أنظمة تسجيل دخول الزوار: ما هي ولماذا هي مهمة

تسجيل دخول الزوار هو أول تجربة يتمتع بها ضيوفك في مؤسستك. تخلق العمليات القذرة أو القديمة أو المعقدة انطباعًا أوليًا مخيبًا للآمال. يعمل نظام تسجيل وصول الزوار الحديث على تبسيط عمليات مكتب الاستقبال الخاص بك، وتعزيز الأمان، وخلق تجربة سلسة ومرحبة لكل من يمر عبر أبوابك.

في هذه المقالة، سنلقي نظرة على نظام تسجيل دخول الزوار، وكيف يعمل، وسبب أهميته للشركات. سنسلط الضوء على الميزات الأساسية وأين قد تجد هذه الأنظمة تعمل اليوم. بعد ذلك، الأمر متروك لك لاتخاذ الخطوات التالية!

ما هو نظام تسجيل دخول الزوار؟ 

إدارة الزوار ليست دائمًا سهلة. يمكن أن تؤدي عمليات تسجيل الوصول البطيئة والسجلات غير الدقيقة والأمان غير الفعال إلى عدم معرفة من يوجد في المبنى الخاص بك في أي لحظة. تتعرض أصولك الأكثر قيمة - الأشخاص والممتلكات - للخطر.

نظام تسجيل دخول الزوار عبارة عن منصة رقمية تعمل على أتمتة وإدارة العملية الكاملة للترحيب بالضيوف في مسكنك. بدلاً من استخدام الحافظات وأوراق تسجيل الدخول، تستخدم التكنولوجيا - غالبًا جهاز لوحي أو كشك - لالتقاط معلومات الزائر بكفاءة، وإخطار المضيفين، والحفاظ على سجل آمن ودقيق لكل شخص في مقر عملك.

كيف تعمل أنظمة تسجيل دخول الزوار؟ 

يوفر نظام تسجيل دخول الزوار الحديث رحلة مبسطة خطوة بخطوة لكل من الضيف وموظفيك. إليك التدفق القياسي خطوة بخطوة، لإعطائك مثالاً.

التسجيل المسبق 

تقوم بتسجيل ضيف مسبقًا عبر الإنترنت، مع تقديم اسمه وشركته وسبب زيارته. يتلقى الزائر رسالة بريد إلكتروني تؤكد زيارته، مع تفاصيل مثل الاتجاهات ومعلومات وقوف السيارات ورمز QR لتسجيل الوصول السريع.

الوصول وتسجيل الوصول

عند الوصول، يستخدم الزائر كشكًا مخصصًا لتسجيل الوصول أو الكمبيوتر اللوحي. يقومون بمسح رمز QR للتسجيل المسبق أو كتابة أسمائهم. ثم يقوم النظام بإرشادهم من خلال عملية تسجيل دخول سريعة. يمكن أن يشمل ذلك مزيدًا من التفاصيل الشخصية أو الاستبيان أو الحصول على توقيع رقمي لاتفاقية عدم الإفشاء أو التقاط صورة.

طباعة الشارة 

بمجرد تسجيل الوصول، يقوم النظام بطباعة شارة زائر فريدة، بما في ذلك الاسم والصورة والشركة والتاريخ واسمك. الآن يمكن التعرف عليها بسهولة لأغراض أمنية.

إشعارات المضيف والتنبيهات في الوقت الفعلي

بمجرد تسجيل دخول الزائر، يرسل لك النظام إشعارًا (مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة).

وبالمثل، يمكن لبعض الأنظمة إرسال تنبيهات في الوقت الفعلي للزائرين غير المعتمدين أو مباريات قائمة المراقبة إلى أفراد الأمن.

تسجيل البيانات وحفظ السجلات

يتم تسجيل كل حدث فردي لتسجيل الوصول والمغادرة وختمه الزمني وتخزينه بأمان في قاعدة بيانات. يؤدي هذا إلى إنشاء سجل دقيق يمكن استرداده بسهولة لجميع الضيوف. هذا أمر لا يقدر بثمن لعمليات التدقيق والاستجابات للطوارئ والتحليل المستقبلي.

