Les cinq meilleurs systèmes de gestion des visiteurs en 2025

Du début de la journée à la fin du match, votre espace de réception est bondé de clients. La gestion de ce trafic peut rapidement devenir chaotique. Le recours à des méthodes obsolètes telles que les journaux de bord papier entraîne des retards dans les enregistrements, des enregistrements illisibles et des failles de sécurité. Il est difficile de savoir qui se trouve dans le bâtiment à un moment donné ou de suivre les visites passées pour vérifier la conformité.

Les anciennes méthodes ne sont tout simplement pas efficaces et créent des failles de sécurité, laissant à vos visiteurs importants une première impression peu professionnelle.

C'est là qu'intervient un système moderne de gestion des visiteurs. Ces plateformes numériques sophistiquées transforment les opérations de votre réception, en garantissant des expériences fluides pour les clients et en améliorant les protocoles de sécurité.

Ce guide vous expliquera les systèmes de gestion des visiteurs, leur importance et leur fonctionnement. Nous explorerons les différents types et examinerons les meilleures solutions disponibles pour vous aider à trouver celle qui répond le mieux à vos besoins. Ensuite, c'est à vous de décider.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs est une solution numérique qui automatise et gère le processus d'accueil, de connexion, de suivi et de déconnexion des clients dans un bâtiment.

Il remplace les processus manuels (par exemple, les feuilles de connexion manuscrites) par une expérience numérique sécurisée, efficace et professionnelle.

Ce qu'il faut rechercher dans un système de gestion des visiteurs

Pour choisir le bon système de gestion des visiteurs, vous devrez prendre en compte plusieurs domaines. Comparez les avantages de chaque système à votre liste de fonctionnalités indispensables. Voici les principaux critères à prendre en compte :

• Facilité d'utilisation: Le système doit être intuitif tant pour les visiteurs que pour le personnel. Un processus d'enregistrement automatisé pour les clients et un tableau de bord facile à gérer pour votre équipe de réception garantissent le bon déroulement des opérations.
• Évolutivité: Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre système devrait en faire autant. Recherchez une solution capable de gérer l'augmentation du volume de visiteurs, l'ajout de sites et l'évolution des besoins de sécurité sans repartir de zéro.
• Intégrations: Un système efficace ne fonctionne pas dans un silo. Il doit s'intégrer parfaitement à vos systèmes de contrôle d'accès existants, à vos annuaires RH, à vos calendriers et à vos plateformes de notification d'urgence.
• Confidentialité des données: Les systèmes de gestion des visiteurs collectent des informations personnelles. De solides fonctionnalités de confidentialité des données et la conformité réglementaire sont donc essentielles. Vérifiez que le système offre un stockage sécurisé des données, ainsi que des politiques de consentement et de conservation claires.
• soutien: Un excellent support client sera toujours utile. Cela peut inclure une assistance à la configuration et une formation, ainsi qu'un support technique continu.
• Modèle de déploiement : Vous avez le choix entre trois types de déploiement, en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
  • Systèmes sur site sont installés et gérés sur vos serveurs locaux. Ils offrent un contrôle et une personnalisation maximaux, ce qui est idéal pour les organisations ayant des besoins réglementaires spécifiques ou une infrastructure informatique robuste.
  • Systèmes basés sur le cloud sont hébergés et gérés par le fournisseur et sont accessibles via Internet. Ils offrent flexibilité, évolutivité, mises à jour automatiques et réduisent les coûts initiaux, ce qui les rend populaires en termes d'agilité.
  • Solutions hybrides combinez les éléments des deux, en conservant souvent les données de base sur site pour des raisons de conformité tout en tirant parti des avantages du cloud.

Les cinq meilleurs systèmes de gestion des visiteurs de 2025

Maintenant que nous connaissons certaines des principales caractéristiques des plateformes de gestion des visiteurs, comparons cinq des principaux fournisseurs en 2025 :

1. Sécurité d'Acre

Acre Security propose des solutions complètes et intégrées de gestion des visiteurs pour une expérience client fluide et une sécurité physique robuste. Il s'agit d'une plateforme unifiée qui connecte gestion des visiteurs avec un plus large contrôle d'accès et autres systèmes de sécurité physique pour une approche globale à plusieurs niveaux.

