Sistemas de registro de visitantes: qué son y por qué son importantes

El registro de visitantes es la primera experiencia que los huéspedes tienen de su organización. Los procesos descuidados, anticuados o torpes crean una primera impresión decepcionante. Un sistema moderno de registro de visitantes agiliza las operaciones de recepción, mejora la seguridad y crea una experiencia fluida y acogedora para todos los que entran por sus puertas.

En este artículo, veremos qué es un sistema de registro de visitantes, cómo funciona y por qué es tan importante para las empresas. Vamos a destacar las funciones esenciales y los lugares en los que pueden funcionar estos sistemas en la actualidad. Después de eso, ¡depende de ti tomar las siguientes medidas!

¿Qué es un sistema de registro de visitantes? 

La gestión de los visitantes no siempre es sencilla. Los registros lentos, los registros inexactos y la ineficacia de la seguridad pueden hacer que no sepas quién está en tu edificio en un momento dado. Sus activos más valiosos (personas y propiedades) están en riesgo.

Un sistema de registro de visitantes es una plataforma digital que automatiza y gestiona todo el proceso de bienvenida de los huéspedes a tu espacio. En lugar de usar portapapeles y hojas de registro, utiliza tecnología (a menudo una tableta o un quiosco) para recopilar de manera eficiente la información de los visitantes, notificar a los anfitriones y mantener un registro seguro y preciso de todas las personas que se encuentran en tus instalaciones.

¿Cómo funcionan los sistemas de registro de visitantes? 

Un moderno sistema de registro de visitantes ofrece un recorrido simplificado y gradual tanto para el huésped como para el personal. Este es un flujo estándar paso a paso, por poner un ejemplo.

Preinscripción 

Usted preinscribe a un huésped en línea, proporcionando su nombre, empresa y motivo de la visita. El visitante recibe un correo electrónico confirmando su visita, con detalles como indicaciones para llegar, información sobre el aparcamiento y un código QR para registrarse rápidamente.

Llegada y registro

Al llegar, el visitante utiliza un quiosco de registro o una tableta exclusiva. Escanean su código QR de preinscripción o escriben su nombre. Luego, el sistema los guía a través de un proceso de registro rápido. Esto puede incluir más detalles personales, un cuestionario, la adquisición de una firma digital para un acuerdo de confidencialidad o la toma de una foto.

Impresión de insignias 

Una vez registrado, el sistema imprime una insignia de visitante única, que incluye su nombre, foto, empresa, fecha y su nombre. Ahora son fácilmente identificables por motivos de seguridad.

Notificaciones del anfitrión y alertas en tiempo real

Tan pronto como un visitante se registra, el sistema le envía una notificación (por ejemplo, un correo electrónico o un SMS).

Del mismo modo, algunos sistemas pueden enviar alertas en tiempo real al personal de seguridad sobre visitantes no aprobados o partidos de la lista de seguimiento.

Registro de datos y mantenimiento de registros

Cada evento de entrada y salida se registra, marca la hora y se almacena de forma segura en una base de datos. Esto crea un registro preciso y fácil de recuperar de todos los huéspedes. Esto tiene un valor incalculable para las auditorías, las respuestas de emergencia y los análisis futuros.

Los beneficios clave de usar un sistema de registro de visitantes 

La adopción de un sistema digital de registro de visitantes aporta una gran cantidad de ventajas para cualquier negocio:

Seguridad y cumplimiento mejorados

Podría decirse que esta es la mayor victoria. Los sistemas digitales proporcionan un registro verificable de todas las personas que se encuentran en el sitio, lo cual es crucial para la seguridad y la protección. Pueden filtrar a los visitantes comparándolos con listas internas o de terceros aprobadas, siempre que la ley lo permita, garantizando que solo se admiten personas autorizadas.

En las industrias reguladas, los registros precisos y los formularios de consentimiento lo ayudan a cumplir con sus obligaciones de cumplimiento.

Mejor experiencia para los visitantes y reducción de la administración

Las primeras impresiones importan. Un proceso de registro digital elegante parece moderno y profesional, ya que reduce los tiempos de espera y elimina los incómodos inicios de sesión en papel.

A su vez, esto libera a su equipo de recepción para que se concentre en tareas más importantes.

Registros y análisis precisos de visitantes

Olvídese de descifrar la escritura a mano desordenada, los sistemas digitales capturan registros precisos de forma automática.

Los datos recopilados se pueden analizar para comprender los patrones de tráfico de visitantes, las horas punta y la actividad de los anfitriones, lo que ayuda a asignar y planificar los recursos.

Características a tener en cuenta en un sistema moderno de registro de visitantes 

Al evaluar las soluciones, busque sistemas que las ofrezcan capacidades esenciales:

Flujos de trabajo personalizados

Una función útil es la posibilidad de adaptar el proceso de registro a diferentes tipos de visitantes (por ejemplo, contratistas, entrevistados o entregas) o a áreas específicas de su edificio. Esto permite que las personas adecuadas lleguen a los lugares correctos, con todas las credenciales correctas.

Inicio de sesión sin contacto

Las opciones sin contacto, como el escaneo de códigos QR o el registro con aplicaciones móviles, minimizan el contacto físico y mejoran la salud y la seguridad.