الفوائد الرئيسية لاستخدام نظام تسجيل دخول الزوار 

يؤدي اعتماد نظام تسجيل دخول الزوار الرقمي إلى ثروة من المزايا لأي نشاط تجاري:

تحسين الأمان والتوافق

يمكن القول أن هذا هو أكبر فوز. توفر الأنظمة الرقمية سجلاً يمكن التحقق منه لكل شخص في الموقع، وهو أمر بالغ الأهمية للسلامة والأمن. ويمكنهم فحص الزوار مقابل قوائم الجهات الخارجية الداخلية أو المعتمدة، حيثما يسمح القانون بذلك، مما يضمن ترحيبك بالأفراد المصرح لهم فقط.

في الصناعات الخاضعة للتنظيم، تساعدك السجلات الدقيقة ونماذج الموافقة على الوفاء بواجبات الامتثال الخاصة بك.

تجربة أفضل للزائر وإدارة أقل

الانطباعات الأولى مهمة. تبدو عملية تسجيل الوصول الرقمي الأنيقة حديثة واحترافية، مما يقلل أوقات الانتظار ويزيل عمليات تسجيل الدخول الورقية غير الملائمة.

وهذا بدوره يحرر فريق الاستقبال الخاص بك للتركيز على المهام الأكثر أهمية.

سجلات وتحليلات دقيقة للزوار

انسَ فك رموز الكتابة اليدوية الفوضوية، فالأنظمة الرقمية تلتقط السجلات الدقيقة تلقائيًا.

يمكن تحليل البيانات التي تم جمعها لفهم أنماط حركة الزوار وأوقات الذروة ونشاط المضيف، مما يساعد في تخصيص الموارد والتخطيط.

ميزات للبحث عنها في نظام تسجيل دخول الزوار الحديث 

عند تقييم الحلول، ابحث عن الأنظمة التي تقدم هذه الحلول قدرات أساسية:

عمليات سير العمل المخصصة

تتمثل الميزة المفيدة في القدرة على تخصيص عملية تسجيل الوصول لأنواع الزوار المختلفة (مثل المقاولين مقابل الأشخاص الذين تمت مقابلتهم مقابل عمليات التسليم) أو مناطق محددة من المبنى الخاص بك. هذا يجعل الأشخاص المناسبين في الأماكن المناسبة، مع جميع أوراق الاعتماد الصحيحة.

تسجيل الدخول بدون لمس

تعمل الخيارات التي لا تعمل باللمس مثل مسح رمز QR أو تسجيل الوصول عبر تطبيق الهاتف المحمول على تقليل الاتصال الجسدي وتعزيز الصحة والسلامة.

أصبحت هذه الطرق بسرعة هي القاعدة للمدفوعات وأصبحنا معتادين بشكل متزايد على التفاعلات غير التلامسية.

التحقق من الهوية

القدرة على مسح رخص القيادة أو جوازات السفر أو غيرها من المعرفات للتحقق من هوية الزائر والتقاط معلومات دقيقة. بالطبع، إدارة البيانات الآمنة والمتوافقة مطلوبة لهذه المعلومات. يتم التعامل مع البيانات الملتقطة بموجب سياسات الاحتفاظ والوصول الصارمة المتوافقة مع لوائح الخصوصية.

التكامل مع التحكم في الوصول والأنظمة الأخرى

من خلال الاتصال بأنظمة التحكم في الوصول الحالية، يمكن لشارات الزوار منح الوصول إلى مناطق محددة من المبنى الخاص بك.

بالإضافة إلى ذلك، على سبيل المثال، يتيح لك التكامل مع نظام الاتصالات الداخلي إخطار المضيف عند وصول الضيف.

الوصول المستند إلى السحابة وإعداد التقارير

يسمح النظام المستند إلى السحابة بالإدارة عن بُعد والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي من أي مكان والتحديثات التلقائية للبرامج، مما يقلل من النفقات العامة لتكنولوجيا المعلومات.

ميزات الطوارئ

تعد القدرة على سحب قائمة بجميع الزوار في الموقع بسرعة أمرًا ضروريًا في حالة الطوارئ.

يمكن للميزات الأخرى، مثل أزرار الذعر أو الإشعارات الجماعية، وأدوات مثل أزرار الذعر والإشعارات الجماعية تسريع الاستجابة والتنسيق.

لماذا تحتاج شركتك إلى حل تسجيل الوصول الرقمي الآن 

التحول من إدارة الزوار التقليدية والرقمية لا يتعلق الأمر بالراحة؛ إنها ضرورة استراتيجية.

