Come sfruttare la tecnologia di gestione dei visitatori per la sicurezza aziendale
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In un recente sondaggio, abbiamo chiesto a 200 imprese (oltre 2000 dipendenti) e abbiamo scoperto che Il 50% dei leader IT e il 28% dei responsabili della sicurezza sono alla ricerca di una gestione dei visitatori basata sul cloud per migliorare sia la sicurezza che l'esperienza del cliente. Oltre il 35% delle aziende ha affermato che uno dei motivi principali per disporre o desiderare un nuovo sistema tecnologico cloud per la gestione dei visitatori (VM) è la creazione di un ambiente più sicuro.
La realtà è che la sicurezza è fondamentale nelle organizzazioni. Per le persone con un numero spesso elevato di visitatori e personale sul posto di lavoro diverso, la sicurezza è ancora più importante. Implementando gli strumenti e le funzionalità di un moderno sistema di gestione dei visitatori, è possibile affrontare efficacemente una serie di fattori di sicurezza per le aziende.
Ecco cinque metodi per sfruttare la tecnologia di gestione dei visitatori:
1. Integrazione per il check-in più sicuro
Con una miriade di complesse procedure di salute, sicurezza e conformità a cui le grandi aziende devono attenersi, l'integrazione della documentazione associata nel processo di check-in supporta procedure più solide. Ad esempio, utilizzando un sistema basato su cloud, quando i visitatori arrivano alla reception, vengono invitati ad accettare i termini e le condizioni richieste o a fornire una firma elettronica per autorizzare il loro consenso sullo schermo. Le integrazioni non si fermano qui, poiché è possibile incorporare anche il software Access Control o Watchlist per aumentare ulteriormente la sicurezza locale.
2. Personalizza per una maggiore sicurezza
Dopo la procedura di check-in iniziale, una soluzione di gestione dei visitatori basata su cloud può stampare badge identificativi personalizzati per i visitatori specificando nomi, dettagli dell'evento e foto. I team di sicurezza possono identificare facilmente tutti i visitatori non appena arrivano. Se le applicazioni di controllo degli accessi sono state integrate, i badge identificativi possono essere codificati per consentire o negare l'accesso anche a specifiche zone del sito. Questo elevato livello di personalizzazione non solo garantisce un'esperienza più fluida per i visitatori, ma introduce anche un nuovo livello di funzionalità di monitoraggio.
3. Utilizza dati sicuri e accurati
Nel mondo di oggi, il concetto di sicurezza aziendale va oltre la sicurezza fisica per comprendere anche la protezione dei dati. I dati nel cloud vengono regolarmente sottoposti a backup per proteggerli da malware, virus, errori umani, incidenti imprevisti e interruzioni di corrente. Inoltre, l'acquisizione dei dati in tempo reale garantisce che le informazioni siano sempre aggiornate, permettendo un conteggio accurato del personale in sede e fungendo da fonte affidabile negli scenari di evacuazione di emergenza. I report dettagliati sui visitatori possono anche essere recuperati e analizzati utilizzando vari criteri di ricerca, dal rilevamento degli orari di ingresso e partenza all'identificazione dei soggetti con autorizzazione all'accesso.
4. Utilizza gli strumenti di notifica per migliorare gli arrivi dei visitatori
La notifica dell'arrivo di un visitatore può essere inviata direttamente agli host utilizzando la tecnologia cloud tramite SMS o canali di messaggistica di testo. Ciò significa che la presenza di un intervistato, di un appaltatore o di un cliente può essere annunciata quasi immediatamente e il suo arrivo sul posto è noto non solo personale al sicuro ma anche a chi lo aspetta. In queste notifiche possono essere incluse anche le foto dei visitatori, permettendo agli host di assicurarsi che chi attendono corrisponda a chi è arrivato.
5. Sfrutta la sicurezza con una migliore gestione degli appaltatori
La gestione della documentazione di conformità per coloro che non lavorano come dipendenti diretti non è solo complessa ma richiede anche molto tempo. Tuttavia, è un aspetto fondamentale della sicurezza dei visitatori in loco. Utilizzando un sistema di gestione dei visitatori basato su cloud, appaltatori, consulenti indipendenti e liberi professionisti possono caricare documenti, foto, copertura assicurativa e contenuti multimediali direttamente su un portale dedicato. In questo modo, le organizzazioni sono costantemente al corrente delle loro attività e hanno la certezza che tutti i moduli di sicurezza e conformità siano compilati all'arrivo.
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