Tres razones para hacer la transición a un sistema de gestión de visitantes basado en la nube

A medida que trabajar de forma regular de nueve a cinco años pasa a ser cosa del pasado, no solo vemos que los acuerdos de trabajo flexibles se están convirtiendo en la norma, sino que también hay un cambio en el panorama de los visitantes.

Los equipos de lunes a viernes son reemplazados cada vez más por visitas más irregulares a la oficina. Cada vez hay más escritorios compartidos, un número cada vez mayor de contratistas ingresan a nuestros espacios de trabajo y una afluencia de visitantes menos predecible. Junto con este cambio radical, está surgiendo la creciente importancia de la tecnología en la nube.

Con un panorama global actual valor de mercado de más de 150 000 millones de dólares y aproximadamente 200 ZB de datos almacenados en la nube para 2025, y la creciente prevalencia de proveedores de infraestructura como AWS (Amazon Web Service), Microsoft Azure y Google, es difícil negar la creciente popularidad de la computación en nube

Además, ya no se trata de la percepción de «cómo podemos conseguir un huésped en el sitio», sino que se entreteje con la de «cómo protegemos a nuestra gente y mejoramos los procesos mediante el uso de tecnología basada en la nube». Pero, ¿cuáles son las razones específicas para hacer la transición de su sistema de gestión de visitantes a una solución basada en la nube?

1. Se impulsa el cumplimiento normativo

Al establecer controles más estrictos sobre la privacidad y la seguridad de los datos, las leyes GDPR y CCPA han promovido la causa de que las organizaciones empleen procesos rigurosos de captura de datos de visitantes. Gracias a la tecnología basada en la nube, los flujos de trabajo de registro se pueden personalizar para habilitar las indicaciones de inicio de sesión y las firmas electrónicas, a fin de garantizar el cumplimiento de la documentación reglamentaria y de seguridad a la llegada.

Las tarjetas de identificación de visitantes también se pueden codificar con información de control de acceso para evitar la entrada a zonas no autorizadas con información confidencial o áreas peligrosas. Esto se puede mejorar aún más con aplicaciones de terceros, como las listas de seguimiento, que supervisan el movimiento de los visitantes e incorporarlas para protegerse contra las actividades delictivas e ilegales.

2. La escalabilidad ya no es un desafío para las organizaciones con múltiples ubicaciones

Una de las principales razones por las que los responsables de la toma de decisiones hacen la transición a las soluciones basadas en la nube son las oportunidades de flexibilidad y escalabilidad que ofrecen. Optar por un VMS basado en la nube con una base de datos centralizada abre la puerta a la posibilidad de crecer y desarrollarse sin limitaciones.

Las grandes organizaciones globales pueden implementar procesos de visitantes estandarizados que también se ajusten a las regulaciones locales, internacionales y específicas del sector en cada una de sus ubicaciones. El acceso remoto al sistema de datos de visitantes también es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una gestión más estrecha del flujo de visitantes y ofrece tranquilidad a los administradores de TI, instalaciones o seguridad que se encuentran en ubicaciones remotas.

3. Las experiencias de los visitantes se enriquecen

Las empresas con un gran volumen de tráfico de visitantes reconocen la importancia no solo de gestionar los procedimientos de forma eficaz, sino también de garantizar un viaje positivo para los visitantes. Al utilizar los datos de ubicación y hora de llegada/salida de la nube, se pueden analizar los datos en tiempo real para ayudar a establecer nuevos sistemas que mejoren la experiencia de los visitantes.

Una vez más, dado que la tecnología en la nube es compatible con una variedad de aplicaciones de software, se pueden integrar herramientas como DocuSign para que los procesos de registro sean rápidos y sencillos. Al mantener abiertas las líneas de comunicación entre los visitantes y sus anfitriones, los sistemas basados en la nube también permiten enviar notificaciones instantáneas por SMS y correo electrónico entre ambas partes para ayudar a mantener una relación positiva con los visitantes.

¡Bonificación! ¡No podemos dejar que te vayas sin una razón adicional!

4. Datos centralizados

¡Imagina que con solo un clic, puedes ver el volumen de personas que tu empresa recibirá hoy en todo el mundo! Puede prepararse para las horas punta, analizar las tendencias y tomar decisiones informadas basándose en un repositorio de datos centralizado.

Esta vista consolidada no solo agiliza sus operaciones, sino que también le brinda información valiosa, lo que permite la planificación estratégica y la adaptabilidad a los diferentes volúmenes de visitantes. La capacidad de acceder a los datos globales y analizarlos al alcance de la mano supone un punto de inflexión para optimizar la eficiencia y mantenerse a la vanguardia en el dinámico panorama de la gestión de visitantes.

Conclusión

La mejora de la seguridad, la mejora de las experiencias de los visitantes y las ventajas de escalabilidad son solo tres de las razones para cambiar a un VMS basado en la nube. Además, son fáciles de configurar, tienen costes iniciales más bajos y requieren un mantenimiento de TI mínimo

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