Tillbaka till grunderna: Vad är Visitor Management?

En av de vanligaste frågorna vi normalt får inom besökshanteringsbranschen är ”Vad är Visitor Management?” Det är en giltig fråga, eftersom det kan finnas viss förvirring om besökarhantering är en process eller ett system, och vad det verkligen innebär. För att rensa upp eventuella missuppfattningar och ge tydlighet, låt oss fördjupa grunderna i besökarhantering.

Vad är Visitor Management?

Besökarhantering avser processen att spåra och hantera besökares in- och utresa inom en anläggning. Detta kan inkludera gäster, entreprenörer och till och med anställda som kanske inte är stamgäster i lokalerna. Det är en avgörande komponent i en omfattande säkerhetsstrategi, som säkerställer att alla individer inom anläggningen redovisas och att obehörig åtkomst förhindras.

Besökarhanteringssystem är utformade för att effektivisera denna process, vilket ger ett strukturerat sätt att övervaka besökare. Dessa system kan sträcka sig från enkla inloggningsblad till sofistikerade digitala lösningar som integreras med andra säkerhets- och informationssystem. I sin kärna syftar besökarhantering till att förbättra säkerheten, förbättra operativ effektivitet och ge en sömlös upplevelse för besökare.

Organisationer som implementerade ett besökshanteringssystem upplevde en 50% minskning av incheckningstiderna och en 30% förbättring av driftseffektiviteten

Boka en demo-session

När vet du om du behöver ett besökshanteringssystem?

Att bestämma behovet av ett besökshanteringssystem beror ofta på flera faktorer:

• Hög mängd besökare: Om din anläggning upplever ett stort antal besökare regelbundet kan Acre Visitor Management hjälpa till att hantera flödet effektivt, eftersom vi har det mest omfattande och anpassningsbara systemet på marknaden!
• Säkerhetsproblem: I miljöer där säkerhet är av största vikt, till exempel statliga byggnader, skolor eller företagskontor, är Visitor Management ett måste eftersom det ger ett extra lager av skydd. Faktum är att Acre Visitor Management arbetar med AWS (Amazon Web Services) och ger ett oöverträffat hanteringssystem.
• Regelefterlevnad: Vissa branscher är skyldiga att upprätthålla detaljerade register över besökare av regulatoriska skäl. Till exempel tillåter Acre Visitor management dig att föra register över alla dina anläggningar under samma system som du har full kontroll över dina data på global skala!
• Driftseffektivitet: För organisationer som vill effektivisera verksamheten och minska belastningen på receptionspersonalen kan Acre automatisera många uppgifter i samband med besökarhantering. Och minska din kontrolltid med 50%!
• Varumärkesbild: Ett professionellt besökarhanteringssystem kan förbättra din varumärkesimage genom att ge en smidig och modern besökarupplevelse.

Vilka är de första stegen när du söker efter en besökshanteringslösning?

Att starta sökningen efter rätt besökarhanteringssystem innebär flera viktiga steg:

1. Utvärdera dina behov: Bestäm vad du behöver från Visitor Management. Tänk på faktorer som mängden besökare, säkerhetskrav och eventuella specifika funktioner som kan vara nödvändiga.
2. Forskningslösningar: Leta efter system som uppfyller dina kriterier. På Acre är vi stolta över att arbeta med många Fortune 500-företag!
3. Tänk på skalbarhet: Välj ett system som kan växa med din organisation. Det bör vara tillräckligt flexibelt för att anpassa sig till förändrade behov.
4. Utvärdera funktioner: Jämför funktionerna i olika system. Några viktiga funktioner att tänka på inkluderar:
   1. Besökarregistrering: Möjligheten att förregistrera besökare och skicka bekräftelser till dem.
   2. Märketryck: Skriv ut besökarmärken automatiskt med deras detaljer och foto.
   3. Integration: Kompatibilitet med andra säkerhetssystem som åtkomstkontroll och övervakning.
   4. Meddelanden: Meddela personalen när besökarna anländer.
   5. Datahantering: Säker lagring och enkel hämtning av besökarregister.

Slutsats

Besöksledning är en viktig aspekt av modern säkerhet och operativ effektivitet. Genom att förstå dess betydelse och de faktorer som kräver dess implementering kan organisationer fatta välgrundade beslut om rätt system för deras behov.

Att implementera ett besökshanteringssystem har förändrat många organisationer. Till exempel på ett framstående företagskontor minskade införandet av ett Visitor Management System incheckningstiderna med 50% och förbättrade den totala säkerheten. Ett skoldistrikt som antog ett besökshanteringssystem såg en betydande ökning av efterlevnaden av säkerhetsbestämmelserna, vilket säkerställer en säkrare miljö för studenter och personal.

Är du redo att integrera besökarhantering i din anläggning? Kontakta oss idag och upptäck hur Acre besökarhantering kan omvandla din anläggning.