Los cinco mejores sistemas de gestión de visitantes en 2025

Desde el comienzo del día hasta el final del juego, su área de recepción está repleta de invitados. Gestionar este tráfico puede convertirse rápidamente en algo caótico. Confiar en métodos anticuados, como los libros de registro en papel, provoca registros lentos, registros ilegibles y vulnerabilidades de seguridad. Es difícil saber quién está en el edificio en un momento dado o hacer un seguimiento de las visitas anteriores para comprobar su cumplimiento.

Los métodos antiguos simplemente no son eficientes y crean brechas de seguridad, lo que deja a tus visitantes importantes con una primera impresión poco profesional.

Ahí es donde entra en juego un sistema moderno de gestión de visitantes. Estas sofisticadas plataformas digitales transforman las operaciones de recepción, garantizando una experiencia perfecta para los huéspedes y mejorando los protocolos de seguridad.

Esta guía lo guiará a través de los sistemas de gestión de visitantes, por qué son importantes y cómo funcionan. Exploraremos los diferentes tipos y analizaremos las mejores soluciones que existen para ayudarlo a encontrar la más adecuada para sus necesidades. Luego, tú decides.

¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema de gestión de visitantes es una solución digital que automatiza y gestiona el proceso de recepción, registro, seguimiento y salida de los huéspedes de un edificio.

Sustituye los procesos manuales (p. ej., hojas de inicio de sesión manuscritas) por una experiencia digital segura, eficiente y profesional.

Qué buscar en un sistema de gestión de visitantes

Para elegir el sistema de gestión de visitantes adecuado, tendrás que tener en cuenta varias áreas. Compara los beneficios de cada sistema con tu lista de funciones imprescindibles. Estos son los criterios clave a tener en cuenta:

• Facilidad de uso: El sistema debe ser intuitivo tanto para los visitantes como para el personal. ¿Un proceso de registro automatizado para los huéspedes y un panel de control fácil de administrar para su equipo de recepción hacen que todo funcione sin problemas.
• Escalabilidad: A medida que su empresa crezca, también debería hacerlo su sistema. Busque una solución que pueda gestionar el aumento del volumen de visitantes, las ubicaciones adicionales y la evolución de las necesidades de seguridad sin empezar desde cero.
• Integraciones: Un sistema eficaz no funciona en un silo. Debe integrarse perfectamente con los sistemas de control de acceso, los directorios de recursos humanos, los calendarios y las plataformas de notificación de emergencias existentes.
• Privacidad de datos: Los sistemas de gestión de visitantes recopilan información personal, por lo que es vital contar con funciones sólidas de privacidad de datos y cumplir con las normativas. Compruebe que el sistema ofrezca un almacenamiento seguro de datos, así como políticas claras de consentimiento y retención.
• Soporte: Una excelente atención al cliente siempre será útil. Esto puede incluir asistencia y capacitación para la configuración, así como soporte técnico continuo.
• Modelo de despliegue: Hay tres tipos de implementación entre los que elegir, según sus necesidades y objetivos.
  • Sistemas locales se instalan y administran en sus servidores locales. Ofrecen el máximo control y personalización, por lo que son ideales para organizaciones con necesidades normativas específicas o una infraestructura de TI sólida.
  • Sistemas basados en la nube están alojados y gestionados por el proveedor y se puede acceder a ellos a través de Internet. Ofrecen flexibilidad, escalabilidad, actualizaciones automáticas y menores costos iniciales, lo que los hace populares por su agilidad.
  • Soluciones híbridas combinan elementos de ambos y, a menudo, mantienen los datos principales en las instalaciones para garantizar el cumplimiento y, al mismo tiempo, aprovechar los beneficios de la nube.

Los cinco mejores sistemas de gestión de visitantes de 2025

Ahora que conocemos algunas de las características clave de las plataformas de gestión de visitantes, comparemos cinco de los principales proveedores en 2025:

1. Acre Security

Acre Security ofrece soluciones integrales e integradas de gestión de visitantes para una experiencia perfecta para los huéspedes y una seguridad física sólida. Consiste en una plataforma unificada que conecta gestión de visitantes con más ancho control de acceso y otros sistemas de seguridad física para un enfoque holístico y por capas.

