Hur företagsbesökarhanteringssystem och molnbaserad åtkomstkontroll hjälper organisationer att följa Kaliforniens nya SB 553-lagförslag

År 2023 antog Kalifornien senatförslag 553 (SB 553) för att förbättra arbetssäkerheten genom våldsförebyggande åtgärder. Denna lagstiftning kräver att företag implementerar protokoll för att skydda anställda och besökare från hot. Överensstämmelse med SB 553 hjälper organisationer att undvika juridiska problem och skapar en säkrare och mer produktiv miljö. Enterprise Visitor Management Systems och molnbaserade åtkomstkontrollsystem kan vara avgörande för att uppnå dessa mål.

Från och med den 1 juli 2024 introducerar SB 553 betydande förändringar som företag måste vara medvetna om. Senatens lagförslag 553 fokuserar på att förbättra arbetsplatsens säkerhet och anställdas skydd.

Förstå SB 553

SB 553 föreskriver att arbetsgivare genomför omfattande planer för att förhindra våld på arbetsplatsen och skydda anställda, vilket inkluderar riskbedömning, utbildning av anställda, och protokoll för incidentrespons. Viktiga krav inkluderar:

• Utveckla och upprätthålla en skriftlig plan för förebyggande av våld på arbetsplatsen.
• Identifiera och bedöma potentiella faror som kan leda till våld.
• Genomföra kontrollåtgärder för att minska identifierade risker.
• Utbilda anställda i att känna igen, undvika och svara på potentiella hot.
• Rapportera och utreda incidenter av våld på arbetsplatsen.

Vilka företag kommer att påverkas av SB 553?

SB 553s regler gäller brett inom olika sektorer och påverkar företag av alla storlekar och branscher. Alla företag med anställda omfattas av kraven i SB 553, inklusive de i högriskmiljöer som sjukvård, detaljhandel, gästfrihet och tillverkning. Särskilt, företag som involverar frekvent offentlig interaktion eller som verkar i tätbefolkade stadsområden kan möta större utmaningar när det gäller att genomföra de obligatoriska våldsförebyggande åtgärderna på grund av högre exponering för potentiella våldsamma incidenter.

Hälso- och sjukvårdsorganisationer, där personal kan stöta på aggressiva patienter eller besökare, och detaljhandelsanläggningar, som kan vara mål för rån och andra våldshandlingar, är exempel på sektorer som kan påverkas avsevärt. Dessutom måste företag i tjänstebranschen som engagerar sig med en mångsidig kundkrets, inklusive restauranger, barer och nöjesställen, också överväga de unika riskerna som är förknippade med deras verksamhet.

Integrerade besökarhanteringssystem och molnbaserad åtkomstkontroll för SB 553-efterlevnad

Rollen för företagsbesökarhanteringssystem

• Besökarspårning: Ett Enterprise Visitor Management System spårar och loggar noggrant varje besökare som kommer in i lokalerna. Detta skapar ett omfattande revisionsspår, avgörande för både säkerhet och efterlevnad. Den tidsstämplar varje in- och utgång, vilket ger tydliga register i händelse av en incident.
• Förhandsgranskning och granskning: Genom att förhandsgranska besökare mot bevakningslistor eller interna hotdatabaser förhindrar företag potentiellt farliga individer från att komma in i lokalerna. Denna proaktiva åtgärd skyddar anställda och besökare.
• Utgivning av märke: En EVMS utfärdar tillfälliga märken som begränsar besökarnas åtkomst till specifika områden, vilket förhindrar obehörig inträde i känsliga zoner. Dessa märken kan också innehålla utgångstider, vilket säkerställer att de inte kan återanvändas.
• Nödmeddelanden: Ett EVMS sprider snabbt nödmeddelanden till alla besökare i händelse av ett säkerhetshot, vilket säkerställer att alla är informerade och kan vidta lämpliga åtgärder.

Molnbaserade åtkomstkontrollsystem

• Hantering av fjärråtkomst: Med molnbaserad åtkomstkontroll kan administratörer hantera åtkomstbehörigheter på distans. De kan omedelbart bevilja eller återkalla åtkomst utan att vara på plats, vilket säkerställer ett snabbt svar på förändrade säkerhetsbehov.
• Realtidsövervakning: Dessa system erbjuder övervakning i realtid, vilket gör det möjligt för säkerhetspersonal att observera och svara på misstänkta aktiviteter omedelbart. Integrerade larm och varningar meddelar säkerhetsteamet om obehöriga åtkomstförsök.
• Dataanalys: Åtkomstkontrollsystem samlar in betydande data om inmatningsmönster och åtkomstförsök. Analys av dessa data hjälper till att identifiera ovanliga mönster eller potentiella säkerhetsrisker, hjälpa till med proaktiva säkerhetsåtgärder och informerat beslutsfattande.

