Hur man utnyttjar besökshanteringsteknik för företagssäkerhet

I en nyligen genomförd undersökning frågade vi 200 företag (över 2000 anställda), och vi upptäckte att 50% av IT-ledarna och 28% av säkerhetsledarna söker en molnbaserad besökarhantering för att förbättra både säkerhet och kundupplevelse. Mer än 35% av företagen nämnde att en av deras främsta anledningar till att ha eller vilja ha ett nytt molntekniksystem för Visitor Management (VM) var att skapa en säkrare miljö.

Verkligheten är att säkerhet är av största vikt i organisationer. För dem med ett ofta stort antal olika besökare och arbetsplatspersonal är säkerheten ännu viktigare. Genom att implementera verktygen och funktionerna i ett modernt besökarhanteringssystem kan en rad säkerhetsfaktorer effektivt hanteras för företagsföretag.

Här är fem metoder du kan använda Visitor Management-teknik:

1. Integration för säkrare incheckning

Med en myriad av komplexa hälso- och säkerhets- och efterlevnadsprocedurer för stora företag att följa, stöder integrering av tillhörande dokumentation i incheckningsprocessen mer robusta procedurer. Till exempel, med hjälp av ett molnbaserat system, när besökare anländer till receptionen, uppmanas de att godkänna de obligatoriska villkoren eller tillhandahålla en e-signatur för att godkänna sitt samtycke på skärmen. Integrationer slutar inte där heller, eftersom Access Control eller Watchlist-programvara också kan integreras för att ytterligare öka den lokala säkerheten.

2. Anpassa för bättre säkerhet

Efter den inledande incheckningsprocessen kan en molnbaserad lösning för besökarhantering skriva ut anpassade besökar-ID-märken med namn, händelseinformation och foton. Säkerhetsteam kan enkelt identifiera alla besökare så snart de anländer. Om åtkomstkontrollapplikationer har integrerats kan ID-märkena kodas för att antingen tillåta eller neka åtkomst till specifika zoner på plats. Denna höga anpassningsnivå säkerställer inte bara en smidigare besökarupplevelse utan introducerar också en ny nivå av övervakningsfunktioner.

3. Använd säkra och korrekta data

I dagens värld sträcker sig begreppet företagssäkerhet utöver fysisk säkerhet för att även omfatta dataskydd. Molndata säkerhetskopieras regelbundet för att skydda mot skadlig kod, virus, mänskliga fel, oväntade incidenter och strömavbrott. Dessutom säkerställer datainsamling i realtid att informationen alltid är uppdaterad, vilket möjliggör ett korrekt antal anställda på plats och fungerar som en pålitlig källa i nödutrymningsscenarier. Detaljerade besökarrapporter kan också hämtas och analyseras med hjälp av olika sökkriterier från kartläggning av in- och avgångstider till identifiering av dem med åtkomstbehörighet.

4. Använd aviseringsverktyg för att förbättra besökarnas ankomst

Meddelande om en besökares ankomst kan skickas direkt till värdar med molnteknik via antingen SMS eller textmeddelandekanaler. Detta innebär att en intervjupersons, entreprenörs eller klients närvaro kan meddelas nästan omedelbart och deras ankomst till lokalerna är känd inte bara för säkerhetspersonal utan också för de som förväntar sig dem. Bilder på besökare kan också inkluderas i dessa meddelanden, vilket gör det möjligt för värdar att se till att vem de förväntar sig motsvarar vem som har anlänt.

5. Sele säkerhet med förbättrad entreprenörshantering

Att hantera efterlevnadsdokumentation för dem som inte arbetar som direkta anställda är inte bara komplicerat utan också tidskrävande. Det är dock en viktig aspekt av besökarnas säkerhet på plats. Med hjälp av ett molnbaserat besökshanteringssystem kan entreprenörer, oberoende konsulter och frilansare ladda upp dokument, foton, försäkringsskydd och multimediainnehåll direkt till en dedikerad portal. På så sätt är organisationer ständigt medvetna om sin verksamhet och försäkrade att alla säkerhets- och efterlevnadsformulär fylls i vid ankomsten.

Missa inte de senaste trenderna och insikterna inom besökshanteringssystem! Ladda ner vår nya guide Framtiden för besökarhantering 2024 Trender, innovationer och bästa praxis idag och håll dig steget före när det gäller att säkerställa säkerhet och effektivitet i din organisation.

Vill du lära dig mer? Kolla in våra exklusiva vitböcker för besökarhantering nedan:

Hur besökarhanteringssystem stärker läkemedelsorganisationer

Hur besökarhanteringsteknik omvandlar finansiella tjänster för en kundcentrerad värld

Om Acre säkerhet

Acre security är världsledande inom leverans av motståndskraftiga digitala och fysiska säkerhetslösningar för varje företag. Att hålla dina medarbetare, lokaler och data säkra är lika viktigt för oss som för dig. Vi skyddar dina värdefulla tillgångar med en enda portfölj av moln-, lokal- och hybridlösningar.

Acre security erbjuder ett brett utbud av lösningar inklusive åtkomstkontroll, besökarhantering, intrång, arbetsplats, överföring och anslutningslösningar - allt på ett sätt som passar dig. Sedan 2012 har vi fokuserat på att utveckla säkerhetsinitiativ för att leverera skräddarsydda, robusta och framtidssäkra lösningar till tiotusentals människor runt om i världen. Genom att arbeta inom bank, utbildning, hälso- och sjukvård, läkemedel, detaljhandel med mera ger vi våra kunder sinnesfrid att deras data, kontor och anställda förblir säkra.

Kontakta oss idag för att diskutera hur vi kan hjälpa dig på din säkerhetstekniska resa.