• Cas d'utilisation idéal: organisations de taille moyenne à grande qui accordent la priorité à la sécurité physique intégrée, à la rationalisation des opérations et à la gestion centralisée des visiteurs et des détenteurs d'accès à long terme sur un ou plusieurs sites. Il convient particulièrement aux entreprises qui ont besoin de solutions évolutives et fiables.
• Pros: De solides capacités d'intégration à l'infrastructure de sécurité existante, une concentration sur un écosystème de sécurité unifié, hautement évolutif pour différentes tailles d'entreprises, des fonctionnalités de reporting et de conformité robustes, soutenues par une expertise dédiée en matière de sécurité.
• Les inconvénients: En tant que plateforme de sécurité complète, elle peut offrir plus de fonctionnalités que celles dont pourrait bénéficier une petite entreprise ayant des besoins de sécurité minimaux.

2. Envoyé

Envoy est un système populaire de gestion des visiteurs basé sur le cloud, connu pour son interface intuitive et son accent mis sur l'expérience utilisateur. Il propose des fonctionnalités pour la connexion des visiteurs, les notifications aux hôtes et la gestion de la livraison des colis, dans le but de créer un environnement de réception accueillant et efficace.

• Cas d'utilisation idéal : Des bureaux modernes, des entreprises technologiques et des entreprises qui privilégient le design, la facilité d'utilisation et une expérience fluide pour les visiteurs. Il convient parfaitement aux organisations qui cherchent à rationaliser la réception lorsque les intégrations étendues de sécurité physique ne sont pas une priorité.
• Avantages : Excellente interface utilisateur, configuration rapide, bonnes fonctionnalités de notification des hôtes et offre des modules de gestion de l'espace de travail qui vont au-delà des simples visiteurs.
• Inconvénients : Des intégrations plus approfondies avec des systèmes de contrôle d'accès physiques complexes peuvent nécessiter des modules complémentaires spécifiques ou des travaux personnalisés. Ce n'est peut-être pas le meilleur choix pour les environnements hautement réglementés.

3. Eptura Visitor (anciennement Proxyclick)

Eptura Visitor fournit une plateforme de gestion des visiteurs robuste et hautement personnalisable, destinée aux grandes entreprises ayant des besoins complexes en matière de sécurité et de conformité. Il offre des fonctionnalités avancées pour la gestion multisite, un filtrage détaillé des visiteurs et des rapports complets.

• Cas d'utilisation idéal : Les grandes entreprises, les organisations multinationales et les entreprises des secteurs réglementés (tels que la finance ou les produits pharmaceutiques) qui ont besoin de fonctionnalités de conformité complètes, de pistes d'audit détaillées et de la capacité à gérer des flux de visiteurs complexes sur de nombreux sites.
• Avantages : Haut degré de personnalisation, fonctionnalités de conformité solides, excellentes pour la gestion multi-sites, les rapports et les audits détaillés, s'intègrent à de nombreux systèmes d'entreprise.
• Inconvénients : Peut avoir une courbe d'apprentissage plus abrupte en raison de ses nombreuses fonctionnalités, mais peut être plus coûteux pour les petites entreprises en raison de son orientation vers l'entreprise.

4. Glissé sur

SwipedOn est un système de gestion des visiteurs convivial et très apprécié qui met l'accent sur la simplicité et l'efficacité. Il offre des fonctionnalités de base telles que la connexion des visiteurs, la connexion des employés et la gestion des sous-traitants, ce qui permet de suivre facilement toutes les personnes présentes sur le site.

• Cas d'utilisation idéal : Les petites et moyennes entreprises, les écoles et les bureaux recherchent une solution basée sur le cloud facile à utiliser qui répond aux besoins essentiels de gestion des visiteurs sans complexité excessive. Il est souvent loué pour son prix abordable.
• Avantages : Très intuitif et facile à configurer, bon rapport qualité/prix, fonctionnalités de base fiables et inclut la connexion des employés.
• Inconvénients : Certaines des intégrations de sécurité avancées ou des options de personnalisation hautement spécialisées requises par les grandes entreprises ou les installations de haute sécurité peuvent ne pas être disponibles.

5. Avec gourmandise

Greetly est un réceptionniste virtuel personnalisable et un système de gestion des visiteurs qui vise à fournir une expérience d'enregistrement sans contact, efficace et personnalisée. Il propose un large éventail d'options de personnalisation pour l'image de marque et les flux de travail.

