Las 5 principales lecciones aprendidas sobre la gestión de visitantes en 2024

2024 marcó un año transformador para la gestión de visitantes, lo que puso de manifiesto la creciente importancia de seguridad, eficiencia y experiencia de usuario en la gestión de las visitas al lugar de trabajo y a las instalaciones.

Con El 65% de las filtraciones de datos se debieron a vulnerabilidades relacionadas con la identidad y los sistemas sólidos de gestión de visitantes se volvieron esenciales para las empresas que querían proteger sus instalaciones y mantener la confianza.

He aquí un vistazo a las principales lecciones aprendidas y a cómo las soluciones de gestión de visitantes de Acre ayudaron a las organizaciones a adaptarse y prosperar.

1. La transformación digital es esencial

¿Qué es la transformación digital? En pocas palabras, es el cambio de procesos manuales basados en papel a soluciones digitales automatizadas que agilizan las operaciones, mejoran la eficiencia y la seguridad.

Conclusión clave: En 2024, las empresas hicieron una transición rápida a sistemas basados en la nube para reemplazar los anticuados métodos manuales de gestión de visitantes. Este cambio se debió a la necesidad de eficiencia, accesibilidad y seguridad mejorada.

Por ejemplo, uno de nuestros clientes gubernamentales adoptó la solución de control de acceso y gestión de visitantes basada en la nube de Acre, lo que le permitió administrar operaciones en varios sitios sin problemas. Lea más sobre su transformación aquí. 

La innovadora solución de Acre ofrecía funciones como:

• Preinscripción digital para reducir los cuellos de botella en la recepción.
• Entrada con código QR para un acceso rápido.
• Integraciones móviles que simplificó la gestión de visitantes
  

Estas capacidades no solo tiempos de espera reducidos y errores, pero también una mayor eficiencia operativa, lo que demuestra que la transformación digital ya no es opcional, es una necesidad.

2. La experiencia del visitante impulsa la reputación

Conclusión clave: La prueba de 2024 de que la experiencia lo es todo y de cómo la experiencia del visitante impacta directamente en tu marca. Una recepción mal gestionada frustra a los visitantes, lo que puede perjudicar las posibles asociaciones y la lealtad de los clientes. De hecho, El 88% de los consumidores tienen menos probabilidades de interactuar con una empresa después de una mala primera impresión. 

Con Acre Visitor Management, no hay necesidad de preocuparse por los daños a la marca. Nuestras soluciones revolucionan las interacciones de los visitantes con:

• Registros sin contacto para un comienzo perfecto
• Actualizaciones de visitantes en tiempo real para mantener a todos informados
• Flujos de trabajo personalizados que muestran a los huéspedes que son valorados

La bienvenida comienza mucho antes de que lleguen los visitantes. Los huéspedes reciben un correo electrónico con detalles como:

• Direcciones
• Actualizaciones meteorológicas
• Opciones de estacionamiento
• Enlaces de reserva de taxis
• Formularios previos a la visita (por ejemplo, firma de un acuerdo de confidencialidad)
• ¡Necesidades alimentarias, en caso de cualquier alergia!

Cuando entran en sus instalaciones, los visitantes están informados, preparados e impresionados, lo que refuerza la reputación de su marca desde la primera interacción.

3. El cumplimiento y la seguridad no son negociables

Conclusión clave: Con un Aumento del 30% en las filtraciones de datos entre 2023 y 2024, proteger los datos de los visitantes y cumplir con las regulaciones se convirtió en una prioridad absoluta.

Acre Visitor Management garantiza el cumplimiento y la seguridad de los datos a través de:

• Soluciones compatibles con GDPR, NIS y BS553
• Controles de acceso y herramientas de verificación de identidad mejorados para salvaguardar las instalaciones y proteger la información confidencial

Nuestra asociación con AWS (Amazon Web Service) aumenta aún más la seguridad al aprovechar una infraestructura de nube de primera clase. Esto garantiza que sus datos no solo se almacenen de forma segura, sino que también estén respaldados por las medidas de protección líderes del sector, lo que le brinda tranquilidad en un panorama digital cada vez más riesgoso.

4. La escalabilidad es fundamental para el crecimiento

Conclusión clave: A medida que las empresas se expandieron en 2024, muchas se dieron cuenta de que sus sistemas no podían gestionar un mayor volumen de visitantes o instalaciones adicionales. La escalabilidad se convirtió en una característica innegociable.

A diferencia de los sistemas tradicionales, la plataforma de gestión de visitantes de Acre está diseñada para crecimiento. Se adapta sin esfuerzo desde las configuraciones de una sola oficina a las empresas multinacionales, lo que permite a las empresas:

• Amplíe sin tiempos de inactividad ni costes significativos
• Gestione todas las ubicaciones desde una única interfaz
• Mantenga la coherencia con una formación mínima, ya que el sistema es intuitivo y está bien integrado

Al consolidar las operaciones con Acre, las empresas ahorran tiempo, reducen los costos y obtienen un control total sobre sus procesos de administración de visitantes, sin necesidad de hacer malabares con varios proveedores o equipos de soporte.

5. Los sistemas integrados son el futuro

Conclusión clave: Los sistemas independientes ya no pueden satisfacer las demandas de los entornos de seguridad interconectados. Las empresas ahora requieren soluciones integradas para mejorar la eficiencia y la seguridad.

El año 2024 marcó un hito para Acre con la integración total de la gestión de visitantes y el control de acceso. Este enfoque unificado permite a las empresas:

• Realice un seguimiento de los movimientos de los visitantes en las instalaciones.
• Asigne niveles de acceso específicos en función de los perfiles de los visitantes.
• Obtenga una visibilidad completa de quién está en el sitio en un momento dado.

Con las soluciones de Acre, las empresas podrían gestionar la seguridad de forma proactiva y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia perfecta a los visitantes, garantizando que los huéspedes se sientan cómodos bienvenido y seguro. 

Conclusión

Las lecciones de 2024 subrayan el papel fundamental de los sistemas de gestión de visitantes modernos y adaptables. Las innovaciones de Acre han permitido a las empresas:

• Mejore la eficiencia mediante la transformación digital.
• Construya relaciones más sólidas a través de experiencias excepcionales para los visitantes.
• Proteja sus instalaciones con medidas sólidas de seguridad y cumplimiento.
• Amplíe las operaciones con facilidad.
• Prepara su seguridad para el futuro mediante la integración de sistemas.

De cara al 2025, Acre mantiene su compromiso de empoderar a las empresas con soluciones que ofrezcan operaciones fluidas, entornos seguros y experiencias positivas para los visitantes. ¿Estás listo para transformar tu gestión de visitantes?

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para saber cómo Acre puede ayudarlo a mantenerse a la vanguardia en un panorama en constante evolución.