3 Gründe für die Umstellung auf ein cloudbasiertes Besuchermanagementsystem

Da reguläres Arbeiten von neun bis fünf Uhr der Vergangenheit angehört, erleben wir nicht nur, dass flexible Arbeitsregelungen zur Norm werden, sondern es gibt auch einen Wandel in der Besucherlandschaft.

Teams von Montag bis Freitag werden zunehmend durch unregelmäßigere Besuche im Büro ersetzt. Es finden immer mehr Schreibtische statt, immer mehr Auftragnehmer betreten unsere Arbeitsbereiche und die Besucherfrequenz ist weniger vorhersehbar. Mit diesem tiefgreifenden Wandel geht auch die zunehmende Bedeutung der Cloud-Technologie einher.

Mit einer aktuellen globalen Marktwert von über 150 Milliarden US-Dollar und geschätzte 200 ZB an Daten, die bis 2025 in der Cloud gespeichert werdenund aufgrund der zunehmenden Verbreitung von Infrastrukturanbietern wie AWS (Amazon Web Service), Microsoft Azure und Google ist es schwierig, die wachsende Beliebtheit von Cloud Computing zu leugnen

Es geht auch nicht mehr um die Vorstellung, wie wir einen Gast vor Ort bekommen, sondern um eine Verflechtung mit der Frage, wie wir unsere Mitarbeiter schützen und Prozesse verbessern, indem wir Cloud-basierte Technologien einsetzen. Aber was sind die spezifischen Gründe für die Umstellung Ihres Besuchermanagementsystems auf eine Cloud-basierte Lösung?

1. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird gefördert

Die DSGVO und die CCPA-Gesetze, die strengere Kontrollen in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit vorsehen, haben dazu beigetragen, dass Unternehmen strenge Verfahren zur Erfassung von Besucherdaten anwenden. Mithilfe cloudbasierter Technologie können die Check-in-Workflows so angepasst werden, dass Anmeldeaufforderungen und elektronische Signaturen möglich sind, um die Einhaltung der behördlichen und Sicherheitsbestimmungen bei der Ankunft sicherzustellen.

Besucherausweise können auch mit Informationen zur Zugangskontrolle codiert werden, um das Betreten nicht autorisierter Zonen mit sensiblen Informationen oder Gefahrenbereichen zu verhindern. Dies kann durch Drittanbieteranwendungen wie Watchlists, die Besucherbewegungen überwachen, weiter verbessert werden, um den Schutz vor kriminellen und illegalen Aktivitäten zu gewährleisten.

2. Skalierbarkeit ist für Unternehmen mit mehreren Standorten keine Herausforderung mehr

Einer der Hauptgründe, warum Entscheidungsträger auf Cloud-basierte Lösungen umsteigen, ist die Flexibilität und Skalierbarkeit, die sie bieten. Die Entscheidung für ein Cloud-basiertes VMS mit einer zentralisierten Datenbank eröffnet das Potenzial, ohne Einschränkungen zu wachsen und sich weiterzuentwickeln.

Große globale Organisationen können standardisierte Besucherprozesse implementieren, die auch den lokalen, internationalen und branchenspezifischen Vorschriften an jedem ihrer Standorte entsprechen. Der Fernzugriff auf das Besucherdatensystem ist auch von jedem Ort aus und zu jeder Zeit möglich. Dies ermöglicht eine genauere Verwaltung des Besucherstroms und bietet IT-, Einrichtungen- oder Sicherheitsmanagern an abgelegenen Standorten Sicherheit.

3. Die Erlebnisse der Besucher werden bereichert

Unternehmen mit einem hohen Besucheraufkommen wissen, wie wichtig es ist, nicht nur die Abläufe effektiv zu verwalten, sondern auch eine positive Besucherreise zu gewährleisten. Mithilfe von Standort- und Ankunfts- und Abfahrtszeitdaten aus der Cloud können Erkenntnisse in Echtzeit analysiert werden, um neue Systeme einzurichten, die das Besuchererlebnis verbessern.

Da die Cloud-Technologie mit einer Reihe von Softwareanwendungen kompatibel ist, können Tools wie DocuSign integriert werden, um Registrierungsprozesse schnell und einfach zu gestalten. Cloud-basierte Systeme halten die Kommunikationswege zwischen Besuchern und ihren Gastgebern offen und ermöglichen außerdem sofortige SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen zwischen den beiden Parteien, um positive Besucherbeziehungen aufrechtzuerhalten.

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4. Zentralisierte Daten

Stellen Sie sich vor, Sie können mit nur einem Klick sehen, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen heute weltweit empfangen wird! Sie können sich auf Spitzenzeiten vorbereiten, Trends analysieren und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage eines zentralen Datenrepositorys treffen.

Diese konsolidierte Ansicht optimiert nicht nur Ihre Abläufe, sondern bietet Ihnen auch wertvolle Einblicke, die eine strategische Planung und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Besucherzahlen ermöglichen. Die Möglichkeit, jederzeit auf globale Daten zuzugreifen und diese zu analysieren, ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, die Effizienz zu optimieren und in der dynamischen Landschaft des Besuchermanagements die Nase vorn zu haben.

Fazit

Verbesserte Sicherheit, verbesserte Besuchererlebnisse und Skalierbarkeitsvorteile sind nur drei der Gründe, warum Sie auf ein Cloud-basiertes VMS umsteigen sollten. Darüber hinaus sind sie einfach einzurichten, verursachen geringere Vorabkosten und erfordern nur minimale IT-Wartung

Über Acre Security

Acre Security ist ein weltweit führender Anbieter von robusten digitalen und physischen Sicherheitslösungen für jedes Unternehmen. Der Schutz Ihrer Mitarbeiter, Räumlichkeiten und Daten ist uns genauso wichtig wie Ihnen. Wir schützen Ihre wertvollen Ressourcen mit einem einzigen Portfolio von Cloud-, lokalen und hybriden Lösungen.

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