Codice di condotta Vanderbilt

Vanderbilt International si impegna a mantenere il massimo grado di integrità in tutte le relazioni con clienti potenziali, attuali e passati, sia in termini di normale riservatezza commerciale, sia in termini di protezione di tutte le informazioni personali raccolte durante la fornitura dei servizi dell'azienda.

Estendiamo gli stessi standard a tutti i nostri clienti, fornitori e collaboratori.

A. Etica

1. Conduciamo sempre la nostra attività in modo onesto e onorevole e ci aspettiamo che i nostri clienti e fornitori facciano lo stesso.

Il nostro supporto strategico e i metodi utilizzati tengono debitamente conto di considerazioni etiche, insieme alla protezione e al miglioramento della posizione morale dei nostri clienti e fornitori.

2. Le nostre azioni e consulenze saranno sempre conformi alla legge pertinente.

Riteniamo che tutte le aziende e le organizzazioni dovrebbero evitare di causare effetti negativi sui diritti umani delle persone nelle organizzazioni con cui abbiamo a che fare, sugli ambienti locali e in generale e sul benessere della società in generale.

3. Conduciamo le nostre attività in modo professionale e con integrità.

Cerchiamo di essere pienamente obiettivi nel nostro giudizio e qualsiasi supporto e servizio che forniamo non è mai influenzato da nient'altro che dal migliore interesse dei nostri clienti.

4. I dipendenti devono rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili.

Vanderbilt International non perdonerà le attività dei dipendenti che ottengono risultati attraverso la violazione della legge o rapporti commerciali non etici. Ciò include eventuali pagamenti per atti illegali, contributi indiretti, sconti e corruzione.

5. Qualsiasi violazione di questa politica comporterà la risoluzione immediata e, se applicabile, l'azione penale nella misura massima consentita dalla legge.

B. Privacy e riservatezza

1. Nel trattare o gestire informazioni finanziarie e personali sui clienti o su altri soggetti con cui l'azienda intrattiene interazioni e relazioni, assicurati di rispettare i seguenti principi:

1. Raccogli, utilizza e conserva solo le informazioni personali necessarie per l'azienda. Quando possibile, ottieni tutte le informazioni pertinenti direttamente dalla persona interessata.
2. Utilizza solo fonti affidabili e affidabili per integrare queste informazioni.
3. Conserva le informazioni solo per il tempo necessario o richiesto dalla legge.
4. Proteggi la sicurezza fisica di queste informazioni.
5. Limita l'accesso interno alle informazioni personali a coloro che hanno un motivo commerciale legittimo per richiederle.
6. Utilizza le informazioni solo per gli scopi per i quali sono state originariamente ottenute.
7. Ottenere il consenso della persona interessata prima di divulgare esternamente qualsiasi informazione personale, a meno che il procedimento legale o l'obbligo contrattuale non dispongano diversamente.

2. E-mail: le e-mail aziendali devono essere utilizzate solo per scopi commerciali e di conseguenza tutto il traffico e-mail è considerato di proprietà dell'azienda. In conformità alla legislazione nazionale, Vanderbilt si riserva il diritto di monitorare le e-mail e l'uso di Internet.

3. Conversazioni telefoniche: queste non saranno monitorate, tranne laddove specificamente concordato con i dipendenti o una terza parte per la formazione o altri casi.

4. File del personale (rapporto di lavoro e cartelle cliniche): tutti i documenti relativi alle risorse umane, sia fisici che elettronici, sono riservati e sono tenuti separati da tutti gli altri documenti aziendali e commerciali, in luoghi in cui l'accesso è limitato. I documenti fisici sono conservati in armadi chiusi a chiave o simili.

Vengono divulgati solo per motivi legittimi.

I registri di lavoro vengono rilasciati a qualsiasi altra persona solo se richiesto dalla legge e solo con il permesso scritto del dipendente.