أصبحت الشركات أكثر وعيًا من أي وقت مضى بـ الصحة والسلامة و إدارة المخاطر. تعمل الأنظمة الرقمية على تخفيف هذه المخاوف وتلبية هذه التوقعات الجديدة لأماكن عمل أكثر أمانًا. في الواقع، تواجه العديد من الصناعات زيادة المطالب التنظيمية لتسجيل الزوار وحماية البيانات. تعمل الأنظمة الرقمية على تبسيط الامتثال ويمكنها تقليل المخاطر وإظهار ضوابط أمان أقوى.

تسجيل الوصول هو نقطة الاتصال الأولى للزائرين. يبدو النظام الرقمي الأنيق والفعال ذكيًا ويضفي طابعًا إيجابيًا. من الصعب وضع سعر سمعة، ولكن التخلص من الإدارة اليدوية وتقليل الأخطاء البشرية وتبسيط سير العمل سيوفر لك بلا شك الوقت والمال.

حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا لأنظمة تسجيل دخول الزوار 

أنظمة تسجيل دخول الزوار متعددة الاستخدامات للغاية وتوجد في العديد من البيئات المختلفة:

• مكاتب الشركات: إدارة العملاء والمرشحين للوظائف والبائعين والزوار العامين، غالبًا من خلال توقيع اتفاقية عدم الإفشاء وإشعارات المضيف.

• المدارس والجامعات: تعزيز سلامة الطلاب من خلال فحص الزوار مقابل القوائم المحظورة وتتبع الزوار.

• مرافق الرعاية الصحية والمستشفيات: التحكم في الوصول إلى مناطق المرضى الحساسة، وتتبع الزوار لمكافحة العدوى، ودعم جهود الامتثال (على سبيل المثال، HIPAA و GDPR) من خلال السجلات القابلة للتدقيق والحصول على الموافقة.

• المواقع الصناعية ومصانع التصنيع: إدارة المقاولين ومعالجة موظفي التسليم والاعتراف بالتدريب على السلامة قبل منح الوصول إلى مناطق العمل الخطرة.

• مساحات العمل المشتركة: تبسيط الوصول للأعضاء وضيوفهم، وتتبع استخدام المرافق المشتركة، والحفاظ على الأمن في البيئات الديناميكية.

• المباني الحكومية: تنفيذ بروتوكولات آمنة للوصول العام والمواعيد والزيارات الرسمية مع الحفاظ على مسارات تدقيق صارمة.

كيف يمكن أن تساعد حلول إدارة زوار الرعاية 

تعد إدارة الزوار جزءًا مهمًا من استراتيجية الأمان الشاملة الخاصة بك. تم تصميم حلول إدارة الزوار لدينا لتوفير تجارب سلسة وآمنة ومهنية لكل من يدخل مقر عملك.

مع acre security، ستحصل على كل من سهولة الاستخدام والأمان القوي. يمكنك تبسيط عمليات تسجيل الوصول دون التضحية بالسلامة.

من خلال حلول إدارة الزوار الخاصة بنا، يمكننا توفير تدفقات عمل قابلة للتخصيص وطباعة الشارات وإشعارات المضيف وحفظ السجلات الرقمية. تتناسب إدارة الزوار التكاملية للغاية من أمان الفدان تمامًا مع النظام البيئي الأمني الخاص بك.

سواء أكنت بحاجة إلى تتبع مئات الزوار يوميًا أو حماية الأشخاص أو المنتجات أو الأماكن، سنقوم بالتوسع مع احتياجات عملك.

تعرف على المزيد حول حلول إدارة زوار فدان.

تحقق من خيارات تسجيل الوصول 

إذا كنت جادًا بشأن الأمان والكفاءة وتجربة الضيوف الاستثنائية، فإن نظام تسجيل دخول الزوار لم يعد أمرًا رائعًا. إنه ضروري.

تعمل أتمتة رحلة الزائر بأكملها على التخلص من متاعب العمليات اليدوية وتعزيز الامتثال وتزويدك ببيانات مفيدة. إن الاستثمار في نظام تسجيل دخول قوي للزوار هو تصويت للسلامة، فضلاً عن التميز التشغيلي.

لنتحدث - بدون ضغط ولا التزام - عن احتياجات إدارة الزوار.