• Caso de uso ideal: Las organizaciones medianas y grandes dan prioridad a la seguridad física integrada, la optimización de las operaciones y la gestión centralizada tanto de los visitantes como de los titulares de acceso a largo plazo en una o varias ubicaciones. Es especialmente adecuado para las empresas que necesitan soluciones escalables y confiables.
• Pros: Sólidas capacidades de integración con la infraestructura de seguridad existente, enfoque en un ecosistema de seguridad unificado, altamente escalable para empresas de varios tamaños, funciones sólidas de presentación de informes y cumplimiento, respaldadas por una experiencia de seguridad dedicada.
• Contras: Como plataforma de seguridad integral, puede ofrecer más funciones de las que podría beneficiarse una pequeña empresa con necesidades de seguridad mínimas.

2. Enviado

Envoy es un popular sistema de gestión de visitantes basado en la nube conocido por su interfaz intuitiva y su fuerte enfoque en la experiencia del usuario. Ofrece funciones para el registro de visitantes, las notificaciones al anfitrión y la gestión de la entrega de paquetes, con el objetivo de crear un entorno de recepción acogedor y eficiente.

• Caso de uso ideal: Oficinas modernas, empresas de tecnología y negocios que priorizan el diseño, la facilidad de uso y una experiencia fluida para los visitantes. Es ideal para las organizaciones que buscan optimizar la recepción cuando las integraciones exhaustivas de seguridad física no son un objetivo principal.
• Ventajas: Excelente interfaz de usuario, configuración rápida, buenas funciones de notificación al anfitrión y ofrece módulos de administración del lugar de trabajo más allá de los visitantes.
• Contras: Las integraciones más profundas con sistemas complejos de control de acceso físico pueden requerir complementos específicos o trabajos personalizados. Puede que no sea la mejor opción para entornos altamente regulados.

3. Eptura Visitor (anteriormente Proxyclick)

Eptura Visitor proporciona una plataforma de gestión de visitantes sólida y altamente personalizable, dirigida a empresas más grandes con necesidades complejas de seguridad y cumplimiento. Ofrece funciones avanzadas para la administración de varios sitios, un control detallado de los visitantes y una amplia elaboración de informes.

• Caso de uso ideal: Grandes corporaciones, organizaciones multinacionales y empresas de sectores regulados (como el financiero o el farmacéutico) que requieren funciones de cumplimiento integrales, registros de auditoría detallados y la capacidad de gestionar flujos de trabajo complejos de visitantes en numerosas ubicaciones.
• Ventajas: Alto grado de personalización, sólidas funciones de cumplimiento, excelente para la administración de múltiples ubicaciones, informes y auditorías detallados, se integra con muchos sistemas empresariales.
• Contras: Puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada debido a sus amplias funciones, y puede resultar más costoso para las empresas más pequeñas debido a su enfoque empresarial.

4. Wipedon

SwipedOn es un sistema de gestión de visitantes fácil de usar y altamente calificado que se centra en la simplicidad y la eficiencia. Ofrece funcionalidades básicas como el inicio de sesión de visitantes, el inicio de sesión de empleados y la gestión de contratistas, lo que facilita el seguimiento de todas las personas que se encuentran en el sitio.

• Caso de uso ideal: Pequeñas y medianas empresas, escuelas y oficinas que buscan una solución fácil de usar y basada en la nube que cubra las necesidades esenciales de gestión de visitantes sin una complejidad abrumadora. Con frecuencia se la elogia por su asequibilidad.
• Ventajas: Muy intuitivo y fácil de configurar, tiene una buena relación calidad-precio, funciones básicas confiables e incluye el inicio de sesión de los empleados.
• Contras: Puede carecer de algunas de las integraciones de seguridad avanzadas o de las opciones de personalización altamente especializadas que necesitan las grandes empresas o las instalaciones de alta seguridad.

5. Saludamente

Greetly es un sistema de gestión de visitantes y recepcionistas virtuales personalizable que tiene como objetivo proporcionar una experiencia de registro sin contacto, eficiente y de marca. Ofrece una amplia gama de opciones de personalización para la marca y los flujos de trabajo.