C. Diversità, equilibrio di genere e pari opportunità

1. Noi di Vanderbilt apprezziamo e incoraggiamo la diversità. Ciò promuove l'equilibrio di genere per le posizioni manageriali. Viene data priorità al genere sottorappresentato, a parità di qualifiche, e all'aumento della diversità durante il processo di assunzione.

2. Cerchiamo sempre di essere equi e imparziali nel nostro giudizio. Nelle nostre decisioni o azioni non siamo mai influenzati da questioni di genere, razza, credo, colore, età o disabilità personale.

D. Lavoro minorile

1. In Vanderbilt, riconosciamo i diritti di ogni bambino che devono essere sempre protetti: dallo sfruttamento economico e dagli abusi fisici, mentali o di altro tipo o interferenze dannose che potrebbero minimizzare, limitare o diminuire le loro opportunità di istruzione, salute o benessere sociale.

La definizione applicata per «bambino» qui è una persona di età inferiore ai 16 anni, il che potrebbe avere restrizioni o implicazioni legali per quanto riguarda il tipo di lavoro che può svolgere in determinati paesi.

2. Vanderbilt vieta severamente qualsiasi forma di lavoro forzato o forzato o illegale.

E. Abuso/molestie di droghe e/o alcol

1. Vanderbilt International si aspetta che i suoi dipendenti si comportino in modo professionale. Bere, giocare d'azzardo, litigare, imprecare e simili attività non professionali sono severamente vietate durante il lavoro.

2. I dipendenti non devono commettere molestie sessuali o comportarsi in un modo che possa essere interpretato come tale, ad esempio utilizzando un linguaggio inappropriato, conservando o pubblicando materiali inappropriati nella propria area di lavoro o accedendo a materiali inappropriati sul proprio computer.

3. Vanderbilt offre un ambiente di rispetto e dignità in cui tutti sono trattati in modo equo ed equo.

F. Competizione

1. Vanderbilt non partecipa a confronti, accordi o attività anticoncorrenziali sleali, errati, ambigui o fuorvianti. I dipendenti devono evitare qualsiasi accordo anticoncorrenziale e pratiche commerciali non etiche con i nostri partner o concorrenti.

2. I dipendenti devono evitare di investire o acquisire interessi finanziari per i propri conti in qualsiasi organizzazione aziendale che abbia un rapporto contrattuale con Vanderbilt International o che fornisca beni o servizi, o entrambi.

G. Corruzione

Regali, donazioni e intrattenimento

1. I dipendenti non devono accettare intrattenimenti, regali, favori personali o pagamenti di agevolazione che possano, in qualsiasi modo, influenzare, o sembrare influenzare, le decisioni aziendali a favore di qualsiasi persona o organizzazione con cui o con cui Vanderbilt International ha o potrebbe avere rapporti commerciali.

2. Allo stesso modo, i dipendenti non devono accettare nessun altro trattamento preferenziale in queste circostanze perché le loro posizioni all'interno dell'organizzazione potrebbero essere inclini o essere percepite come obbligati a restituire il trattamento preferenziale.

3. Vanderbilt proibisce severamente l'accettazione di commissioni segrete da fornitori o altri.

4. Le attività di acquisto e vendita devono essere gestite con la massima integrità. Pertanto, nessun dipendente di Vanderbilt deve offrire o accettare regali, offerte di intrattenimento o mance che potrebbero influenzare il processo decisionale del cliente o del dipendente.

5. Nella natura dei rapporti d'affari, possono ancora esserci piccoli regali, ospitalità e spese comuni. Queste devono essere gestite con un'attenta considerazione e devono essere accettate o date solo a un livello accettabile e moderato.

Conflitto di interessi

1. Vanderbilt si aspetta che i dipendenti svolgano le proprie mansioni con coscienza, onestà e in conformità con i migliori interessi dell'azienda.

I dipendenti non devono utilizzare le loro posizioni o le conoscenze acquisite grazie alle loro posizioni per vantaggi privati o personali.

