Retour aux sources : qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

L'une des questions les plus fréquemment posées dans le secteur de la gestion des visiteurs est « Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ? » C'est une question valable, car il peut y avoir une certaine confusion quant à savoir si la gestion des visiteurs est un processus ou un système, et ce que cela implique réellement. Pour dissiper toute idée fausse et apporter des éclaircissements, examinons les bases de la gestion des visiteurs.

Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs fait référence au processus de suivi et de gestion de l'entrée et de la sortie des visiteurs dans une installation. Cela peut inclure des invités, des sous-traitants et même des employés qui ne sont peut-être pas des habitués des locaux. Il s'agit d'un élément essentiel d'une stratégie de sécurité globale, qui garantit que toutes les personnes présentes dans l'installation sont recensées et que tout accès non autorisé est empêché.

Les systèmes de gestion des visiteurs sont conçus pour rationaliser ce processus, en fournissant un moyen structuré de surveiller les visiteurs. Ces systèmes peuvent aller de simples feuilles de connexion à des solutions numériques sophistiquées qui s'intègrent à d'autres systèmes de sécurité et d'information. La gestion des visiteurs vise essentiellement à renforcer la sécurité, à améliorer l'efficacité opérationnelle et à offrir une expérience fluide aux visiteurs.

Les organisations qui ont mis en place un système de gestion des visiteurs ont constaté une réduction de 50 % des heures d'enregistrement et une amélioration de 30 % de leur efficacité opérationnelle

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Quand savez-vous si vous avez besoin d'un système de gestion des visiteurs ?

La détermination de la nécessité d'un système de gestion des visiteurs dépend souvent de plusieurs facteurs :

• Volume élevé de visiteurs : Si votre établissement reçoit régulièrement un grand nombre de visiteurs, Acre Visitor Management peut vous aider à gérer le flux efficacement, car nous disposons du système le plus complet et le plus personnalisable du marché !
• Préoccupations liées à la sécurité : Dans les environnements où la sécurité est primordiale, tels que les bâtiments gouvernementaux, les écoles ou les bureaux d'entreprise, la gestion des visiteurs est indispensable car elle fournit une couche de protection supplémentaire. En fait, Acre Visitor Management travaille avec AWS (Amazon Web Services) pour fournir un système de gestion sans précédent.
• Conformité réglementaire : Certaines industries sont tenues de tenir des registres détaillés des visiteurs pour des raisons réglementaires. Par exemple, la gestion des visiteurs d'Acre vous permet de conserver les enregistrements de toutes vos installations dans le même système, vous avez le contrôle total de vos données à l'échelle mondiale !
• Efficacité opérationnelle : Pour les organisations qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à réduire la charge de travail du personnel de réception, Acre peut automatiser de nombreuses tâches associées à la gestion des visiteurs. Et réduisez votre temps d'enregistrement de 50 % !
• Image de marque : Un système professionnel de gestion des visiteurs peut améliorer votre image de marque en offrant une expérience fluide et moderne aux visiteurs.

Quelles sont les premières étapes à suivre pour rechercher une solution de gestion des visiteurs ?

Le démarrage de la recherche du bon système de gestion des visiteurs implique plusieurs étapes clés :

1. Évaluez vos besoins : Déterminez ce dont vous avez besoin en matière de gestion des visiteurs. Tenez compte de facteurs tels que le volume de visiteurs, les exigences de sécurité et les caractéristiques spécifiques qui pourraient être nécessaires.
2. Solutions de recherche : Recherchez les systèmes qui répondent à vos critères. Chez Acre, nous sommes fiers de travailler avec de nombreuses entreprises du Fortune 500 !
3. Pensez à l'évolutivité : Choisissez un système capable de suivre l'évolution de votre organisation. Il doit être suffisamment flexible pour s'adapter à l'évolution des besoins.
4. Évaluer les fonctionnalités : Comparez les caractéristiques des différents systèmes. Voici quelques caractéristiques essentielles à prendre en compte :
   1. Enregistrement des visiteurs : La possibilité de pré-enregistrer les visiteurs et de leur envoyer des confirmations.
   2. Impression de badges : Imprimez automatiquement les badges des visiteurs avec leurs coordonnées et leur photo.
   3. Intégration : Compatibilité avec d'autres systèmes de sécurité tels que le contrôle d'accès et la surveillance.
   4. Notifications : Alertez le personnel à l'arrivée de ses visiteurs.
   5. Gestion des données : Stockage sécurisé et récupération facile des dossiers des visiteurs.

Conclusion

La gestion des visiteurs est un aspect essentiel de la sécurité moderne et de l'efficacité opérationnelle. En comprenant son importance et les facteurs qui nécessitent sa mise en œuvre, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées sur le système adapté à leurs besoins.

La mise en œuvre d'un système de gestion des visiteurs a transformé de nombreuses organisations. Par exemple, dans un siège social de premier plan, la mise en œuvre d'un système de gestion des visiteurs a permis de réduire les temps d'enregistrement de 50 % et d'améliorer la sécurité globale. Un district scolaire qui a adopté un système de gestion des visiteurs a connu une augmentation significative du respect des règles de sécurité, garantissant ainsi un environnement plus sûr pour les élèves et le personnel.

Êtes-vous prêt à intégrer la gestion des visiteurs dans votre établissement ? Contactez-nous dès aujourd'hui et découvrez comment Gestion des visiteurs d'Acre peut transformer votre établissement.