• Caso de uso ideal: Oficinas, espacios de trabajo conjunto y empresas que desean ofrecer una experiencia de registro moderna, profesional y sin ayuda. Es popular por su flexibilidad en cuanto a la marca y los tipos de visitantes.
• Ventajas: Gran capacidad de personalización de la marca y los flujos de trabajo, un fuerte enfoque en las capacidades de la recepcionista virtual, excelente para el registro sin contacto, admite varios tipos de visitantes.
• Contras: Si bien se basa en la experiencia del usuario, es posible que no ofrezca la misma profundidad de funciones de seguridad física, integración o cumplimiento que las dedicadas. plataformas de seguridad física de nivel empresarial.

Comparación de funciones: lo que diferencia a estas herramientas

Cómo elegir el sistema de gestión de visitantes adecuado para sus necesidades

Escoger un producto del mercado no le proporcionará el sistema que realmente necesita. En su lugar, debe comenzar con una evaluación exhaustiva y estratégica de sus necesidades.

Evalúe los requisitos de funciones

Comience por enumerar las funciones esenciales que necesita su empresa, que abarcan funciones como:

• Verificación de identidad sólida
• Firma digital de documentos (p. ej., para acuerdos de confidencialidad)
• Integración con los sistemas de control de acceso existentes
• Accesibilidad remota

La forma en que los priorice se basará en sus objetivos operativos y de seguridad, así como en cualquier restricción presupuestaria.

Considere la escalabilidad

¿Cuántas visitas anticipas por día o por mes? ¿Tiene varias ubicaciones o tiene planes de expansión futura?

Es crucial elegir un sistema que pueda gestionar el tráfico de visitantes actual y previsto sin problemas de rendimiento ni revisiones importantes.

Evalúe la facilidad de uso

Un sistema debe ser intuitivo para todos los huéspedes, haciendo que su registro sea rápido y agradable. Al mismo tiempo, el personal de recepción y seguridad debe facilitar la gestión de las operaciones diarias, lo que reduce el tiempo de formación y fomenta altas tasas de adopción.

Integraciones con herramientas existentes

La gestión de visitantes es más eficaz cuando forma parte de un ecosistema más grande. Sea cual sea el sistema que elija, será beneficioso si se conecta con los sistemas de control de acceso físico, recursos humanos y calendario de su edificio.

Cumplimiento y privacidad de datos

Si está a punto de recopilar datos personales de cientos de personas cada día, debe conocer sus obligaciones legales relacionadas con su almacenamiento y procesamiento (regionales y específicas de la industria). Tu sistema debe cumplir con estos estándares y ofrecer funciones como el cifrado seguro de datos, la recopilación del consentimiento y las políticas de retención de datos.

Por qué la gestión de visitantes de Acre es la mejor opción en 2025

Acre Security se destaca como un sistema líder de gestión de visitantes en 2025 por su solución perfecta, segura e integrada.

Lo que diferencia a Acre es nuestro ecosistema unificado. En lugar de gestionar los visitantes de forma aislada, la plataforma de gestión de visitantes de Acre funciona en conjunto con los sistemas de control de acceso y seguridad física para ofrecer una protección sin igual. La seguridad se simplifica y se amplía, independientemente de si tiene que gestionar una recepción o docenas de ubicaciones.

Una experiencia intuitiva y profesional para los huéspedes, con registros rápidos y sencillos y herramientas para el control, la notificación y el seguimiento en tiempo real: podemos encargarnos de todo por ti.

Entonces, también es una gran decisión financiera. Compruebe usted mismo los posibles ahorros al utilizar nuestro calculadora de ROI de gestión de visitantes.

Mucho más que un cuaderno de bitácora

La elección del sistema de gestión de visitantes adecuado no consiste solo en mantener registros, sino también en la protección, la eficiencia operativa y la creación de una excelente experiencia para los huéspedes.

Los mejores sistemas ofrecen una potente combinación de funciones de seguridad, integraciones perfectas y un diseño fácil de usar. Si toma la decisión correcta, puede hacer que su recepción deje de ser un obstáculo para convertirse en un ejemplo de seguridad, protección y una cálida bienvenida.

Póngase en contacto con nosotros para charlar sin compromiso sobre sus necesidades de seguridad.