2. Indipendentemente dalle circostanze, se i dipendenti ritengono che una linea di condotta che hanno intrapreso, stanno perseguendo o stanno pensando di perseguire possa coinvolgerli in un conflitto di interessi con il datore di lavoro, devono comunicare immediatamente tutti i fatti al proprio supervisore.

3. I conflitti potrebbero includere: assunzione di un membro della famiglia, utilizzo di conoscenze privilegiate riservate, interessi finanziari personali, attività esterne all'azienda.

H. Frode

1. Vanderbilt applica principi rigorosi per prevenire frodi e disonestà.

Se i dipendenti vengono a conoscenza di prove di frode e disonestà, devono avvisare immediatamente il proprio supervisore o richiedere l'assistenza legale appropriata in modo che Vanderbilt possa indagare prontamente.

2. Quando la posizione di un dipendente richiede di spendere fondi aziendali o di sostenere spese personali rimborsabili, tale persona deve usare il buon senso per conto di Vanderbilt per garantire che venga ricevuto un buon valore per ogni spesa.

3. I fondi aziendali e tutti gli altri beni di Vanderbilt International devono essere utilizzati solo per scopi aziendali e non per vantaggi personali. Ciò include l'uso personale delle risorse organizzative, come ad esempio i computer.

I. Registri e rapporti

1. Documenti veritieri e affidabili di molti tipi sono necessari per soddisfare gli obblighi legali e finanziari. Per Vanderbilt, la conservazione dei registri (sia in formato cartaceo che elettronico) e la loro integrità sono fondamentali.

2. I libri e i registri di Vanderbilt devono riflettere in modo accurato e tempestivo tutte le transazioni commerciali. I dipendenti responsabili del settore Finance devono dichiarare e registrare in modo completo tutte le attività, le passività o entrambe e far rispettare questi requisiti.

3. I dipendenti non devono effettuare o impegnarsi in registrazioni o comunicazioni false di alcun tipo, interne o esterne, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: false spese o presenze, rapporti e dichiarazioni finanziarie o simili, pubblicità ingannevole, pratiche di marketing ingannevoli o altre dichiarazioni fuorvianti.

J. Ambiente e sostenibilità

1. Vanderbilt si impegna a rispettare gli standard legali e internazionali applicabili in materia di protezione ambientale.

Ci sono continui sforzi per ridurre al minimo l'inquinamento ambientale e apportare continui miglioramenti nella protezione dell'ambiente in tutta la sua catena del valore. Stiamo lavorando per salvaguardare il nostro ambiente riducendo l'inquinamento, riducendo la quantità di rifiuti e applicando le normative che mantengono pulite l'acqua e l'aria.

Vanderbilt sta prendendo precauzioni affinché i suoi dipendenti non vengano danneggiati da impatti ambientali.

2. Esiste un piano EHS (Environmental and Health and Safety) che descrive in dettaglio cosa facciamo per conformarci ai nostri standard e requisiti.

Ci impegniamo a implementare un quadro ambientale sostenibile, innovativo e duraturo.

Vanderbilt si aspetta che tutti i dipendenti aiutino e si assumano la responsabilità dell'esecuzione di questo approccio.

Dai nostri clienti, ci aspettiamo (come nei T&C):

Ai sensi della direttiva dell'Unione europea sui rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (WEEE) e della direttiva dell'Unione europea sulla restrizione dell'uso di determinate sostanze pericolose nelle apparecchiature elettriche ed elettroniche (RoHS), la responsabilità organizzativa e finanziaria per la rimozione e il trattamento dei rifiuti provenienti da qualsiasi apparecchiatura elettrica ed elettronica deve, salvo diverso accordo, essere trasferita al cliente al momento della consegna. Il cliente si impegna ad assumersi la responsabilità, da un lato, della raccolta e della rimozione dei rifiuti provenienti dalle apparecchiature elettriche ed elettroniche oggetto del contratto e, dall'altro, del loro trattamento e riciclaggio.