So nutzen Sie Besuchermanagement-Technologie für die Unternehmenssicherheit

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage haben wir 200 Unternehmen (über 2000 Mitarbeiter) befragt und festgestellt, dass 50% der IT-Führungskräfte und 28% der Sicherheitsverantwortlichen wünschen sich ein cloudbasiertes Besuchermanagement, um sowohl die Sicherheit als auch das Kundenerlebnis zu verbessern. Mehr als 35% der Unternehmen gaben an, dass einer ihrer Hauptgründe für den Besitz oder Wunsch nach einem neuen Cloud-Technologiesystem für Besuchermanagement (VM) darin bestand, eine sicherere Umgebung zu schaffen.

Die Realität ist, dass Sicherheit in Organisationen von größter Bedeutung ist. Für Unternehmen mit einer häufig großen Anzahl unterschiedlicher Besucher und Mitarbeiter am Arbeitsplatz ist die Sicherheit noch wichtiger. Durch die Implementierung der Tools und Funktionen eines modernen Besuchermanagementsystems kann eine Reihe von Sicherheitsfaktoren für Unternehmen effektiv berücksichtigt werden.

Hier sind fünf Methoden, mit denen Sie die Besuchermanagement-Technologie nutzen können:

1. Integration für sicherere Check-ins

Angesichts einer Vielzahl komplexer Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Verfahren, die große Unternehmen einhalten müssen, unterstützt die Integration der zugehörigen Dokumentation in den Check-in-Prozess robustere Verfahren. Mithilfe eines cloudbasierten Systems werden Besucher beispielsweise bei Ankunft an der Rezeption aufgefordert, den erforderlichen Geschäftsbedingungen zuzustimmen, oder sie erhalten eine elektronische Signatur, um ihre Zustimmung auf dem Bildschirm zu autorisieren. Integrationen sind noch nicht alles, da auch Access Control- oder Watchlist-Software integriert werden können, um die Sicherheit vor Ort weiter zu erhöhen.

2. Für mehr Sicherheit anpassen

Nach dem ersten Check-in-Vorgang kann eine cloudbasierte Besuchermanagement-Lösung benutzerdefinierte Besucherausweise drucken, auf denen Namen, Veranstaltungsdetails und Fotos angegeben sind. Sicherheitsteams können alle Besucher leicht identifizieren, sobald sie ankommen. Wenn Zutrittskontrollanwendungen integriert wurden, können die Ausweise so codiert werden, dass auch der Zutritt zu bestimmten Bereichen vor Ort erlaubt oder verweigert wird. Dieses hohe Maß an Anpassung sorgt nicht nur für ein reibungsloseres Besuchererlebnis, sondern bietet auch ein neues Maß an Überwachungsfunktionen.

3. Verwenden Sie sichere und genaue Daten

In der heutigen Welt geht das Konzept der Unternehmenssicherheit über die physische Sicherheit hinaus und umfasst auch den Datenschutz. Cloud-Daten werden regelmäßig gesichert, um sie vor Malware, Viren, menschlichen Fehlern, unerwarteten Vorfällen und Stromausfällen zu schützen. Darüber hinaus stellt die Datenerfassung in Echtzeit sicher, dass die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind. Dies ermöglicht eine genaue Mitarbeiterzahl vor Ort und dient als zuverlässige Quelle in Notfällen. Detaillierte Besucherberichte können ebenfalls abgerufen und anhand verschiedener Suchkriterien analysiert werden, von der Erfassung der Ein- und Abfahrtszeiten bis hin zur Identifizierung von Personen mit Zugangsberechtigungen.

4. Verwenden Sie Benachrichtigungstools, um die Besucherzahlen zu verbessern

Die Benachrichtigung über die Ankunft eines Besuchers kann mithilfe der Cloud-Technologie direkt über SMS- oder Textnachrichtenkanäle an Gastgeber gesendet werden. Dies bedeutet, dass die Anwesenheit eines Befragten, Auftragnehmers oder Kunden fast sofort angekündigt werden kann und dass seine Ankunft auf dem Gelände nicht nur dem Sicherheitspersonal, sondern auch den erwarteten Personen bekannt ist. Diese Benachrichtigungen können auch Fotos von Besuchern enthalten, sodass Gastgeber sicherstellen können, dass die Besucher, die sie erwarten, mit den Anwesenden übereinstimmen.

5. Sorgen Sie mit einem verbesserten Auftragnehmermanagement für mehr Sicherheit

Die Verwaltung der Compliance-Dokumentation für diejenigen, die nicht als direkte Mitarbeiter arbeiten, ist nicht nur komplex, sondern auch zeitaufwändig. Dies ist jedoch ein wichtiger Aspekt der Besuchersicherheit vor Ort. Mithilfe eines cloudbasierten Besuchermanagementsystems können Auftragnehmer, unabhängige Berater und Freelancer Dokumente, Fotos, Versicherungsschutz und Multimediainhalte direkt auf ein spezielles Portal hochladen. Auf diese Weise sind Unternehmen ständig über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden und können sicher sein, dass alle Sicherheits- und Compliance-Formulare bei der Ankunft ausgefüllt werden.

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