Estos métodos se están convirtiendo rápidamente en la norma para los pagos y nos estamos acostumbrando cada vez más a las interacciones sin contacto.

Verificación de identidad

La capacidad de escanear licencias de conducir, pasaportes u otras identificaciones para verificar la identidad del visitante y capturar información precisa. Por supuesto, para esta información se requiere una gestión de datos segura y que cumpla con las normas. Los datos capturados se gestionan con arreglo a políticas estrictas de retención y acceso alineadas con las normas de privacidad.

Integración con el control de acceso y otros sistemas

Al conectarse con sus sistemas de control de acceso existentes, las tarjetas de visitante pueden conceder acceso a áreas específicas de sus instalaciones.

Además, por ejemplo, una integración con tu sistema de comunicación interno te permite avisar al anfitrión cuando llega su huésped.

Acceso e informes basados en la nube

Un sistema basado en la nube permite la administración remota, el acceso a los datos en tiempo real desde cualquier ubicación y las actualizaciones automáticas de software, lo que reduce los gastos generales de TI.

Funciones de emergencia

La capacidad de obtener rápidamente una lista de todos los visitantes del sitio es esencial en caso de emergencia.

Otras funciones, como los botones de pánico o las notificaciones masivas, y las herramientas como los botones de pánico y las notificaciones masivas pueden acelerar la respuesta y la coordinación.

Por qué su empresa necesita ahora una solución de facturación digital 

El cambio de gestión de visitantes tradicional a digital no se trata de conveniencia; es una necesidad estratégica.

Las empresas son más conscientes que nunca de salud y seguridad y gestión de riesgos. Los sistemas digitales alivian estas preocupaciones y cumplen con estas nuevas expectativas de lugares de trabajo más seguros. De hecho, muchas industrias se enfrentan a un aumento exigencias reglamentarias para el registro de visitantes y la protección de datos. Los sistemas digitales simplifican el cumplimiento, pueden reducir el riesgo y demostrar controles de seguridad más estrictos.

El check-in es el primer punto de contacto para tus visitantes. Un sistema digital elegante y eficiente da la impresión de ser inteligente y establece un tono positivo. Es difícil ponerle precio reputación, pero eliminar la administración manual, reducir los errores humanos y agilizar los flujos de trabajo sin duda le permitirá ahorrar tiempo y dinero.

Los casos de uso más comunes de los sistemas de registro de visitantes 

Los sistemas de registro de visitantes son muy versátiles y se encuentran en muchos entornos diferentes:

• Oficinas corporativas: gestionan clientes, candidatos a puestos de trabajo, proveedores y visitantes en general, a menudo con la firma de un acuerdo de confidencialidad y notificaciones al anfitrión.

• Escuelas y universidades: mejorar la seguridad de los estudiantes comparando a los visitantes con las listas prohibidas y rastreando a los visitantes.

• Centros de salud y hospitales: controlan el acceso a las áreas sensibles de los pacientes, rastrean a los visitantes para controlar las infecciones y respaldan los esfuerzos de cumplimiento (por ejemplo, HIPAA, GDPR) con registros auditables y captura de consentimiento.

• Sitios industriales y plantas de fabricación: administrar a los contratistas, procesar al personal de entrega y reconocer la capacitación en seguridad antes de permitir el acceso a áreas de trabajo peligrosas.

• Espacios de trabajo conjunto: simplificación del acceso para los miembros y sus invitados, seguimiento del uso de las instalaciones compartidas y mantenimiento de la seguridad en entornos dinámicos.

• Edificios gubernamentales: implementación de protocolos seguros para el acceso público, las citas y las visitas oficiales, al tiempo que se mantienen registros de auditoría estrictos.

Cómo pueden ayudar las soluciones de gestión de visitantes de Care 

La gestión de los visitantes es una parte fundamental de su estrategia de seguridad general. Nuestras soluciones de gestión de visitantes están diseñadas para ofrecer experiencias fluidas, seguras y profesionales a todas las personas que ingresan a sus instalaciones.

Con Acre Security, obtiene tanto facilidad de uso como una seguridad sólida. Puede agilizar sus procesos de registro sin sacrificar la seguridad.

A través de nuestras soluciones de gestión de visitantes, podemos ofrecer flujos de trabajo personalizables, impresión de credenciales, notificaciones al anfitrión y mantenimiento de registros digitales. La gestión de visitantes de Acre Security, altamente integradora, se adapta perfectamente a su ecosistema de seguridad.

Ya sea que necesite realizar un seguimiento de cientos de visitantes diarios o proteger a personas, productos o lugares, nos adaptaremos a las necesidades de su empresa.

Obtenga más información sobre las soluciones de gestión de visitantes de Acre.

Consulta tus opciones de registro 

Si te tomas en serio la seguridad, la eficiencia y una experiencia excepcional para los huéspedes, un sistema de registro de visitantes ya no es algo que desees tener. Es esencial.

La automatización de todo el recorrido de los visitantes elimina los dolores de cabeza de los procesos manuales, refuerza el cumplimiento y le proporciona datos útiles. Invertir en un sistema sólido de registro de visitantes es un voto a favor de la seguridad y de la excelencia operativa.

Hablemos, sin presiones ni obligaciones, sobre sus necesidades de gestión de visitantes.