Sistemas de gestión de visitantes tradicionales frente a sistemas digitales: ¿cuál es la mejor opción para su empresa?

En el mundo actual, las amenazas de seguridad son una preocupación importante para las empresas de todos los tamaños. Hacer un seguimiento de quién ingresa a las instalaciones y garantizar su seguridad es fundamental para las empresas. Durante años, se han utilizado los sistemas tradicionales de gestión de visitantes, como los libros de registro y las tarjetas de identificación. Sin embargo, con la evolución de la tecnología, los sistemas digitales de gestión de visitantes (DVM) se han hecho populares. Como jefe de seguridad, es posible que se pregunte cuál es la mejor opción para su empresa.

En este blog, compararemos los sistemas de gestión de visitantes tradicionales y digitales y analizaremos las soluciones que ofrece TDS by Acre Security.

¿Qué es un sistema tradicional de gestión de visitantes?

Un sistema tradicional de gestión de visitantes es un método utilizado por las empresas para realizar un seguimiento de las personas que visitan sus instalaciones. Este sistema suele basarse en papel e incluye hojas de registro o cuadernos de registro en los que los visitantes deben completar sus datos, como el nombre, la información de contacto, el motivo de la visita y la persona con la que se van a reunir.

En estos sistemas, la identificación de los visitantes suele consistir en tarjetas o pegatinas escritas. En algunos casos, la recepcionista o el personal de seguridad también pueden tomar una foto del visitante.

Si bien este sistema puede ser eficaz para las pequeñas empresas con menos visitantes, puede resultar engorroso e ineficiente para las organizaciones más grandes que reciben una gran cantidad de visitantes a diario. También es menos seguro porque se puede acceder a la información o manipularla fácilmente, y no proporciona una forma eficaz de comprobar rápidamente los registros de visitantes.

¿Qué es un sistema digital de gestión de visitantes (DVM)?

Un sistema digital de gestión de visitantes (DVM) es una solución moderna e impulsada por la tecnología para gestionar y rastrear a los visitantes de una organización. A diferencia de los sistemas tradicionales que se basan en registros en papel, los DVM utilizan herramientas y software digitales para agilizar el proceso de registro de visitantes y mantener registros digitales de los datos de los visitantes.

El sistema suele incluir un dispositivo de registro digital, como una tableta o un quiosco en la entrada. Los visitantes introducen sus datos, como el nombre, la información de contacto, el propósito de la visita y el nombre del anfitrión. Algunos DVM pueden tomar una foto para obtener una tarjeta de visita, escanear carnés de conducir o tarjetas de presentación para introducir datos rápidamente e incluso imprimir tarjetas de visita en el acto.

Los sistemas digitales de gestión de visitantes también pueden rastrear la actividad de los visitantes dentro del edificio, proporcionar actualizaciones en tiempo real a los anfitriones cuando llegan sus huéspedes y ofrecer funciones como el registro previo de visitantes, la firma de acuerdos de confidencialidad (NDA) y las notificaciones de emergencia.
Las ventajas de los DVM con respecto a los sistemas tradicionales incluyen una mayor seguridad, una mayor eficiencia, una mejor experiencia para los visitantes y un cumplimiento más fácil de las normas de privacidad. También proporcionan una primera impresión más profesional a los visitantes.

¿Está al tanto de la inminente implementación de NIS2, una nueva ley de ciberseguridad? Este reglamento exigirá que todas las empresas con sede en Europa, independientemente de su tamaño, las entidades gubernamentales, los proveedores de atención médica, las instituciones financieras y las empresas internacionales que comercian con empresas de la UE, cumplan con sus disposiciones.

La directiva NIS2 incluye requisitos de seguridad, obligaciones de presentación de informes y requisitos de cumplimiento más estrictos. El objetivo del NIS2 es salvaguardar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información digital en un mundo cada vez más interconectado.
Para las empresas que no cumplan con las normas, la multa puede ser de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación mundial anual de la empresa. Es importante reiterar que las empresas de cualquier tamaño deben revisar sus protocolos de seguridad, especialmente en el proceso de gestión de visitantes.

Soluciones de seguridad de Acre para la gestión de visitantes y el control de acceso

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Soluciones de seguridad de Acre para muchos sectores

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Conclusión

Decidir entre un sistema de gestión de visitantes convencional y su homólogo digital puede parecer abrumador. Sin embargo, dado el panorama de seguridad actual, en el que las amenazas pueden surgir desde cualquier dirección, optar por un sistema digital de gestión de visitantes podría ser la apuesta más segura.
En Acre Security, ofrecemos soluciones de administración de control de acceso y visitantes que no solo son confiables y escalables, sino que también se integran a la perfección con su marco de seguridad existente. Con la seguridad de Acre a su lado, puede estar tranquilo sabiendo que protegemos diligentemente a sus empleados y visitantes.

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