di questi rischi possono richiedere molto tempo per i professionisti IT. Tuttavia, una procedura di check-in dei visitatori con badge identificativi personalizzabili che proibiscono l'accesso alle aree controllate con informazioni sensibili aiuta a ridurre il rischio di furto di dati in loco.

La capacità di controllare senza problemi gli accessi, mantenere la conformità e sfruttare informazioni fruibili posiziona i reparti IT in prima linea nella creazione di ambienti di lavoro sicuri, efficienti e lungimiranti. L'adozione di queste strategie di gestione dei visitatori non è solo un investimento nel presente, ma un passo proattivo verso il rafforzamento del futuro digitale delle operazioni IT.

Conclusione

L'implementazione di solide pratiche di gestione dei visitatori emerge come una risorsa inestimabile per i reparti IT. Dal rafforzamento delle misure di sicurezza al miglioramento dell'efficienza operativa, l'impatto è di vasta portata. Man mano che la tecnologia continua a progredire, sfruttare le moderne soluzioni di gestione dei visitatori diventa non solo una scelta ma un imperativo strategico.

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