Sistemi di gestione dei visitatori tradizionali e digitali: qual è la scelta migliore per la tua azienda?

Nel mondo di oggi, le minacce alla sicurezza sono una preoccupazione significativa per le aziende di tutte le dimensioni. Tenere traccia di chi entra nella struttura e garantirne la sicurezza è fondamentale per le aziende. Da anni sono in uso i tradizionali sistemi di gestione dei visitatori, come i giornali di bordo e i badge identificativi. Tuttavia, con l'evoluzione della tecnologia, i sistemi digitali di gestione dei visitatori (DVM) sono diventati popolari. In qualità di responsabile della sicurezza, ti starai chiedendo quale sia la scelta migliore per la tua azienda.

In questo blog, confronteremo i sistemi di gestione dei visitatori tradizionali e digitali e discuteremo delle soluzioni offerte da TDS by Acre security.

Cos'è un sistema tradizionale di gestione dei visitatori?

Un sistema tradizionale di gestione dei visitatori è un metodo utilizzato dalle aziende per tenere traccia delle persone che visitano i loro locali. Questo sistema è spesso cartaceo e include fogli di accesso o registri in cui i visitatori sono tenuti a inserire i propri dati come nome, informazioni di contatto, motivo della visita e persona con cui si incontrano.

In questi sistemi, l'identificazione dei visitatori avviene generalmente sotto forma di badge o adesivi scritti. In alcuni casi, l'addetto alla reception o il personale di sicurezza possono anche scattare una foto del visitatore.

Sebbene questo sistema possa essere efficace per le piccole aziende con meno visitatori, può diventare ingombrante e inefficiente per le organizzazioni più grandi che ricevono un numero elevato di visitatori ogni giorno. È anche meno sicuro perché le informazioni possono essere facilmente accessibili o manipolate e non fornisce un modo efficiente per controllare rapidamente i record dei visitatori.

Cos'è un Digital Visitor Management System (DVM)?

Un Digital Visitor Management System (DVM) è una soluzione moderna e basata sulla tecnologia per la gestione e il monitoraggio dei visitatori in un'organizzazione. A differenza dei sistemi tradizionali che si basano su registri cartacei, i DVM utilizzano strumenti e software digitali per semplificare il processo di check-in dei visitatori e conservare i registri digitali dei dati dei visitatori.

Il sistema prevede in genere un dispositivo di check-in digitale come un tablet o un chiosco all'ingresso. I visitatori inseriscono i propri dati, come nome, informazioni di contatto, scopo della visita e nome dell'host. Alcuni DVM possono scattare una foto per ottenere un badge da visitatore, scansionare le patenti di guida o i biglietti da visita per inserire rapidamente i dati e persino stampare i badge dei visitatori sul posto.

I sistemi digitali di gestione dei visitatori possono anche tracciare l'attività dei visitatori all'interno dell'edificio, fornire aggiornamenti in tempo reale agli host quando arrivano i loro ospiti e offrire funzionalità come la preregistrazione dei visitatori, la firma di accordi di non divulgazione (NDA) e le notifiche di emergenza.
I vantaggi dei DVM rispetto ai sistemi tradizionali includono una maggiore sicurezza, una maggiore efficienza, una migliore esperienza per i visitatori e una maggiore conformità alle normative sulla privacy. Inoltre forniscono una prima impressione più professionale per i visitatori.

Sei a conoscenza dell'imminente implementazione di NIS2, una nuova legge sulla sicurezza informatica? Questo regolamento richiederà a tutte le aziende con sede in Europa, indipendentemente dalle dimensioni, dagli enti governativi, dagli operatori sanitari, dagli istituti finanziari e dalle società internazionali impegnate nel commercio con le società dell'UE, di conformarsi alle sue disposizioni.

La direttiva NIS2 include requisiti di sicurezza, obblighi di segnalazione e requisiti di conformità più severi. L'obiettivo di NIS2 è salvaguardare la riservatezza, l'integrità e la disponibilità delle informazioni digitali in un mondo sempre più interconnesso.
Per le società non conformi, l'ammenda può arrivare fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato mondiale annuo dell'azienda. È importante ribadire che le aziende di qualsiasi dimensione devono rivedere i propri protocolli di sicurezza, soprattutto nel processo di gestione dei visitatori.

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Conclusione

Decidere tra un sistema di gestione dei visitatori convenzionale e la sua controparte digitale può sembrare scoraggiante. Tuttavia, dato l'attuale panorama della sicurezza in cui le minacce possono emergere da qualsiasi direzione, optare per un sistema di gestione digitale dei visitatori potrebbe essere la soluzione più sicura.
In Acre security, offriamo soluzioni di gestione dei visitatori e del controllo degli accessi che non sono solo affidabili e scalabili, ma si integrano perfettamente con il framework di sicurezza esistente. Con la sicurezza di Acre al tuo fianco, puoi stare tranquillo sapendo che stiamo proteggendo diligentemente i tuoi dipendenti e visitatori.

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