Sistemi di check-in dei visitatori: cosa sono e perché sono importanti

Il check-in dei visitatori è la prima esperienza che i tuoi ospiti hanno della tua organizzazione. Processi sciatti, antiquati o goffi creano una prima impressione deludente. Un moderno sistema di check-in dei visitatori semplifica le operazioni di front-desk, migliora la sicurezza e crea un'esperienza fluida e accogliente per tutti coloro che varcano la soglia.

In questo articolo, vedremo cos'è un sistema di check-in dei visitatori, come funziona e perché è così importante per le aziende. Evidenzieremo le funzionalità essenziali e dove potresti trovare questi sistemi operativi oggi. Dopodiché, sta a te fare i passi successivi!

Cos'è un sistema di check-in dei visitatori? 

La gestione dei visitatori non è sempre semplice. Check-in lenti, registrazioni imprecise e sicurezza inefficace possono portare a non sapere chi c'è nel tuo edificio in un dato momento. Le tue risorse più preziose, persone e proprietà, sono messe a rischio.

Un sistema di check-in dei visitatori è una piattaforma digitale che automatizza e gestisce l'intero processo di accoglienza degli ospiti nel tuo spazio. Invece di appunti e fogli di accesso, utilizza la tecnologia, spesso un tablet o un chiosco, per acquisire in modo efficiente le informazioni sui visitatori, avvisare gli host e mantenere un registro sicuro e accurato di tutti i visitatori della struttura.

Come funzionano i sistemi di check-in dei visitatori? 

Un moderno sistema di check-in dei visitatori offre un percorso semplificato e dettagliato sia per l'ospite che per il personale. Ecco un flusso passo-passo standard, per darti un esempio.

Pre-registrazione 

Pre-registri un ospite online, fornendo il nome, l'azienda e il motivo della visita. Il visitatore riceve un'email di conferma della visita, con dettagli come indicazioni stradali, informazioni sul parcheggio e un codice QR per il check-in rapido.

Arrivo e check-in

All'arrivo, il visitatore utilizza un chiosco o tablet per il check-in dedicato. Scansionano il codice QR di preregistrazione o digitano il loro nome. Il sistema li guida quindi attraverso una rapida procedura di check-in. Ciò può includere ulteriori dettagli personali, un questionario, l'acquisizione di una firma digitale per un accordo di non divulgazione o lo scatto di una foto.

Stampa di badge 

Una volta effettuato il check-in, il sistema stampa un badge univoco per i visitatori, che include il nome, la foto, l'azienda, la data e il tuo nome. Ora sono facilmente identificabili per motivi di sicurezza.

Notifiche host e avvisi in tempo reale

Non appena un visitatore effettua il check-in, il sistema ti invia una notifica (ad esempio e-mail o SMS).

Allo stesso modo, alcuni sistemi possono inviare avvisi in tempo reale di visitatori non approvati o corrispondenze nella lista di controllo al personale di sicurezza.

Registrazione e registrazione dei dati

Ogni singolo evento di check-in e check-out viene registrato, contrassegnato con data e ora e archiviato in modo sicuro in un database. Questo crea un registro accurato e facilmente recuperabile di tutti gli ospiti. Ciò è prezioso per gli audit, le risposte alle emergenze e le analisi future.

I principali vantaggi dell'utilizzo di un sistema di check-in dei visitatori 

L'adozione di un sistema digitale di check-in dei visitatori comporta un ricchezza di vantaggi per qualsiasi attività commerciale:

Sicurezza e conformità migliorate

Questa è senza dubbio la vittoria più grande. I sistemi digitali forniscono una registrazione verificabile di tutte le persone sul posto, il che è fondamentale per la sicurezza e la protezione. Possono selezionare i visitatori confrontandoli con elenchi interni o approvati da terze parti, laddove consentito dalla legge, assicurando che accogliate solo persone autorizzate.

Nei settori regolamentati, registri e moduli di consenso accurati ti aiutano a soddisfare i tuoi obblighi di conformità.

Migliore esperienza per i visitatori e amministrazione ridotta

Le prime impressioni contano. Un elegante processo di check-in digitale sembra moderno e professionale, riduce i tempi di attesa ed elimina gli scomodi accessi cartacei.

A sua volta, questo consente al team della reception di concentrarsi su compiti più importanti.

Registrazioni e analisi accurate dei visitatori

Dimentica la decifrazione della scrittura disordinata, i sistemi digitali acquisiscono automaticamente record precisi.

I dati raccolti possono essere analizzati per comprendere i modelli di traffico dei visitatori, le ore di punta e l'attività degli host, aiutando nell'allocazione e nella pianificazione delle risorse.

Caratteristiche da cercare in un moderno sistema di check-in dei visitatori 

Quando valuti le soluzioni, cerca i sistemi che le offrano funzionalità essenziali:

Flussi di lavoro personalizzati

Una funzionalità utile è la possibilità di adattare il processo di check-in ai diversi tipi di visitatori (ad esempio appaltatori, intervistati o consegne) o aree specifiche dell'edificio. In questo modo le persone giuste si trovano nei posti giusti, con tutte le credenziali giuste.

Accesso senza contatto

Le opzioni touchless come la scansione del codice QR o il check-in tramite app mobili riducono al minimo il contatto fisico, migliorando la salute e la sicurezza.

