3 skäl att övergå till ett molnbaserat besökarhanteringssystem

Eftersom att arbeta regelbundet nio till fem hör till det förflutna, ser vi inte bara att flexibla arbetsarrangemang blir normen, utan det finns också en förändring i besökslandskapet.

Måndag-fredagsteam ersätts alltmer med mer oregelbundna besök på kontoret. Det sker mer skrivbordsdelning, ett växande antal entreprenörer kommer in i våra arbetsytor och ett mindre förutsägbart besökarantal. Vid sidan av denna havsförändring framträder molnteknikens ökade framträdande plats.

Med en aktuell global marknadsvärde på över 150 miljarder dollar och uppskattningsvis 200 ZB data lagrade i molnet år 2025och den växande förekomsten av infrastrukturleverantörer som AWS (Amazon Web Service), Microsoft Azure och Google, är det svårt att förneka den växande populariteten för cloud computing

Det är inte längre uppfattningen om ”hur får vi en gäst på plats” utan sammanflätas med ”hur skyddar vi våra människor och förbättrar processer genom att använda molnbaserad teknik. Men vilka är de specifika anledningarna till att övergå ditt besökarhanteringssystem till en molnbaserad lösning?

1. Lagstiftningens efterlevnad stärks

Genom att införa strängare kontroller av datasekretess och säkerhet har GDPR- och CCPA-lagar bidragit till att organisationer använder rigorösa processer för insamling av besöksdata. Med hjälp av molnbaserad teknik kan incheckningsarbetsflöden anpassas för att aktivera inloggningsuppmaningar och e-signaturer för att säkerställa efterlevnad av reglerings- och säkerhetsdokumentation vid ankomst.

Besökar-ID-märken kan också kodas med åtkomstkontrollinformation för att förhindra inträde till obehöriga zoner med känslig information eller farliga områden. Detta kan förbättras ytterligare med tredjepartsapplikationer som övervakningslistor som övervakar besökarnas rörelser kan införlivas för att skydda mot kriminell och olaglig verksamhet.

2. Skalbarhet är inte längre en utmaning för organisationer med flera platser

En av de viktigaste anledningarna till att beslutsfattare övergår till molnbaserade lösningar är flexibiliteten och skalbarhetsmöjligheterna de erbjuder. Att välja en molnbaserad virtuell maskin med en centraliserad databas låser upp potentialen att växa och utvecklas utan begränsning.

Stora globala organisationer kan implementera standardiserade besöksprocesser som också överensstämmer med lokala, internationella och sektorspecifika regler på var och en av deras platser. Fjärråtkomst till besöksdatasystemet är också möjligt från vilken plats som helst, när som helst, vilket möjliggör en närmare hantering av besöksflödet och ger sinnesro för IT, anläggningar eller säkerhetschefer baserade på avlägsna platser.

3. Besökarnas upplevelser berikas

Företag med en hög volym besökartrafik inser vikten av att inte bara hantera procedurer effektivt, utan också säkerställa en positiv besökares resa. Med hjälp av plats- och ankomst/avgångstidsdata från molnet kan realtidsinsikter analyseras för att hjälpa till att etablera nya system som förbättrar besökarnas upplevelse.

Återigen, eftersom molntekniken är kompatibel med en rad programvaruapplikationer, kan verktyg som DocuSign integreras för att göra registreringsprocesser snabba och enkla. Molnbaserade system håller kommunikationslinjerna öppna mellan besökare och deras värdar och ger också plats för omedelbara SMS- och e-postmeddelanden mellan de två parterna för att upprätthålla positiva besöksrelationer.

Bonus! Vi kan inte släppa dig utan en bonusanledning!

4. Centraliserad data

Föreställ dig att med bara ett klick kan du se volymen människor ditt företag kommer att få idag över hela världen! Du kan förbereda dig för rusningstid, analysera trender och fatta välgrundade beslut baserat på ett centraliserat datalager.

Denna konsoliderade vy effektiviserar inte bara din verksamhet utan ger dig också värdefulla insikter, vilket möjliggör strategisk planering och anpassningsförmåga till varierande besöksvolymer. Möjligheten att komma åt och analysera globala data till hands är en spelväxlare för att optimera effektiviteten och ligga steget före i det dynamiska landskapet för besökarhantering.

Slutsats

Förbättrad säkerhet, förbättrade besökarupplevelser och skalbarhetsfördelar är bara tre av anledningarna till att byta till ett molnbaserat VMS. Utöver detta är de också enkla att installera, medför lägre förskottskostnader och kräver minimalt IT-underhåll

Om Acre säkerhet

Acre security är världsledande inom leverans av motståndskraftiga digitala och fysiska säkerhetslösningar för varje företag. Att hålla dina medarbetare, lokaler och data säkra är lika viktigt för oss som för dig. Vi skyddar dina värdefulla tillgångar med en enda portfölj av moln-, lokal- och hybridlösningar.

Acre security erbjuder ett brett utbud av lösningar inklusive åtkomstkontroll, besökarhantering, intrång, arbetsplats, överföring och anslutningslösningar - allt på ett sätt som passar dig. Sedan 2012 har vi fokuserat på att utveckla säkerhetsinitiativ för att leverera skräddarsydda, robusta och framtidssäkra lösningar till tiotusentals människor runt om i världen. Genom att arbeta inom bank, utbildning, hälso- och sjukvård, läkemedel, detaljhandel med mera ger vi våra kunder sinnesfrid att deras data, kontor och anställda förblir säkra.

Kontakta oss idag för att diskutera hur vi kan hjälpa dig på din säkerhetstekniska resa.