Integrering av företagsbesökarhantering och molnbaserade åtkomstkontrollsystem

Integrationen av företagsbesökarhantering och molnbaserade åtkomstkontrollsystem ger en omfattande säkerhetslösning som gör det möjligt för företag att följa SB 553 effektivt. Genom att kombinera besökarhantering och åtkomstkontroll kan organisationer begränsa antalet personer som kommer in i lokalerna, begränsa inträde till specifika områden och snabbt svara på potentiella hot. Integrationen av dessa system skapar också en enhetlig databas för spårning och rapportering av besökarinformation som kan underlätta efterlevnaden av SB 553s dokumentationskrav.

Fördelar med efterlevnad

Att följa SB 553-reglerna erbjuder många fördelar för organisationer. Dessa inkluderar:

• Uppfyller juridiska krav: Implementering av EVMS och molnbaserade åtkomstkontrollsystem hjälper företag att uppfylla de specifika mandaten i SB 553. Detaljerade register och robusta säkerhetsåtgärder säkerställer att alla lagkrav uppfylls.
• Skapa en säkrare arbetsplats: SB 553 syftar till att skapa en säkrare arbetsplats för anställda och besökare. Genom att implementera de protokoll som krävs förbättrar organisationer sina säkerhetsåtgärder och skapar en säkrare miljö.
• Ökad produktivitet: En säker arbetsplats ökar medarbetarnas förtroende, ökar produktiviteten och minskar omsättningen.
• Kostnadseffektivitet: Att investera i avancerade säkerhetssystem är kostnadseffektivt jämfört med potentiella böter, juridiska avgifter och skador på rykte från bristande efterlevnad.
• Sömlös integration: Integrering av EVMS och molnbaserade åtkomstkontrollsystem skapar en enhetlig säkerhetslösning. Besöksdata och information om åtkomstkontroll synkroniseras, vilket ger en omfattande säkerhetsöverblick.
• Förbättrad rapportering: Kombinationen av data från båda systemen möjliggör detaljerad rapportering om all åtkomst och besökaraktiviteter. Dessa rapporter visar sig vara ovärderliga för efterlevnadsrevisioner, interna granskningar och incidentutredningar.
• Skalbarhet: Båda systemen erbjuder hög skalbarhet, vilket gör dem lämpliga för små företag till stora företag. När verksamheten växer expanderar dessa system enkelt för att täcka ytterligare anläggningar eller öka besöksvolymerna.

Böter och konsekvenser av bristande efterlevnad

Företag som inte följer SB 553 kan drabbas av rejäla böter. Dessa påföljder är utformade för att upprätthålla strikt efterlevnad av arbetsplatssäkerhetsstandarder, med böter som potentiellt når tusentals dollar per överträdelse. Dessa kan ackumuleras snabbt, särskilt om flera aspekter av lagstiftningen försummas.

Företag som inte uppfyller kraven är också mer mottagliga för stämningar från anställda eller besökare som stöter på våld på arbetsplatsen. Sådana stämningar kan leda till betydande juridiska avgifter och avvecklingskostnader, vilket ytterligare anstränger ekonomiska resurser.

Underlåtenhet att följa SB 553 kan leda till negativ publicitet och skada företagets rykte. Detta kan leda till förlust av affärer, minskad anställdas moral och utmaningar för att locka topptalanger.

Våldshändelser på arbetsplatsen kan orsaka betydande driftstörningar, vilket påverkar produktiviteten och övergripande affärsresultat. Bristande efterlevnad ökar risken för sådana incidenter, eftersom väsentliga förebyggande åtgärder inte genomförs på lämpligt sätt.

Slutsats

Att förstå SB 553 är avgörande för att företag ska kunna följa kraven och säkerställa en säkrare arbetsmiljö. Bristande efterlevnad kan leda till böter och rättsliga åtgärder, vilket skadar ett företags rykte och finansiella stabilitet.

SB 553 etablerar ett högt riktmärke för arbetsplatssäkerhet i Kalifornien, men företag kan inte bara uppfylla utan överträffa dessa standarder med rätt teknik. Enterprise Visitor Management Systems och molnbaserad åtkomstkontroll är viktiga verktyg i detta arbete och erbjuder robust säkerhet, omfattande efterlevnadsregister och en säkrare miljö för alla.

Nu är det dags för företag att ompröva sina säkerhetsåtgärder och överväga att anta dessa avancerade system för att skydda sin personal och följa den nya lagstiftningen.

Kontakta oss för att lära oss hur vi kan hjälpa till med integrerade besökarhanterings- och passerkontrollsystem.