Questi metodi stanno rapidamente diventando la norma per i pagamenti e ci stiamo abituando sempre più alle interazioni contactless.

Verifica dell'identità

La capacità di scansionare patenti di guida, passaporti o altri documenti d'identità per verificare l'identità dei visitatori e acquisire informazioni accurate. Ovviamente, per queste informazioni è necessaria una gestione sicura e conforme dei dati. I dati acquisiti vengono gestiti secondo rigide politiche di conservazione e accesso in linea con le normative sulla privacy.

Integrazione con il controllo degli accessi e altri sistemi

Collegandosi ai sistemi di controllo degli accessi esistenti, i badge per visitatori possono garantire l'accesso ad aree specifiche dei locali.

Inoltre, ad esempio, un'integrazione con il tuo sistema di comunicazione interno ti consente di avvisare l'host quando arriva il suo ospite.

Accesso e reportistica basati sul cloud

Un sistema basato su cloud consente la gestione remota, l'accesso ai dati in tempo reale da qualsiasi posizione e gli aggiornamenti automatici del software, riducendo i costi generali IT.

Funzionalità di emergenza

La capacità di richiamare rapidamente un elenco di tutti i visitatori in loco è essenziale in caso di emergenza.

Altre funzionalità, come i pulsanti antipanico o le notifiche di massa, strumenti come i pulsanti antipanico e le notifiche di massa possono accelerare la risposta e il coordinamento.

Perché la tua azienda ha bisogno di una soluzione di check-in digitale adesso 

Il passaggio da dalla gestione tradizionale a quella digitale dei visitatori non è una questione di convenienza; è una necessità strategica.

Le aziende sono più consapevoli che mai salute e sicurezza e gestione del rischio. I sistemi digitali alleviano queste preoccupazioni, soddisfacendo queste nuove aspettative in termini di luoghi di lavoro più sicuri. In effetti, molti settori sono destinati a crescere requisiti normativi per la registrazione dei visitatori e la protezione dei dati. I sistemi digitali semplificano la conformità e possono ridurre i rischi e dimostrare controlli di sicurezza più rigorosi.

Il check-in è il primo punto di contatto per i tuoi visitatori. Un sistema digitale intelligente ed efficiente è intelligente e dà un tono positivo. È difficile stabilire un prezzo reputazione, ma eliminare l'amministrazione manuale, ridurre gli errori umani e semplificare i flussi di lavoro ti farà sicuramente risparmiare tempo e denaro.

I casi d'uso più comuni per i sistemi di check-in dei visitatori 

I sistemi di check-in dei visitatori sono estremamente versatili e si trovano in molti ambienti diversi:

• Uffici aziendali: gestione di clienti, candidati, fornitori e visitatori generici, spesso con firma dell'accordo di non divulgazione e notifiche agli host.

• Scuole e università: migliorare la sicurezza degli studenti controllando i visitatori rispetto agli elenchi proibiti e monitorando i visitatori.

• Strutture sanitarie e ospedali: controllo dell'accesso alle aree sensibili dei pazienti, monitoraggio dei visitatori per il controllo delle infezioni e supporto agli sforzi di conformità (ad esempio, HIPAA, GDPR) con registri verificabili e acquisizione del consenso.

• Siti industriali e stabilimenti di produzione: gestione degli appaltatori, trattamento del personale addetto alle consegne e riconoscimento della formazione sulla sicurezza prima di concedere l'accesso alle aree di lavoro pericolose.

• Spazi di coworking: semplificazione dell'accesso per i membri e i loro ospiti, monitoraggio dell'utilizzo delle strutture condivise e mantenimento della sicurezza in ambienti dinamici.

• Edifici governativi: implementazione di protocolli sicuri per l'accesso del pubblico, gli appuntamenti e le visite ufficiali mantenendo rigorosi percorsi di controllo.

In che modo le soluzioni per la gestione dei visitatori acri possono aiutare 

La gestione dei visitatori è una parte fondamentale della strategia di sicurezza complessiva. Le nostre soluzioni di gestione dei visitatori sono progettate per offrire esperienze semplici, sicure e professionali a tutti coloro che entrano nei vostri locali.

Con Acre Security, ottieni sia usabilità che sicurezza robusta. Puoi semplificare i processi di check-in senza sacrificare la sicurezza.

Attraverso le nostre soluzioni di gestione dei visitatori, siamo in grado di fornire flussi di lavoro personalizzabili, stampa di badge, notifiche agli host e archiviazione digitale. Altamente integrativa, la gestione dei visitatori di Acre Security si adatta perfettamente al tuo ecosistema di sicurezza.

Che tu debba tenere traccia di centinaia di visitatori giornalieri o proteggere persone, prodotti o luoghi, scaleremo in base alle esigenze della tua azienda.

Scopri di più sulle soluzioni per la gestione dei visitatori di Acre.

Scopri le opzioni per il check-in 

Se sei seriamente interessato alla sicurezza, all'efficienza e all'eccezionale esperienza degli ospiti, un sistema di check-in per i visitatori non è più una buona idea. È essenziale.

L'automazione dell'intero percorso dei visitatori elimina i problemi dei processi manuali, rafforza la conformità e fornisce dati utili. Investire in un solido sistema di check-in dei visitatori è un voto a favore della sicurezza e dell'eccellenza operativa.

Parliamo, senza pressioni, senza obblighi, delle tue esigenze di gestione dei visitatori.