• Cas d'utilisation idéal : Bureaux, espaces de coworking et entreprises qui souhaitent proposer une expérience d'enregistrement moderne, professionnelle et sans assistance. Il est populaire pour sa flexibilité en termes de marque et de types de visiteurs.
• Avantages : Personnalisation élevée de l'image de marque et des flux de travail, forte concentration sur les capacités de réceptionniste virtuelle, excellente pour l'enregistrement sans contact, prise en charge de différents types de visiteurs.
• Inconvénients : Bien qu'elle soit axée sur l'expérience utilisateur, elle n'offre peut-être pas la même profondeur de sécurité physique, d'intégration ou de fonctionnalités de conformité que les fonctionnalités dédiées. plateformes de sécurité physique de niveau professionnel.

Comparaison des fonctionnalités : ce qui distingue ces outils

Comment choisir le système de gestion des visiteurs adapté à vos besoins

Choisir un produit sur le marché ne vous donnera pas le système dont vous avez vraiment besoin. Vous devriez plutôt commencer par une évaluation approfondie et stratégique de vos besoins.

Evaluer les exigences en matière

Commencez par répertorier les fonctionnalités essentielles dont votre entreprise a besoin, notamment :

• Vérification d'identité robuste
• Signature de documents numériques (par exemple, pour les accords de confidentialité)
• Intégration avec les systèmes de contrôle d'accès existants
• Accessibilité à distance

La façon dont vous les hiérarchisez dépendra de vos objectifs opérationnels et de sécurité, ainsi que de vos éventuelles contraintes budgétaires.

Pensez à l'évolutivité

Combien de visiteurs prévoyez-vous par jour ou par mois ? Disposez-vous de plusieurs sites ou prévoyez-vous une expansion future ?

Il est essentiel de choisir un système capable de gérer votre trafic de visiteurs actuel et prévu sans problèmes de performances ni révisions majeures.

Évaluez la facilité d'utilisation

Un système doit être intuitif pour chaque client, afin de rendre son enregistrement rapide et agréable. Dans le même temps, il doit être facile pour votre personnel de réception et de sécurité de gérer les opérations quotidiennes, de réduire le temps de formation et de favoriser des taux d'adoption élevés.

Intégrations avec les outils existants

La gestion des visiteurs est plus efficace lorsqu'elle fait partie d'un écosystème plus vaste. Quel que soit le système que vous choisissez, il sera avantageux qu'il soit connecté aux systèmes de contrôle d'accès physique, de ressources humaines et de calendrier de votre bâtiment.

Conformité et confidentialité des données

Si vous êtes sur le point de collecter des données personnelles auprès de centaines de personnes chaque jour, vous devez connaître vos obligations légales relatives à leur stockage et à leur traitement (régionales et sectorielles). Votre système doit respecter ces normes et proposer des fonctionnalités telles que le cryptage sécurisé des données, la collecte du consentement et les politiques de conservation des données.

Pourquoi la gestion des visiteurs d'Acre est un premier choix en 2025

Acre Security se distingue en tant que système de gestion des visiteurs de premier plan en 2025 grâce à sa solution fluide, sécurisée et intégrée.

Ce qui distingue Acre, c'est son écosystème unifié. Au lieu de gérer les visiteurs de manière isolée, la plateforme de gestion des visiteurs d'Acre fonctionne conjointement avec des systèmes de contrôle d'accès et de sécurité physique pour une protection inégalée. La sécurité devient rationalisée et évolutive, que vous ayez une seule réception ou des dizaines de sites à gérer.

Une expérience client intuitive et professionnelle, avec des enregistrements rapides et faciles et des outils de filtrage, de notification et de suivi en temps réel : nous pouvons tout gérer pour vous.

Ensuite, c'est aussi une excellente décision financière. Découvrez par vous-même les économies potentielles en utilisant notre calculateur de ROI pour la gestion des visiteurs.

Bien plus qu'un journal de bord

Choisir le bon système de gestion des visiteurs ne consiste pas seulement à tenir des registres ; il s'agit également de préserver, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de créer une expérience client exceptionnelle.

Les meilleurs systèmes offrent un puissant mélange de fonctionnalités de sécurité, d'intégrations fluides et de conception conviviale. Si vous faites le bon choix, vous pouvez transformer votre réception, qui n'était plus un goulot d'étranglement, mais un véritable symbole de sûreté, de sécurité et d'accueil chaleureux.

Contactez-nous pour discuter sans engagement de vos besoins en matière de sécurité.