Cómo aprovechar la tecnología de gestión de visitantes para la seguridad empresarial

En una encuesta reciente, preguntamos a 200 empresas (más de 2000 empleados) y descubrimos que El 50% de los líderes de TI y el 28% de los líderes de seguridad buscan una gestión de visitantes basada en la nube para mejorar tanto la seguridad como la experiencia del cliente. Más del 35% de las empresas mencionaron que una de las principales razones por las que tenían o querían un nuevo sistema de tecnología en la nube de gestión de visitantes (VM) era crear un entorno más seguro.

La realidad es que la seguridad es primordial en las organizaciones. Para quienes suelen recibir un gran número de visitantes y personal diverso en el lugar de trabajo, la seguridad es aún más importante. Al implementar las herramientas y funciones de un sistema moderno de gestión de visitantes, las empresas empresariales pueden abordar de manera eficaz una serie de factores de seguridad.

Estos son cinco métodos en los que puede aprovechar la tecnología de gestión de visitantes:

1. Integración para registros más seguros

Con una miríada de procedimientos complejos de salud, seguridad y cumplimiento que las grandes empresas deben cumplir, la integración de la documentación asociada en el proceso de registro permite contar con procedimientos más sólidos. Por ejemplo, al usar un sistema basado en la nube, cuando los visitantes llegan a la recepción, se les pide que acepten los términos y condiciones requeridos o que proporcionen una firma electrónica para autorizar su consentimiento en la pantalla. Las integraciones tampoco terminan ahí, ya que también se pueden incorporar software de control de acceso o Watchlist para aumentar aún más la seguridad local.

2. Personalice para una mayor seguridad

Tras el proceso de registro inicial, una solución de gestión de visitantes basada en la nube puede imprimir tarjetas de identificación de visitantes personalizadas que especifiquen nombres, detalles del evento y fotos. Los equipos de seguridad pueden identificar fácilmente a todos los visitantes tan pronto como lleguen. Si se han integrado las aplicaciones de control de acceso, las tarjetas de identificación también se pueden codificar para permitir o denegar el acceso a zonas específicas del sitio. Este alto nivel de personalización no solo garantiza una experiencia más fluida para los visitantes, sino que también introduce un nuevo nivel de capacidades de monitoreo.

3. Utilice datos seguros y precisos

En el mundo actual, el concepto de seguridad empresarial se extiende más allá de la seguridad física y abarca también la protección de datos. Los datos en la nube se respaldan con regularidad para protegerlos contra el malware, los virus, los errores humanos, los incidentes inesperados y los cortes de energía. Además, la captura de datos en tiempo real garantiza que la información esté siempre actualizada, lo que permite contar con personal preciso en las instalaciones y sirve como fuente fiable en situaciones de evacuación de emergencia. Los informes detallados de los visitantes también se pueden recuperar y analizar utilizando varios criterios de búsqueda, desde inspeccionar los horarios de entrada y salida hasta identificar a las personas con autorización de acceso.

4. Utilice herramientas de notificación para mejorar la llegada de visitantes

La notificación de la llegada de un visitante se puede enviar directamente a los anfitriones mediante la tecnología en la nube a través de canales de SMS o mensajes de texto. Esto significa que la presencia de un entrevistado, contratista o cliente puede anunciarse casi de inmediato y su llegada a las instalaciones es conocida no solo por el personal de seguridad, sino también por quienes lo esperan. También se pueden incluir fotos de los visitantes en estas notificaciones, lo que permite a los anfitriones asegurarse de que la persona que esperan se corresponde con la persona que ha llegado.

5. Aproveche la seguridad con una mejor gestión de los contratistas

La gestión de la documentación de cumplimiento para quienes no trabajan como empleados directos no solo es compleja, sino que también lleva mucho tiempo. Sin embargo, es un aspecto vital de la seguridad de los visitantes in situ. Al utilizar un sistema de gestión de visitantes basado en la nube, los contratistas, los consultores independientes y los trabajadores independientes pueden subir documentos, fotos, coberturas de seguro y contenido multimedia directamente a un portal dedicado. De esta manera, las organizaciones están constantemente al tanto de sus actividades y se aseguran de que todos los formularios de seguridad y cumplimiento se completan a su llegada.

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